"Doppelter Erbschein"

Kurze Frage:

Ein Ast. erschien auf der Geschäftsstelle, weil er einen Erbschein braucht. Meine SE hat keine Nachlassverfahren gefunden, meine Kollegin hat einen ESA beurkundet.
Nun legt mir meine SE die Akte vor mit dem Vermerk, dass es Erbschein bereits 1993 erteilt wurde. Die Karteikarte den Erblasser betreffend war verfächert.
Der Ast. hat den Antrag daraufhin zurückgenommen.

Ich will hier eigentlich von der Erhebung der Gerichstgebühren Abstand nehmen, weil es ja ein "Gerichtsfehler" war.
Kann man das so machen?

Dankeschön!