Aufbewahrungsvorschriften

Schon wieder eine Anfängerfrage...
Diesmal zu den Vermerken auf dem Aktendeckel. Bevor eine Akte weggelegt wird muss ja zunächst festgestellt werden wie lange die Akte aufzubewahren ist und welche Dokumente von der Vernichtung auszuschließen sind. Ich dachte in Nachlasssachen betrifft das Erbscheine, Testamentvollstreckerzeugnisse und Testamente. In den Aufbewahrungsvorschriften steht bei den Nachlasssachen jedoch nichts von einem Ausschluss der Vernichtung bzgl. irgendwelcher Dokumente. Nur das die Akten 100 Jahre aufbewahrt werden müssen. Könnt ihr mir da vielleicht weiter helfen? Auch bezüglich der Zuständigkeit...? Bisher wurden Vermerke vor dem Weglegen nicht gemacht, deswegen kann ich mich auch nicht an meinen Vorgänger halten.

Das Ausfüllen des Aktendeckels vorne ist SE -Aufgabe. Der Rpfl. sollte die Aufbewahrungsbestimmungen aber durchaus kennen. In IVer Sachen beträgt die Aufbewahrungsfrist der gesamten Akte 100 jahre, in VIer Sachen 30 Jahre, wobei dann vor der Vernichtung Erbscheine, TV-Zeugnisse u.ä., Ausschlagungen und Erbverzichte herauszunehmen sind. Diese Urkunden sind dauernd aufzubewahren. Wir nehmen die Erbscheine nach Erteilung aus den Akten und verwahren sie gesondert. In die Akte kommt eine begl. Kopie, so dass nach Ablauf der Aufb.Frist die gesamte Akte vernichtet werden kann.
Auf der Innenseite füllt der Rpfl den Kostenprüfvermerk aus.
Die SE füllt aus (auch Innenseite des Aktendeckels) , welche Seiten z.B. bei Ausschlagungen von der Vernichtung auszuschließen sind.

Zitat von schäfchen

... die Aufbewahrungsfrist der gesamten Akte 100 jahre, in VIer Sachen 30 Jahre, wobei dann vor der Vernichtung Erbscheine, TV-Zeugnisse u.ä., Ausschlagungen und Erbverzichte herauszunehmen sind. Diese Urkunden sind dauernd aufzubewahren. ...

Leider habe ich z.Zt. keinen Zugriff auf die Aufbewahrungsbestimmungen, meine aber, dass auch die nach Ablauf der 30-jährigen Aufbewahrungsfrist weiter aufzubewahrenden Urkunden nach 100 Jahren zu vernichten sind.

Stimmt, ihr habt Recht, die dauernde Aufbewahrung ist auch für die herauszunehmenden Urkunden aus den VIer Akten in 100 Jahre geändert worden.

Zitat von schäfchen

Das Ausfüllen des Aktendeckels vorne ist SE -Aufgabe. Der Rpfl. sollte die Aufbewahrungsbestimmungen aber durchaus kennen. In IVer Sachen beträgt die Aufbewahrungsfrist der gesamten Akte 100 jahre, in VIer Sachen 30 Jahre, wobei dann vor der Vernichtung Erbscheine, TV-Zeugnisse u.ä., Ausschlagungen und Erbverzichte herauszunehmen sind. Diese Urkunden sind dauernd aufzubewahren. Wir nehmen die Erbscheine nach Erteilung aus den Akten und verwahren sie gesondert. In die Akte kommt eine begl. Kopie, so dass nach Ablauf der Aufb.Frist die gesamte Akte vernichtet werden kann.
Auf der Innenseite füllt der Rpfl den Kostenprüfvermerk aus.
Die SE füllt aus (auch Innenseite des Aktendeckels) , welche Seiten z.B. bei Ausschlagungen von der Vernichtung auszuschließen sind.

Sehe ich genauso. Der Dezernent ist jedoch berechtigt, im Einzelfall (z.B. bei Personen des öffentl. Interesses) eine weitergehende Aufbewahrung anzuordnen. Im Bedarfsfall wohl auch ewig.

Hallo....

ich mache Nachlassvertretung für eine Kollegin.
Jetzt hatte ich eine Testamentsrücknahme (handschriftliches Testament)
In der, zum Vordruck gehörenden Verfügung muss ich auch reinschreiben, wie lange das ganze aufzubewahren ist.
Wenn ich das hier richtig lese, 100 Jahre.
Trifft das auch auf meinen Fall zu?
Wäre echt lieb, wenn ihr mir ein paar Tips geben könntet.
Vielen Dank schon mal.

Wenn die IV-er Akte nur das zurückgegebene Testament zum Inhalt hat, muss sie nur fünf Jahre auf bewahrt weden (zumindest in NRW, nach Nr.89 der Aufbewahrungsbestimmungen)

Dankeschön!

Ich häng mich mal dran. Kann mir jemand sagen, wie lange Todesanzeigen aufgehoben werden müssen, die sich in der Sammlung befinden, da keine Amtsermittlungspflicht nach Art. 37 AGGVG festgestellt wurde.