Vorgehensweise bei Verfahrenbeendigung

Hallo und guten Morgen,

heute trete ich mit einer organisatorischen Frage an euch heran:

Man ist sich in meiner Behörde wohl nicht ganz einig darüber, ob eine Akte (Vormundschaft, Ergänzungspflegschaft) nach Erledigung des Verfahrens
noch bei den übrigen Akten verbleibt, bis das ehemalige Mündel/Pflegling
die Voljährigkeit erreicht hat.

Das ganze ist hier ein riesiger Aktenberg an abgeschlossenen Verfahren, die eigentlich in den Keller könnten, wenn da nicht eine Kollegin wäre, die diese gern aufbewahrt.

Wie wird das in anderen Behörden geregelt? Ich hätte die Akten nämlich gern aus meinem Schrank raus....:D

Was sind denn die "übrigen Akten", die offenbar noch ein anhängiges Verfahren bis zum Eintritt der Volljährigkeit des Kindes betreffen?

Mit übrigen Akten meine ich sämtliche Verfahren der Vormundschaftsabteilung.

Hier werden die Akten in einen Schrank gelegt, keine Hängeakten.
Somit liegen bei den ganzen laufenden Verfahren eine Masse an bereits abgeschlossenen Verfahren rum, da ist ein ständiges Durchwühlen angesagt.
Man könnte auf die Idee kommen, die abgeschlossenen Verfahren in einem seperaten Schrank zu stecken, aber das ist hier undenkbar! Kein Platz, zuviel Aufwand, das sind die Argumente.

In der Aktenordnung habe ich nichts gefunden, was eine Aufbewahrung bei allen laufenden Vormundschaftsakten vorschreibt.

Meines Erachtens muss man wie folgt unterscheiden:

Ist noch ein Dauerverfahren (Vormundschaft) anhängig, so sind sämtliche durch dieses Dauerverfahren veranlassten Einzelverfahren (Ergänzungspflegschaften) bis zum Abschluss des Dauerverfahrens beizuziehen. Allerdings kann dieses "Beiziehungsproblem" nur dann entstehen, wenn man für die Ergänzungspflegschaften jeweils neue Akten angelegt hat, was sich aus Gründen der Übersichtlichkeit durchaus empfehlen kann (man das aber auch anders handhaben, nämlich in der Weise, dass das VIII-Verfahren in der VII-er Akte angeordnet wird und das Aktenzeichen VIII lediglich auf dem Aktendeckel der VII-er Akte vermerkt wird). Das Problem der herumzuwälzenden Aktenberge lässt sich in diesem Fall dadurch lösen, dass die Beiakten nicht jedesmal mit der Hauptakte vorgelegt, sondern gesondert in der Geschäftsstelle in einem eigenen Fach für dieses Verfahren aufbewahrt werden. Der Fall liegt somit nicht anders, als wenn eine Betreuungsakte aus zehn Bänden besteht und man sich bei Posteingang oder Wiedervorlagen jeweils nur die letzten zwei bis drei Bände vorlegen lässt.

Ist kein Dauerverfahren, sondern lediglich ein Einzelverfahren anhängig, so können alle früheren Einzelverfahren weggelegt werden. Das schließt aber natürlich nicht aus, dass bestimmte frühere Verfahren beigezogen werden müssen, weil sie mit dem neuen Verfahren in einem sachlichen Zusammenhang stehen.

Ist überhaupt kein Verfahren mehr anhängig, so besteht natürlich überhaupt kein Anlass, die abgeschlossenen Einzelverfahren bis zum Eintritt der Volljährigkeit des Kindes in der Abteilung zu lassen. Also alles weglegen.

Vielen Dank für die Hilfestellung!
Ich lege weg...

Falls Berufsvormünder/-betreuer/-verfahrenspfleger am Werk waren, die ihre Vergütung aus der Staatskasse erhalten haben, müsste wegen § 1836 e BGB an sich regelmäßig geprüft werden, ob Rückforderungsmöglichkeiten bestehen. Dies bedeutet ein Schieben der Akte; in welchen Abständen die Prüfung erfolgt, bleibt dem Rpfl. überlassen.
So die Theorie.
Die Praxis: Weglegen verfügen. Aufbewahrungsfrist beachtet die Geschäftsstelle, vernichten nach Ablauf der Frist (abgesehen von den dauernd oder länger als die "normale" Aufbewahrungsfrist aufzubewahrenden Schriftstücke wie z. B. vollstreckbare Titel).

Zitat von Wer will ihn wissen

Falls Berufsvormünder/-betreuer/-verfahrenspfleger am Werk waren, die ihre Vergütung aus der Staatskasse erhalten haben, müsste wegen § 1836 e BGB an sich regelmäßig geprüft werden, ob Rückforderungsmöglichkeiten bestehen. Dies bedeutet ein Schieben der Akte; in welchen Abständen die Prüfung erfolgt, bleibt dem Rpfl. überlassen.
So die Theorie.
Die Praxis: Weglegen verfügen. Aufbewahrungsfrist beachtet die Geschäftsstelle, vernichten nach Ablauf der Frist (abgesehen von den dauernd oder länger als die "normale" Aufbewahrungsfrist aufzubewahrenden Schriftstücke wie z. B. vollstreckbare Titel).

In den Fällen des § 1836e BGB prüfe ich grundsätzlich und wohlwollend, ob sich innerhalb der nächsten 10 Jahre überhaupt eine Verbesserung einstellen kann. Wenn nein, lege ich mit kurzem Vermerk weg, ansonsten verfüge ich eine Frist von ca. 2 Jahren (kommt ganz ganz selten vor).