Notariatsreform in Baden-Württemberg

Hilft aber nichts wenn -wie bei uns geschehen- trotz verfügter dauernder Aufbewahrung die Aussonderung nach 100 Jahren verfügt wurde.

Bei uns sind alle Nachlassakten vor 1917 -mit ganz wenigen Ausnahmen- in den Schredder gewandert.

Auch ein Aufschrei der Nachlasspfleger half nichts (mehr).

Zitat von Paulus

Wir - urkundenverwahrende Stelle des AG - haben keine notariellen Urkunden aus der Zeit vor 1951. Wo sind diese Urkunden geblieben ? Grundstücksverträge dürften sich in den Grundakten befinden. Aber die anderen Urkunden ? Es liegen "nur" nichteröffnete Erbverträge aus der Zeit von ca. 1800 bis 1920 vor.

Wann sind denn die Notariate "gegründet" worden, die in Euer Amtsgericht eingegliedert wurden?
Es gibt durchaus Notariate, die nach dem Krieg neu gegründet wurden und an die keine notariellen Urkunden der Vorgängernotariate "ausgegliedert" wurden.
Es kann aber eigentlich nicht sein, dass alle Eure notariellen Urkunden vor 1951 "verschwunden" sind.
Hier ist dann vielleicht doch eine Nachfrage beim zuständigen Landgericht bzw. ggf. beim Oberlandesgericht angezeigt.
Dort müsste man eigentlich wissen, wo die notariellen Urkunden vor 1950 geblieben sind.

Es liegen "nur" nichteröffnete Erbverträge aus der Zeit von ca. 1800 bis 1920 vor

Mal von mir eine ganz dumme Laienfrage:

Wieso sind diese nicht eröffnet? Muß das nicht vorgenommen werden, oder hat man das damals verpennt. (vielleicht hatten die damals ganz andere Probleme -Kriegszeiten, Weimar usw.)

Zitat von Paulus

Ich bin noch nicht dazu gekommen, diese genauer anzusehen. Das hat es auf mehreren Notariaten gegeben. Nachdem diese Verträge teilweise seit über 200 Jahren herumliegen, kommt es auf in paar Monate mehr oder weniger auch nicht mehr an.
Wo findet man eigentlich die Nachlassakten vor 1900 ?

Die Nachlaßakten vor 1900 findet man üblicherweise bei den badischen oder württembergischen Landesarchiven. Wenn diese nicht bereits vernichtet wurden. Aber warum willst Du Dir es antun, Erbverträge vor 1900 zu eröffnen und zu den alten Nachlaßakten zu bringen? Was für einen quantifizierbaren Mehrwert für die Erbfolge hätte dies heute, mindestens 118 Jahre später? Ich würde mir vom Referenten die Legitimation geben lassen, diese Erbverträge entweder pro Forma zu eröffnen und dann in speziellen Sammelakten zu verwahren oder sie ganz unbearbeitet zu lassen. Meiner Ansicht nach kann bei der dünnen Personaldecke niemand von Dir verlangen, fehlerhafte Aktenbehandlung vor mindestens 118 Jahren und noch viel älter jetzt zu bereinigen. Außerdem müßtest Du eine ganze Abteilung extra dafür aufmachen. Meines Wissens existiert in den meisten Fällen vor 1900 kein Namensverzeichnis der Erblasser, sondern die Akten wurden einfach chronologisch angelegt. Du müßtest erst den Todestag und Wohnort akribisch ermitteln und dann die entsprechenden Akten über die Landesarchive ziehen . Die dort und auch Deine Abteilung werden sich freuen ob der zusätzlichen Arbeitsbelastung. Oder bist Du etwa nicht ausgelastet? Denk auch an die schwierige Lesbarkeit dieser Akten, welche nochmals Arbeitszeit in Anspruch nehmen würde ( Sütterlinschrift und meist handschriftlich!)

Nun, ich persönlich würde aber auch nicht den ganzen Krempel abarbeiten wollen, der ja offenbar jahrzehnte oder mehr liegen geblieben ist. Mich wundert es nur, das das offenbar oftmals überhaupt nie aufgefallen ist ?

Die Nichteröffnung dieser Verträge wäre doch im Prinzip ein klassischer Haftungsfall, oder sehe ich das falsch.

Es sind ja somit möglicherweise ganz andere Erben in den Genuss eines Nachlasses gekommen?

Also das es so etwas gibt, hätte ich ehrlich gesagt nicht gedacht, obschon ich in meinen ganzen Jahren auch auf diversen Amtsgerichten so manches gesehen habe, was mir aber im Prinzip egal war, denn ich war nicht zuständig...

Zitat von ulti

Nun, ich persönlich würde aber auch nicht den ganzen Krempel abarbeiten wollen, der ja offenbar jahrzehnte oder mehr liegen geblieben ist. Mich wundert es nur, das das offenbar oftmals überhaupt nie aufgefallen ist ?

Die Nichteröffnung dieser Verträge wäre doch im Prinzip ein klassischer Haftungsfall, oder sehe ich das falsch.

Es sind ja somit möglicherweise ganz andere Erben in den Genuss eines Nachlasses gekommen?

Also das es so etwas gibt, hätte ich ehrlich gesagt nicht gedacht, obschon ich in meinen ganzen Jahren auch auf diversen Amtsgerichten so manches gesehen habe, was mir aber im Prinzip egal war, denn ich war nicht zuständig...

Es wäre ein Haftungsfall, wenn dieser nicht bereits längst verjährt wäre. Außerdem war es von mir nur ein Vorschlag, wie denn nun zu verfahren wäre. Ob man sich daran hält oder eine eigene Abteilung "Sherlock Holmes und Dr. Watson im Schwäbischen" gründet, bleibt jedem selbst überlassen. Außerdem wurde dieses Thema bereits vor Wochen ausführlich diskutiert, Paulus bringt es nur jedesmal hier aufs Tapez. Die richtigen Ansprechpartner wären hier seine Vorgesetzten und nicht das Forum, welches auch nur Lösungsvorschläge bringen kann, welche auf Vernunft basieren. Darüber hinaus ist es nicht einmal klar, ob diese Erbverträge nicht doch schon längst eröffnet sind. Möglicherweise wurden nur die Originale nach Eröffnung wieder zur Verwahrung genommen und kamen nicht zu den Nachlaßakten. Allerdings , dies zu ermitteln übersteigt die Kapazität einer heutigen Nachlaabteilung beim Amtsgericht bei weitem. Wenn mich nicht alles trügt, kämpfen im weiten Rund um meinen Wohnort die Abteilungen ums Überleben. Schwimmen wäre untertrieben. Es fehlt halt auch die Fachkompetenz, wenn man sich nur auf ehemalige Notariatsangestellte verläßt, welche Nachlaßrecht nur vom Ausfertigen kennen. Vielleicht bewilligt der Minister aber eine Force Task. Man kann es ja mal versuchen.

Wie sieht es denn im übrigen BW in den Serviceeinheiten aus?

Hier hat man den Eindruck, je größer der Erfassungsstand der Altakten wird, umso weniger läuft in den Serviceeinheiten.

Je mehr Altakten erfasst wurden und umso mehr Altakten (neben der Akten der Neuanfälle) durch uns Entscheider bearbeitet werden, umso mehr Akten finden sich in den Geschäftsstellen und müssen dort bearbeitet und dann verwahrt werden.

Werden z.B. Akten durch die Richter angefordert und in deren Geschäftsstellen verschickt, gehen z.B. die Akten zur Auszahlung von Entschädigungen an die Gerichtszahlstelle oder z.B. zur Prüfung an den Prüfungsrichter, verlieren unsere Servicemitarbeiter total den Überblick (es wird eben nicht, wie in der Schulung empfohlen, im Programm als Aktenstandort vermerkt, wo sich die Akte gerade befindet).

Die eingehende Post landet dann bei uns Entscheidern mit dem Verkehr "nicht bei uns", obwohl die Akte nicht bei uns Entscheidern ist bzw. aus der eingehenden Post eindeutig zu entnehmen ist, dass z.B. das Gutachten für ein Bettgitter eingeholt wurde und deshalb zu den Richtern muss.

Dass bei Zahlungserinnerungen von Betreuern vielleicht nur noch die Freigabe 2 fehlen könnte, kommt niemand in den Sinn. Das Monierungsschreiben landet beim Entscheider, obwohl die Zahlungsanweisung bereits erlassen und evtl. sogar schon die Entscheidung mit der Freigabe 1 verliert.

Dass man Fristen, die man in der Aktenkontrolle einpflegt als Geschäftsstelle vielleicht auch wie der Name schon sagt "kontrollieren" sollte. Wieso auch. Einem Kollegen wurde schon entgegnet: "Das können Sie doch auch selber machen."

Zu bearbeitende Akten werden durch die Servicemitarbeiter erst einmal gestapelt. Es gibt sogar Stapel, die nichteinmal nach Mitarbeitern gestapelt sind, sondern kreuz und quer. Und wenn dann Post zu diesen Akten kommt, findet man die Akten natürlich nicht. Die eingehende Post (meist Beschwerden, z.B. von Betreuern, die seit Monaten auf ihr Geld warten) landen dann wie selbstverständlich mit dem Vermerk "Akte nicht gefunden" beim Entscheider, der die Akte natürlich auch nicht findet (denn sie ist ja auf der Geschäftsstelle).

Man hat das Gefühl, dass zumindest unsere Servicemitarbeiter die Post -die wirklich kistenweise durch die Wachtmeister in der Posteingangsgeschäftsstelle abgestellt wird- nur noch schnellstmöglich verschieben möchte. Am einfachsten mit dem Hinweis, die Akte nicht zu finden.

Das Chaos geht weiter. Zuerst waren die noch nicht erfassten Akten schuld. Nun sind die viel zu vielen erfassten Akten schuld.

Wie sieht es denn bei den anderen Nachlass- und Betreuungsabteilungen aus?

Zitat von Andreas

Die Freigabe 2 (hier: "Zweitfreigabe") wird bei uns im ganzen Haus von der Geschäftsstelle gemacht, weil das insgesamt am schnellsten geht - insbesondere wenn der andere Rechtspfleger nicht da ist und bevor die Geschäftsstelle einen neuen Aktenstandort eingeben muss, hat sie das i.d.R. schneller erledigt als verwaltet. Allerdings bringe ich zumindest in meiner Abteilung diese Akten extra zur Geschäftsstelle, und die Auszahlungsanweisung mit der Zweitfreigabe schaut schon deutlich aus der Akte hervor. Gut, das müsst Ihr für Euch selbst entscheiden, wie Ihr das macht.

Die Probleme, die Du, Manly, schilderst, sind in jedem Familiengericht die gleichen, wo die Akten bisweilen gleichzeitig (beispielsweise) beim Gutachter, beim Richter, beim Oberlandesgericht und beim Rechtspfleger sein sollen. Vielleicht hilft Euch eine Hospitation im eigenen Familiengericht, was man da tunlichst wie priorisieren und was am bestens immer bzw. gar nicht machen sollte. Ein Tipp: Die Geschäftsstelle liefert sich böswilligster Haftung aus, wenn sie ihrer ureigensten Aufgabe nicht mehr nachkommt, den jeweiligen Aktenstandort zu kennen und eingegangene Post zeitnah dem jeweiligen Entscheider vorzulegen. Wenn Ihr zu der derzeitigen Arbeit auch noch Dienstaufsichtsbeschwerde bekommt, ist wegen der dann folgenden Zusatzarbeit wirklich Matthäi am Letzten - oder spätester Zeitpunkt für eine Überlastungsanzeige. Aber auch die befreit nicht vor eigenen Fehlern und Versäumnissen wie unterlassene Standvermerke.

"Eigentlich" sind bei uns die Geschäftsstellen insgesamt für das Modul "F" in forumSTAR zuständig. Wir Entscheider arbeiten normalerweise nur im sog. "Richternotarmodul". D.h. das Modul "F" ist für uns gar nicht zugänglich.

Anträge von Betreuern auf Zahlbarmachung ihrer Vergütung bzw. ihres Aufwendungsersatzes wie auch von Pflegern aller Art werden mit einem Stempelaufdruck zur Auszahlung angewiesen. Den Rest (Abarbeiten im Modul "F", Freigabe 1 und 2) ist eigentlich Sache der Geschäftsstellen.

Da wir jedoch auch Vergütungen durch Beschluss festsetzen müssen, haben wir eine zweite Rolle "Rechtspflegernotarreferat". Um im Modul "F" arbeiten zu müssen bedarf es eines Rollenwechsels.

Bisher haben wir -um die Geschäftsstellen zu entlasten und die Betreuer nicht noch länger auf Ihre Vergütung warten zu lassen (manche warten seit mehr als 6 Monaten auf Ihr Geld)- die Festsetzung bis zur Freigabe 1 selbst bearbeitet, was bedeutete Rollenwechsel hin und Rollenwechsel her, Rollenwechsel hin und ... .

Das Ergebnis ist: nicht einmal die Freigabe 2 bekommen unsere Geschäftsstellen hin. Erst die Tage hat sich eine Geschäftsstelle der Richterabteilung bei einer unseren Geschäftsstelle beschwert, man möge doch endlich mal die vielen Freigaben 1 (durch den Bezirksnotar) freigeben. Das Ergebnis: Vorlage der Beschwerde an den Bezirksnotar, der die Freigabe 1 veranlasst hat. Was soll denn der mit der Beschwerde anfangen. Sagt einem doch der normale Menschenverstand, dass der Freigeber 1 nicht der Freigeber 2 sein kann. Auf den Gedanken, dass die Geschäftsstelle "schnell" die Freigaben 2 erledigen könnte, kam die Geschäftsstellenmitarbeiterin nicht. Bzw. auf diesen Gedanken wollte die Geschäftsstellenmitarbeiterin nicht kommen.

Das mit dem "runden" Tisch hatten wir schon. Wir Entscheider "entlasten" die Servicemitarbeiterinnen seit dem 2.01. massiv, indem wir zu unseren Aufgaben Aufgaben mitübernehmen, die eigentlich in die Serviceeinheit gehören bzw. die die Servicemitarbeiterinnen unterstützen. Was bislang nicht so ein großes Problem, da mangels der im System forumSTAR erfassten Akten, die Anzahl der bearbeitbarem Fälle überschaubar waren (eigentlich was es nur den Neueingang, der sofort im System über die Eingangsgeschäftsstelle erfasst wurde).

Wir haben das Gefühl, unsere Mitarbeiterinnen (kommen alle aus Notariaten) können die Tätigkeit einer Service-/Geschäftsstellenmitarbeiterin beim Amtsgericht erledigen. Sie wirken wirklich total überfordert. Oder sie wollen die vielfältige Arbeit (viel, viel mehr als auf dem Notariat) nicht übernehmen. Vor allem keine Arbeit, die sie verantwortlich und ohne Mitwirkung/Überprüfung des Entscheiders erledigen müssen. Bestes Beispiel ist, dass jeder Beschluss, der mit einem von der Servicemitarbeiterin unterzeichneten Anschreiben mit der entsprechenden Akte wieder auf dem Eingangsstapel des Entscheiders landet. Ansage der Servicemitarbeiterin: "habe ich auf dem Notariat auch so gemacht, damit der Notar kontrollieren kann, ob ich alles richtig gemacht habe".

Nurmehr steigt -auch durch massive Mithilfe aus dem sonstigen Abteilungen des Amtsgerichts- die Zahl der erfassten Altakten im Quadrat. Zusammen mit den "Neuakten" (wie gesagt: es kommt jeden Tag ein Aktenrollwagen voll mit Eingangspost) rollt nun eine riesige Welle an Bearbeitungsrückständen auf uns Entscheider zu. Wir können (und ehrlich gesagt wollen wir auch) die von der Serviceeinheit bislang "übernommenen" Aufgaben nicht mehr weiter erledigen.

Die Folge (wie bereits ausgeführt):

Verfügte Wiedervorlagen werden -mangels Aktenbearbeitung- nicht in die Aktenkontrolle eingetragen. Und wenn sie eingetragen werden, dann werden zur Frist die Akten nicht gezogen. Was dazu führt, dass einzelne Kollegen schon ihre Fristen selbst eintragen und auch selbst überwachen.

Eingehende Post wird (so beobachtet) gar nicht mehr den Akten zugeordnet, sondern mit dem Vermerk "Akte nicht gefunden" dem Entscheider ohne Akte vorgelegt oder, wenn die Akte (als Altakte in forumSTAR noch nicht erfasst ist) dem Entscheider mit der Altakte -ohne Erfassung- vorgelegt, sozusagen mach, was du willst (in Kenntnis, dass eine Bearbeitung erst nach Aktenerfassung durch die Serviceeinheit möglich ist).

Was würdet Ihr machen? Ich neige dazu, Post ohne Akte bzw. ohne Akte mit schriftlichem Vermerk an die Serviceeinheit/Geschäftsstelle zurückzuschieben, dass Wiedervorlage mit der Akte bzw. der erfassten Akte zu erfolgen hat und den Zeitpunkt der Post mit der Akte auf den eingehenden Poststück schriftlich zu vermerken. In Bezug auf die Wiedervorlage würde ich die Geschäftsstelle mit schriftlichem Vermerk daran erinnern, dass die Aktenkontrolle allein Aufgabe und Pflicht der Geschäftsstelle/Serviceeinheit ist und dieser zu kommunizieren, dass ich mich nicht um die Wiedervorlage (Kontrolle der Aktenkontrolltermine) kümmern werde.

Sind wir hier zu hart?

Auf jeden Fall: so geht es nicht weiter.