gerichtliche Akten in kommunalen Archiven und Akteneinsicht

  • Hallo eine Anfrage an die Verwaltungsmenschen unter uns..

    Wir haben von einer Stadtverwaltung den Hinweis bekommen, dass in deren Archiven Vormundschafts- und Pflegschaftsakten eines zwischenzeitlich aufgelösten Amtsgerichts aus den Jahren 1800 bis 1945 archiviert sind. Nunmehr wird hier um Mitteilung gebeten, ob wir als Amtsgericht die Akten wieder übernehmen, es häufen sich die Anfragen zu diesen Akten ( Hoerner Bank pp) Ich weiß zwar nicht, wie die Akten dort hingekommen sind, aber im Falle der Übernahme ( aus welchem Grund ?) würde ich diese Akten aussondern müssen, mit allem pi pa po.. Ergibt für mich keinen Sinn... Hat jemand Ahnung ( Archivrecht pp) Ich müsste alle Akten sichten und sagen, Archiv wertvoll ja/ neu und dem Landeshauptarchiv anbieten, diese Akten sind aber schon in einem kommunalen Archiv, ob nun archivseitig wertvoll oder nicht...

  • Also hier in NRW gibt es Anweisungen des Landesarchivs, aus der sich ergibt, was denen Angeboten werden muss.

    Das wären: Sachen mit Presseveröffentlichungen (:teufel:, bei dem Zeitraum), Sachen mit Vereinen, Sachen von besonderer Bedeutung, z.B. Verfahren mit Zwangsarbeitern), Verfahren, in denen das BAG eine Sachentscheidung getroffen hat.

    Ich würde mich an deiner Stelle mit dem zuständigen Landesarchiv in Verbindung setzen und mit denen drüber sprechen, wie ihr das handhabt.

  • Also hier in NRW gibt es Anweisungen des Landesarchivs, aus der sich ergibt, was denen Angeboten werden muss.

    Das wären: Sachen mit Presseveröffentlichungen (:teufel:, bei dem Zeitraum), Sachen mit Vereinen, Sachen von besonderer Bedeutung, z.B. Verfahren mit Zwangsarbeitern), Verfahren, in denen das BAG eine Sachentscheidung getroffen hat.

    Ich würde mich an deiner Stelle mit dem zuständigen Landesarchiv in Verbindung setzen und mit denen drüber sprechen, wie ihr das handhabt.



    Ja , das ist richtig, das mache ich bei " meinen" Akten ja auch, hier sind es aber ehemalige gerichtliche Akten, die bei einem kommunalen Archiv sind. Die sind doch gar nicht mehr in meiner Zuständigkeit, ich würde sie nur übernahmen, um sie auszusondern, denn die Aufbewahrungsfristen für diese Sachen ( Rpflegschaften udn Vormundschaften" sind rum.... und die Eisncihtnahme im öffentlichen Archiv und die Aufbewahrung nach diesen Vorschriften geht mich doch eigentlich nichts mehr an. ich sehe den sittlichen Nährwert nicht.... und ich finde keine Vorschrift die mir sagt, dass ich diese Akten wieder zu mir holen soll, um sie dann komplett auszusondern, anzubieten und im Ergebnsi zu vernichten.

  • Wenn du die übernimmst, und ich wüsste nicht, was dagegen spricht, sind es wieder deine Akten. Ich würde daher auf jeden Fall vorher mit dem Archiv sprechen.

  • Wenn du die übernimmst, und ich wüsste nicht, was dagegen spricht, sind es wieder deine Akten. Ich würde daher auf jeden Fall vorher mit dem Archiv sprechen.



    Dagegen spricht die Masse, es sind ca 50 laufende Meter.... ich werde auf jeden Fall mal sondern, ob es wirklich nur Vormundschafts- und Pflegschaftssachen sind, so dass nicht doch eventuelle eine Familien- u/o Nachlasssache drunter ist, eine Übernahme zur Aussonderung- das erschließt sich mir nicht, zumal die Akten in den Archiven bleiben und nicht ausgesondert werden.... was ja eigentlich für die Nachforschungen in Familien- u/o Erbsachen vielfach angenehmer ist...

  • Wenn du die übernimmst, und ich wüsste nicht, was dagegen spricht, sind es wieder deine Akten. Ich würde daher auf jeden Fall vorher mit dem Archiv sprechen.




    Ich hingegen würde prüfen, ob überhaupt eine Vorschrift für die Übernahme der Akten besteht.

    Wenn diese nach den damaligen Vorschriften dem Archiv übergeben wurden, weshalb sollten diese jetzt wieder an das Gericht zurückkehren können?

  • Wenn du die übernimmst, und ich wüsste nicht, was dagegen spricht, sind es wieder deine Akten. Ich würde daher auf jeden Fall vorher mit dem Archiv sprechen.




    Ich hingegen würde prüfen, ob überhaupt eine Vorschrift für die Übernahme der Akten besteht.

    Wenn diese nach den damaligen Vorschriften dem Archiv übergeben wurden, weshalb sollten diese jetzt wieder an das Gericht zurückkehren können?



    Genau so sehe ich das auch, es muss ja eine Vorschrift gegeben haben, die die Übernahme der Akten in das kommunale Archiv geregelt hat, ich finde ( vielleicht suche ich auch falsch) keine Vorschrift, die regelt, dass ich diese Akten wieder zurücknehmen muss. ( Zumal ich finde, dass diese Akten für den Auskunftszweck unter Archivhoheit viel besser aufgehoben sind, da wir ja aussondern müßten). Beispiel hier war, das ein Erbenermittler aus einer Pflegschaftssache aus dem Jahre 1912 wichtige Hinweise auf die FAmilienmitglieder und den verbleib der einzelnen Stämme ziehen konnte, im übrigen die Akte so wertvoll und wichtig wie ein Kropf am Hals war...

  • Das Archivgesetz regelt diese Dinge. Da das Landesrecht ist sind diese natürlich sehr unterschiedlich.
    Ich weiß ja nicht wann das AG aufgelöst wurde, aber wenn das AG keinen gefunden hat, der die Akten archiviert sind (meist) die Städte oder Landkreise verpflichtet die Akten zu archivieren.

    Eine Rücknahmepflicht seitens des AG besteht m.E. nicht, dafür müsste das Landesarchiv zuständig sein.

    Aber das kann alles in Erlasse oder Satzungen anders geregelt sein.
    Wenn mir jemand mit 50 Meter kommen würde müsste er mir erst einmal seine Eintrittskarte, sprich gesetzliche Grundlage zeigen.

  • Ist nicht folgendes auch eine Überlegung wert: Jetzt sind, wenn auch an ungewohnter Stelle, alle Akten archiviert, wenn ich das richtig verstanden habe. Man hat also umfassend Zugriff. Bei einem Wechsel und Aussonderung der Akten bis auf vorgeschriebene Fälle für das Staatsarchiv wäre das logischerwiese nicht mehr der Fall. Es gibt doch keine Schwierigkeiten beim Zugriff, oder?

  • Hallo eine Anfrage an die Verwaltungsmenschen unter uns..

    Wir haben von einer Stadtverwaltung den Hinweis bekommen, dass in deren Archiven Vormundschafts- und Pflegschaftsakten eines zwischenzeitlich aufgelösten Amtsgerichts aus den Jahren 1800 bis 1945 archiviert sind. Nunmehr wird hier um Mitteilung gebeten, ob wir als Amtsgericht die Akten wieder übernehmen, es häufen sich die Anfragen zu diesen Akten ( Hoerner Bank pp) ...



    Ich bin zwar kein Verwaltungsmensch (mehr), aber ausgesondert habe ich auch schon ... :D

    Zunächst würde ich die Stadtverwaltung fragen, auf welcher Grundlage die Akten seinerzeit übernommen wurden. Wurden die Akten auf entsprechender Grundlage übernommen, besteht kein Grund, sie wieder an das Gericht abzugeben, es sei denn, das Gericht wäre zur Rücknahme verpflichtet. Auch das würde ich mir ggf. belegen lassen.
    Nur weil jetzt gehäuft Anfragen kommen, kann man die Akten m.E. nicht einfach abschieben.

    Wurden die Akten von der Stadtverwaltung zu "Unrecht" übernommen, wäre auch zu prüfen, ob sie die Akten überhaupt wieder herausgeben darf:

    Ich hatte den Fall, dass die Handelsregisterbände (vor den Registerkarten waren die Einträge in Büchern) an das hiesige Staatsarchiv abgegeben wurden, obwohl sie nach den Aufbewahrungsvorschriften beim Gericht (dauernd) hätten aufbewahrt werden müssen. Es gab keine Möglichkeit, diese fälschlich abgegebenen Registerbände wieder zum Gericht zurückzuholen.
    Für eine Registeranfrage musste ich eine Dienstreise zum Staatsarchiv machen und dort Kopien aus dem Registerband fertigen lassen. Anschließend hatte ich noch Probleme, weil dem Gericht eine Kostenrechnung für die Kopien ausgestellt wurde ...

  • Hallo eine Anfrage an die Verwaltungsmenschen unter uns..

    Wir haben von einer Stadtverwaltung den Hinweis bekommen, dass in deren Archiven Vormundschafts- und Pflegschaftsakten eines zwischenzeitlich aufgelösten Amtsgerichts aus den Jahren 1800 bis 1945 archiviert sind. Nunmehr wird hier um Mitteilung gebeten, ob wir als Amtsgericht die Akten wieder übernehmen, es häufen sich die Anfragen zu diesen Akten ( Hoerner Bank pp)



    Derartige Ansinnen würde ich einfach ablehnen. Begründung: Platzmangel, kein Archivpersonal und ohnehin abgelaufene Aufbewahrungsfristen. Die Stadtverwaltung soll den Mist wegschmeißen und gut ist.

  • Bevor die das wegschmeißen, würde ich die Aufbewahrungsbestimmungen genauer studieren (es gibt Akten mit sehr langer Aufbewahrungsfrist) und ans Staatsarchiv denken, das da vielleicht noch Interesse hat.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Ich bin auch der Meinung das die Stadtverwaltung das Staatsarchiv involviert werden sollte, da diese Akten doch schon einige Jahre "auf dem Buckel" haben und ohnehin im Staatsarchiv (wenigstens teilweise) gelandet wären. Als Gericht würde ich mir diese Arbeit nicht auf den Tisch ziehen.;)

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