Verschieben unbearbeiteter Akten bei Pensen- und Sachbearbeiterwechsel

  • Hallo liebe Kollegen,

    ich habe hier ein großes und zunehmendes Problem. Ich bin erst seit ein paar Monaten an meiner jetzigen Dienststelle eingesetzt und bearbeite u.a. Betreuungsakten.

    Ein Kollege hortet insbesondere Rechnungslegungen und dicke Sachen gerne in seinem Zimmer und schreibt mir diese nun so nach und nach zu.

    Bei Eingang der Unterlagen (zum Teil aus 2009!!!) war ich noch gar nicht an der Behörde beschäftigt, logischerweise auch nicht für die Bearbeitung zuständig. Bei zwei Akten habe ich dieses Spiel ja noch mitgemacht. Aber nun bekomme ich heute wieder eine dicke Akte mit noch dickerem Ordner zur Prüfung der RL, die vor mehr als 1 Jahr (weit vor meiner Versetzung hierher) eingegangen ist.

    Ich bitte um eure Meinung, wie ich mich verhalten kann. Ein persönliches Gespräch bringt/brachte mich nicht weiter. Ich sei JETZT zuständig und Punkt. Er bearbeitet übrigens weiterhin dieses Sachgebiet.
    Kann es das sein? So bekommt man seine Rückstände auch weg :(
    Leider auf meine Kosten.

    Was kann ich tun?

  • Ich entnehme deinem Beitrag, dass du das persönliche Gespräch mit diesem netten "Kollegen" bereits ergebnislos geführt hast. Daher bleibt dann m.E. als nächstes der Weg zur Verwaltung. Ich würde jetzt das Gespräch mit dem Geschäftsleiter oder direkt mit dem Direktor suchen.

  • Bei uns ist der Eingangsstempel maßgeblich und daher würde ich dem netten Kollegen alle Akten, die vor Beginn meiner Zuständigkeit eingegangen sind, zurückschicken :)

  • Bei uns ist der Eingangsstempel maßgeblich und daher würde ich dem netten Kollegen alle Akten, die vor Beginn meiner Zuständigkeit eingegangen sind, zurückschicken :)


    Nicht nur bei Euch!
    Vermerk wie bei redge mit der Bitte um zukünftige Beachtung; bei wiederholtem Vorkommen Kopie an Verwaltung mit der Bitte um Rücksprache.
    Manchmal muss auch ein saurer Drops gelutscht werden ... diesmal aber nicht durch Dich. ;) My two cents.

    Ich mache keine Fehler ... ich erschaffe kleine Katastrophen.

  • Ich denke mal, dass das mit der Geschäftsverteilung zu tun hat, die ja die Verwaltung gemacht hat.
    Man kann sich die Akten nicht aussuchen, die man zu bearbeiten hat, das ist nun mal per Geschäftsverteilung vorgegeben.
    Wenn die betreffenden Akten nun nicht mehr in den Zuständigkeitsbereich deines Kollegen fallen sondern durch Neuverteilung in deinen, musst du sie machen. Da nützt ein Gespräch mit deinem Kollegen gar nichts. Wenn die Akten jahrelang gelegen haben, ist das eben so. Ich kenne das auch meiner eigenen Praxis zur Genüge. Bei uns ist es so geregelt, dass auch Altakten mit abgegeben werden und nicht bei den Kollegen verbleiben, die sie solange liegen gelassen haben.
    Was ich an deiner Stelle machen würde: Mache in den betreffenden Akten einen Aktenvermerk, der besagt, wann du diese Akten übergeben bekommen hast. Bei späteren Nachfragen, Beschwerden oder sonst was kannst du belegen, dass du bis zum Tag X nichts mit den Akten zu tun hattest.
    Irgendwann ist der ganze alte Mist weg und dann ist es gut. Ich habe erst kürzlich durch Umverteilung haufenweise alte Akten bekommen aus einem Referat, welches in den letzten 1 - 1,5 Jahren mehrfach umverteilt und daher nie richtig bearbeitet wurde. Vielleicht darf ich es jetzt mal ein paar Jahre behalten. ;)
    Sieh das also nicht so eng sondern arbeite einfach alles der Reihe nach ab. Das ist nicht schön aber eine andere Lösung wirst du sicher nicht erreichen.

  • Danke für eure Antworten. Ich wollte eigentlich das Gespräch mit der Verwaltung meiden. Des lieben Friedens willen....
    Glaube allerdings auch nicht, dass ich es anders erledigen kann.

    Gibt es eine Verordnung, die etwas über die Zuständigkeiten bei Antragseingang aussagt? Ich wäre gerne vorbereitet und hätte am liebsten etwas in der Hand, bevor ich das unangenehme Gespräch suche.

  • Eine Verordnung o.ä. wäre mir nicht bekannt. Letztlich kommt es m.E. darauf an, wie die Geschäftsverteilung bei euch geregelt ist. Hier bei uns ist -und bleibt- jeder zuständig für alle Sachen, die zum Zeitpunkt des Eingangs eines Schriftstücks im Pensum sind. Ich würde, sofern der "Kollege" uneinsichtig ist, auf jeden Fall das Gespräch mit der Verwaltung suchen. Dies insbesondere auch, um für die Zukunft Klarheit zu bekommen. Sollte die Verwaltung dann allerdings die Ansicht des "Kollegen" bestätigen (was durchaus passieren kann), hast du schlechte Karten und musst die Sachen wohl tatsächlich machen. In diesem Fall würde ich mir auch einen Vordruck machen, in dem ich explizit festhalten würde, dass ich diese Akte am Tag X von dem Kollegen Y aus dessen Rückständen übernommen habe. Darüber hinaus bleibt dir dann leider nur, dir deinen Teil über den "Kollegen" zu denken:daumenrun

  • Bei uns ist es so geregelt, dass auch Altakten mit abgegeben werden und nicht bei den Kollegen verbleiben, die sie solange liegen gelassen haben.

    Das ist bei uns anders und ich kenne es auch nur so. Nur was neu vorgelegt wird, bekommt der neue Sachbearbeiter.
    Aber es kommt natürlich wirklich darauf an, wie es bei euch geregelt bzw. "gängige Praxis" ist. Das würde ich mal im Geschäftsverteilungsplan nachlesen und mal bei anderen Kollegen rundhorchen, wie es denn bei euch üblich ist.
    Sollte es weder schriftlich niedergelegt, noch üblich sein so zu verfahren wie der Kollege, würde ich das Gespräch mit der Verwaltung suchen.

    Komplizierte Probleme heißen komplizierte Probleme, weil es keine einfachen Lösungen für sie gibt, sonst hießen sie einfache Probleme.

    - Frank Nägele, KStA v. 25.3.17 -

  • Warum denn nicht tabula rasa machen und sich alle Akten auf einmal geben lassen ?

    Was soll denn die Verwahrung der Akten im Zimmer des Kollegen bei eigener ( anzunehmender ) Zuständigkeit d. TO.
    Eine entsprechende zwangsweise "Herausgabeverfügung" wäre dann natürlich Sache der Verwaltung.

  • Eine generelle Regel gibt es nicht. Es liegt immer am Geschäftsverteilungsplan, ob bzw. wieweit* Altakten beim alten Sachbearbeiter bleiben oder auf den neuen übergehen. Wenn der alte in Pension geht, bekommt der Neue immer alle Akten, völlig gleichgültig, wie lange und wo sie rumgelegen haben mögen. Insofern ist das nichts ungewöhnliches. Bleibt der "alte" SB aber da, so ist es üblich, dass er seine alten Eingänge selbst macht. Üblich. Mehr nicht. Andere Regelung ohne weiteres möglich.*

    * Ich habe mal eine Änderung des GVP gesehen, worin die Akten einzeln aufgeführt waren, die die neue SB übernimmt, und welche der alte behält.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • .......anders und ich kenne es auch nur so. Nur was neu vorgelegt wird, bekommt der neue Sachbearbeiter.....

    Interessehalber mal andere Kollegen grundsätzlich fragen.

    Schreibt er das in die Akten mit der Zuständigkeit oder auf einen PostIt oder dergleichen?

    Kenne es auch so wie oww und würde (nach Klärung mit anderen Kollegen) zurückschreiben, dass die Geschäftsverteilung erst seit ...2014 und nicht seit ....2012 in Kraft trat.

    Verwaltung einschalten finde ich immer etwas unelegant und hilflos.

  • ......Wenn die betreffenden Akten nun nicht mehr in den Zuständigkeitsbereich deines Kollegen fallen sondern durch Neuverteilung in deinen, musst du sie machen......

    Zu Ende gedacht würde das ja heissen, dass man nur alle 4 Wochen einen neuen Geschäftsverteilungsplan machen muss und so jeder Rechtspfleger seine Ekelakten auf höchst unkollegiale Weise loswerden könnte.

    Bei Vorlage der Akten war der Kollege zuständig.
    Er scheint bei derart verzögerter Bearbeitung ein grösseres Problem zu haben - und zu ungeschickt, durch eine läppische Blödverfügung die Akte wieder dem Geschäftsgang zuzuführen.... das kommt leider häufiger vor.
    Bei der nächsten Rechtspflegervorlage ist man dann auf jeden Fall "dran".

  • Da hilft erst mal nur der Einblick in den GVP und ggf. danach das Aufsuchen der Verwaltung.
    Das hat m.E. nichts mit Hilflosigkeit zu tun.

  • Er schreibt es als Verfügung in die Akte. Und ich habe bereits in der ersten Akte versucht die Sache mit ihm zu klären. Aber er ist wie gesagt der Ansicht, ich sei nun nach der JETZIGEN GV dafür zuständig.

    Frag mal die anderen Kollegen nach der grundsätzlichen Handhabung bei euch - ich halte das für Schwachsinn.

  • In der GV steht nichts über Altakten....

    Und die Kollegen schütteln die Kopf.

    Es mag sich keiner mit ihm anlegen. Die akzeptieren das seit Jahren. Ich kann darüber nur den Kopf schütteln, mag aber als Eindringling (so werde ich hier gesehen) nicht für noch mehr Unfrieden sorgen.

    Ich habe jetzt erstmal Feierabend und schaue morgen wieder ins Forum. Habt vielen Dank für eure bisherigen Antworten.

  • Bei uns ist es selbstverständlich ,dass man die Akten für die man zuständig war und vorgelegt wurden noch bearbeitet.
    Das glit auch bei Urlaubsvertretung. Da werden auch nicht die noch nicht bearbeiteten Akten dem "Heimkehrer" zugeschoben.
    Bei schwierigen oder sehr umfangreichen Sachen nimmt der zuständige Kollege diese aber nach seinem Urlaub freiwillig dem Vertreter ab.
    Da es auf Gegenseitigkeit beruht,läuft das hier bestens. Wir haben allerdings auch keinensolch "unkollegialen Ausreißer".

  • In der GV steht nichts über Altakten....


    Dann bist du wohl tatsächlich für den ganzen Schrott zuständig jetzt.
    Und wie Steinkauz schon sagte, würde ich jetzt (morgen) zu dem Kollegen gehen und sofort um Übergabe aller Akten bitten, die dir jetzt gehören und dann ist Schluss. Dann hast du auch einen ordentlichen Überblick und kannst selbst schauen, in welcher Reihenfolge du was machst. Außerdem kannst du besser dokumentieren, wieviele Altlasten du übernommen hast, falls später mal jemand über deine Rückstände meckert. (Aktenstapel fotografieren und Anzahl und Alter der offenen Anträge aufschreiben. ;))

  • Ich würde einfach in der Verwaltung nachfragen, für welche Akten genau du zuständig bist. Also ab welchem Eingangsdatum oder generell, für was. Die müssen es dir doch sagen können, wenn schon nicht die Kollegen.

    Esra 7, Vers 25
    Du aber, Esra, setze nach der Weisheit deines Gottes, die in deiner Hand ist, Richter und Rechtspfleger ein, die allem Volk jenseits des Euphrat Recht sprechen, nämlich allen, die das Gesetz deines Gottes kennen; und wer es nicht kennt, den sollt ihr es lehren.

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