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Thema: E-Akte

  1. #1
    Moderator / Club 9.000 Avatar von Andreas
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    E-Akte

    Zur geplanten Einführung der E-Akte gibt es laut Süddeutscher Zeitung nunmehr eine "Stellungnahme" der Richter: http://www.sueddeutsche.de/muenchen/...akte-1.2069945

    Man darf in der Tat ein wenig gespannt sein.
    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  2. #2
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    Mit der E-Akte betritt die Bayerische Justiz ja kein Neuland. Viele Behörden (einschließlich meiner) arbeiten ja bereits seit Jahren mit E-Akten (meist als Hybridakte). Entscheidend ist das Software-Produkt, das man nutzt. Meiner Meinung nach: Je einfacher und je weniger Funktionen, desto besser. Dann besteht zumindest die Chance, dass die Damen und Herren Juristen damit klar kommen.

    Selbstverständlich ergeben sich hieraus neue Probleme, allerdings auch unbestrittene Vorteile.

    Als größte Vorteile einer elektronischen Akte empfinde ich immer noch die Möglichkeit einer schnellen Stichwortsuche, den Umstand, dass ich mal eben in die Akte XY reinschauen kann, ohne mich fragen zu müssen, wer die gerade hat, wo die hängt und ob die mir vorliegende Akte noch aktuell ist (also anderswo noch Eingänge warten). Die Einarbeitung auf neuen Dienstposten ist auch erheblich einfacher, weil man mit der Stichwortsuche schnell nachschauen kann, ob der Vorgänger mal vor demselben Problem stand bzw. einen ähnlichen Posteingang hatte. Außerdem 'klaue' ich gerne aus bewährten Texten, Urteilen oder dem Eingangsschriftsatz - nur ca. 10% von meinen produzierten Texten sind tatsächlich neu - der Rest entsteht in Gedenken an Herrn Freiherr von und zu Copy-and-Paste. Auch ist der Segen eines Telearbeitsplatzes natürlich mit elektronischen Akten deutlich größer als mit Papierakten.

    Hat irgendwer im Haus ein Informationsbedürfnis, schicke ich mit wenigen Klicks per Mail einen Link zur entsprechenden Aktenstelle - super schnell + einfach.

    An den letzten Totalausfall kann ich mich gar nicht erinnern. Manchmal ist es n bisschen langsam, aber das ist die Papierakte auch.
    ... denn in Gottes Auftrag handeln jene, die Steuern einzuziehen haben. Römer 13,6

  3. #3
    Moderator / Club 9.000
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    Das Problem ist nicht das Projekt E-Akte an sich, deren Vorteile ich schon auch sehe, sondern die Gefahr, dass es an der Umsetzung hapern wird. Und diese Gefahr wird von den Programmnutzern der Justiz aufgrund ihrer bisher gemachten Erfahrungen als äußerst real und auch zeitnah eingestuft. Ich kann mich nicht nur an den letzten Totalausfall erinnern, und das liegt nicht an meinem angeblich guten Gedächtnis, sondern an der kurzen Zeit, die seitdem vergangen ist.

    Ich erinnere mich aber auch, dass wir vor kurzem eine verschärfte Erinnerung erhalten haben, zur Vermeidung von Staatshaftungsansprüchen Ab- und Umladungen absolut bevorzugt zu bearbeiten sind ...
    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  4. #4
    Club 5.000 Avatar von 15.Meridian
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    Als Lektüre zur elektronischen Aktenführung in der Verwaltung empfehle ich VG Wiesbaden, Urteil vom 28.2.2014 – 6 K 152/14.WI.A.

    Was da zu lesen ist, klingt eher nach Bananenrepublik als nach Rechtsstaat:

    "Das Gericht gestattet sich insoweit zum wiederholten Male den Hinweis, dass der bisherige Einscanprozess des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge mehr als dürftig ist. So erfolgten bereits Täuschungshandlungen (türkische Nüfen mit rotem Stempel wurden eingescannt, wobei rot nicht erfasst wurde und damit der Stempel im Abdruck nicht enthalten war; vorgelegte Farbbilder mit vermeintlichen Folterspuren wurden so eingescannt, dass diese im schwarz-weiß-Ausdruck absolut unleserlich und die Darstellungen nicht erkennbar waren; Asylantragschriften wurden mit Seiten 1 und 4 eingescannt, die Gründe jedoch nicht; die Liste lässt sich beliebig fortsetzen). Hinzu kommt, dass das Gericht nicht festzustellen vermag, ob die von der Bekl. eingesetzten Scanner BSI-zertifiziert sind und damit ebenfalls bereits von Anfang an sichergestellt ist, dass der Scanprozess eine Veränderung gegenüber dem Original ausschließt.
    Insoweit bleibt festzustellen, dass das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge keine ordnungsgemäßen elektronischen Akten führt. Auf die Vollständigkeit des uralten Verfahrensverzeichnisses und die damit verbundene datenschutzrechtliche Problematik nach der EG-Datenschutzrichtlinie kommt es insoweit vorliegend schon nicht an. Dies mit der Folge, dass immer auch die Dokumentenpappe vorzulegen ist.
    Unabhängig von diesen Formalien lässt der vorliegende Bescheid jedoch auch sämtliche Sachaufklärung vermissen."
    "Fakten sind diese hartnäckigen Dinger, die nicht verschwinden, wenn man aufhört, an sie zu glauben!"

    Ralph Rückert, Tierarzt und Blogger

  5. #5
    Administrator / Club 13.000 Avatar von Ulf
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    Ist Forum-Star wirklich so grausam instabil und fehlerbehaftet?
    Ulf

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  6. #6
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    Zitat Zitat von 15.Meridian Beitrag anzeigen
    Als Lektüre zur elektronischen Aktenführung in der Verwaltung empfehle ich VG Wiesbaden, Urteil vom 28.2.2014 – 6 K 152/14.WI.A.

    Was da zu lesen ist, klingt eher nach Bananenrepublik als nach Rechtsstaat:

    "Das Gericht gestattet sich insoweit zum wiederholten Male den Hinweis, dass der bisherige Einscanprozess des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge mehr als dürftig ist. So erfolgten bereits Täuschungshandlungen (türkische Nüfen mit rotem Stempel wurden eingescannt, wobei rot nicht erfasst wurde und damit der Stempel im Abdruck nicht enthalten war; vorgelegte Farbbilder mit vermeintlichen Folterspuren wurden so eingescannt, dass diese im schwarz-weiß-Ausdruck absolut unleserlich und die Darstellungen nicht erkennbar waren; Asylantragschriften wurden mit Seiten 1 und 4 eingescannt, die Gründe jedoch nicht; die Liste lässt sich beliebig fortsetzen). Hinzu kommt, dass das Gericht nicht festzustellen vermag, ob die von der Bekl. eingesetzten Scanner BSI-zertifiziert sind und damit ebenfalls bereits von Anfang an sichergestellt ist, dass der Scanprozess eine Veränderung gegenüber dem Original ausschließt.
    Insoweit bleibt festzustellen, dass das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge keine ordnungsgemäßen elektronischen Akten führt. Auf die Vollständigkeit des uralten Verfahrensverzeichnisses und die damit verbundene datenschutzrechtliche Problematik nach der EG-Datenschutzrichtlinie kommt es insoweit vorliegend schon nicht an. Dies mit der Folge, dass immer auch die Dokumentenpappe vorzulegen ist.
    Unabhängig von diesen Formalien lässt der vorliegende Bescheid jedoch auch sämtliche Sachaufklärung vermissen."
    Das Bundesamts für Migration und Flüchtlinge setzt beschissene Scanner und unsicheres DMS ein. So what? Ich gehe mal davon aus, dass sich die Bayerische Justiz nicht ausgerechnet hieran orientieren wird. Gibt immerhin genug laufende Verfahren, die seit Jahren weitgehend beanstandungsfrei funktionieren.
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  7. #7
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    Nun hatte ich das Vergnügen einer Präsentation über die geplante bayerische E-Akte. An sich ein hübsches Projekt mit theoretisch ernsthaften Möglichkeiten der Arbeitserleichterung für den sog. Entscheider - das bis hin zum Umbau von Sitzungssälen und der Aufrüstung der Datenleitungen ganz beträchtliche Mittel verschlingen wird, wenn wirklich eine angemessene und performante Ausstattung erfolgen soll. Ob der Haushaltsgesetzgeber - gerade für die meist stiefmütterlich behandelte Justiz - jemals bereit sein wird, soviel Geld freizugeben, da habe ich ernstliche Zweifel.

    Zum Thema ForumStar:
    Für Leute wie mich, die nicht viele Akten in die Hand nehmen müssen, sondern länger an nur einer Akte arbeiten, ist es ein ertragbares Ärgernis. Die tägliche Arbeit wird gegenüber dem Einsatz einer guten Textverarbeitung nur mäßig verlangsamt und die eher schwache Optik des erzeugten Schriftwerkes muss man entweder hinnehmen oder eben nacharbeiten (ich mache meist letzteres). Da aber gerade viele an sich einfache Vorgänge einen erheblichen Overhead haben, verschlechtert sich die Bilanz, je mehr unterschiedliche Akten man in die Hand nehmen muss. Manche Einfach-Verfügungen dauern mehr als fünfmal solange wie ohne FS - wenn das System läuft, was nicht immer der Fall ist. Für die Geschäftsstelle ist die Herausgabe richterlichen Schriftgutes allerdings dramatisch vereinfacht, daher wird bei uns im Senat auch für die genannten Einfachverfügungen doch FS verwendet, zum Wohle der Geschäftsstelle.

    Mit freundlichen Grüßen
    AndreasH

  8. #8
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    VwVfG vs. eGov NRW

    Hallo zusammen,

    ich würde dieses Thema gerne aufwärmen, da m. E. so aktuell wie nie.

    Insbesondere würde ich gerne einmal die Fragestellung in den Raum werfen:
    In wie weit ist eine qualifizierte Signatur nach SigG für e-Aktenlösungen (grundsätzlich) iVm ersetzenden Scannen erforderlich?

    Anwendungsbereich: Kommunalverwaltungen in NRW. Einschlägige Rechtsvorschriften demnach: VwVfG NRW, eGovG NRW.

    Betrachten wir dazu mal (zusammengefasst) was dazu in vorgenannten Rechtsvorschriften dazu steht:
    - § 3a VwVfG: qeS ist vorzunehmen
    - § 10 eGov NRW: Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung und Nachvollziehbarkeit wann und durch wen übertragen wurde sind nach Stand der Technik sicherzustellen.

    eGovG lässt hier also mehr Spielraum durch Stand der Technik (= sehr unbestimmt). VwVfG dagegen sehr bestimmt. Für mich wären hier die Vorschriften des eGov NRW als lex specialis einschlägig. Wie seht ihr das?

  9. #9
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    Das sehe ich im Hinblick auf § 1 Abs. 1 VwVfG NRW ("soweit nicht Rechtsvorschriften des Landes inhaltsgleiche oder entgegenstehende Bestimmungen enthalten") ebenso.

    In Abhängigkeit von der Schutzbedarfsfeststellung kann man jedenfalls nach der TR RESISCAN unter Umständen allerdings doch zum Erfordernis einer qualifizierten Signatur gelangen.

    Zu beachten ist ferner, dass das EGovG NRW nach § 1 Abs. 2 S. 1 nur öffentlich-rechtliche Tätigkeit regelt. Wenn Du für den privatrechtlichen Bereich (Bauvorhaben, Beschaffung etc.) scannen lassen willst, sind die VV-LHO zu beachten. Sofern auch für AöR und Beteiligungen/Eigenbetriebe gescannt werden soll, ist möglicherweise ein Testat der GoBD-Konformität des Scanprozesses erforderlich. In dem Zusammenhang sollte auch die Richtlinie 2014/55 EU in den Blick genommen werden, da diese erhebliche Auswirkungen auf die Abrechnung von Aufträgen und Dienstleistungen haben wird.

    Mit der Einführung der E-Akte bei der Justiz hat das nicht wirklich viel gemeinsam, schon wegen unterschiedlichen Verfahrensrechts. Ich bin mit den angesprochenen Themen (ausgenommen Scannen im Rahmen des VwVfG) im Rahmen einer Abordnung in ein anderes Ressort befasst.

  10. #10
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    Geändert von alfons (23.07.2017 um 15:21 Uhr)
    Ut desint vires, tamen est laudanda voluntas (Ovid, röm. Dichter, 43 v.Chr. - 17 n.Chr.)

  11. #11
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    ...ja die E-Akte kommt und das verpflichtend in allen Gerichtsbarkeiten ab dem 01.01.2026!

  12. #12
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    Zitat Zitat von Sersch Beitrag anzeigen
    ...ja die E-Akte kommt und das verpflichtend in allen Gerichtsbarkeiten ab dem 01.01.2026!
    Da kann man nur hoffen, dass die Bundesländer und der Bund dies auch schaffen umzusetzen - von der Software bis zu Hardware und den benötigten Datenleitungen. Da ist viel zu tun in Dtl.!
    How can I sleep with Your voice in my head?

  13. #13
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    Hier in Ba-Wü beginnt m.W. die Umstellung auf E-Akte irgendwann in 2018 .
    Zunächst wohl in Zivilabteilungen und ( dann ) anscheinend für die Familiengerichte.
    Schätze mal , dass bei mir mit dem nächsten Rollout der Hardware ( auch in 2018 ) zwei Bildschirme im Zimmer stehen.

  14. #14
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    Zitat Zitat von Wolf Beitrag anzeigen
    Hier in Ba-Wü beginnt m.W. die Umstellung auf E-Akte irgendwann in 2018 .
    Zunächst wohl in Zivilabteilungen und ( dann ) anscheinend für die Familiengerichte.
    Schätze mal , dass bei mir mit dem nächsten Rollout der Hardware ( auch in 2018 ) zwei Bildschirme im Zimmer stehen.

    Wie soll das eigentlich für den nicht anwaltlich vertretenen Bürger funktionieren?

    (Insbesondere in papierträchtigen Abteilungen, z. B. Betreuung, kann ja keiner am Gericht die ganzen Unterlagen für die Rechnungslegung scannen usw.)

  15. #15
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    Zitat Zitat von Frog Beitrag anzeigen
    Wie soll das eigentlich für den nicht anwaltlich vertretenen Bürger funktionieren?
    (Insbesondere in papierträchtigen Abteilungen, z. B. Betreuung, kann ja keiner am Gericht die ganzen Unterlagen für die Rechnungslegung scannen usw.)
    Berechtigte Frage .
    Nach meinen Fragen dazu bei den Leutz vom Projektteam des hiesigen Justizmysteriums ( anlässlich der E-Justice Projektvorstellungstage ) windet man sich da noch um eine konkrete Antwort.
    Fest steht für "solche" FGG-Abteilungen bis jetzt nur , dass diese
    a.) erst mal pilotiert werden sollen und
    b.) in den Ausstattungsüberlegungen hinten anstehen ( mit Ausnahme der Familiengerichte , wo das Problem mit den Unterlagen zur Rechnungslegung des Vormundes
    bereits aufschlagen wird ).

    Immerhin hat man hoch und heilig versprochen , dass jeder seinen "lokalen" Drucker behalten wird, damit solche Sonderfälle nicht über die künftig zentrale Briefverteilstelle ablaufen müssen.
    Geht ja auch gar nicht anders für Rechnungsunterlagen als die Rücksendung vor Ort. Es macht auch kaum Sinn , nur die Rechnungsunterlagen lokal zurückzusenden und das dazugehörige Prüfungsschreiben des Rechtspflegers über das Briefverteilzentrum an den Betreuer "extra" zuzusenden.
    Im übrigen kann der normale Bürger ( ehrenamtlicher Betreuer, Betroffener etc. ) nicht zur elektronischen Einreichung verpflichtet werden.

  16. #16
    Club 2.000 Avatar von BREamter
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    Nach meiner persönlichen Meinung ist schon deshalb fraglich, ob man Rechnungsunterlagen überhaupt scannen muss, da sie gegenwärtig kein Aktenbestandteil werden und nicht ersichtlich ist, dass sich das durch die Einführung der elektronischen Akte ändern soll.

    Da § 298a Abs. 2 S. 1 ZPO nur eine Soll-Vorschrift für das Scannen von Papierdokumenten enthält, lässt das durchaus Ausnahmen zu. Die Aufbewahrungsregelung in § 298a Abs. 2 S. 2 ZPO "passt" ebenfalls nicht zu Rechnungsunterlagen, da hiernach die Papieroriginale unter Umständen über Jahrzehnte bei Gericht aufbewahrt werden müssten, während sie gegenwärtig nach Prüfung zurückgegeben werden.

    Zitat Zitat von Frog Beitrag anzeigen
    (Insbesondere in papierträchtigen Abteilungen, z. B. Betreuung, kann ja keiner am Gericht die ganzen Unterlagen für die Rechnungslegung scannen usw.)
    Für das Scannen sonstiger Unterlagen, Ausdrucke aus der Buchhaltung in o.a. Fällen oder überhaupt jegliche Papiereingänge nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichteter Absender, werden sicherlich keine Multifunktionsgeräte aus dem Elektromarkt zum Einsatz kommen. Masseneingänge werden sinnvollerweise direkt nach dem Posteingang gescannt. Für sowas gibt es Hochleistungsscanner. Das funktioniert, grob gesagt, so: Von der geöffneten Post werden Stapel gebildet. Auf der ersten Seite eines Eingangs wird ein Barcode angebracht, der dem Scanner signalisiert, dass hier ein neues Dokument beginnt. Im Idealfall enthält der Eingang ein Aktenzeichen, das über die Texterkennung ausgelesen wird, so dass die Scandatei hierüber einem konkreten Verfahren zuzuordnen ist. Nicht zu verhindern ist, dass Eingänge oder mit fehlerhaftem Aktenzeichen vor der Weiterleitung manuell nachbearbeitet werden müssen.

  17. #17
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    Der Scanprozess ist das eine, die elektronische Aktenbearbeitung bishin zur vollständigen Umstellung auf E-Akte (keine Hybridakte!) das andere, die Empfangs- und Versandbereitschaft auf elektronischem Wege die Grundlage aller Zusammenwirkens...in LSA fängt man zunächst an, ab dem 01.01.2018 in allen Gerichtsbarkeiten (nur!) die Empfangsbereitschaft sicherzustellen...jawohl und in 8 Jahren kommen die "geringeren Übel" an die Reihe. Da fällt mir eigtl. nur noch ein bekanntes Zitat einer nicht unbedeutenden Dame ein: "Wir schaffen das!"

  18. #18
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    Vor allem in der Übergangszeit wird das ein sehr aufwändiger Spaß für die Gerichte. Das soll wohl so laufen, dass die Dokumente zwar elektronisch bei Gericht eingehen, diese dann aber erstmal zentral bei Gericht ausgedruckt werden. Ich hatte neulich ein "elektronisches" Schreiben zu einer Akte bekommen. Ich dachte zuerst "Hilfe, was für ein dicker Anwaltsschriftsatz", allerdings war es nur ein Zweizeiler, den der Anwalt natürlich brav 3-fach elektronisch übersandt hat. Das wurde dann auch brav jeweils ausgedruckt und an jedem der Zweizeiler hingen noch etliche Seiten mit Sicherheitszertifikaten usw.. Im Ergebnis ist meine Akte nun doppelt so dick wie vorher...

  19. #19
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    Zitat Zitat von Sersch Beitrag anzeigen
    Der Scanprozess ist das eine, die elektronische Aktenbearbeitung bishin zur vollständigen Umstellung auf E-Akte (keine Hybridakte!) das andere, die Empfangs- und Versandbereitschaft auf elektronischem Wege die Grundlage aller Zusammenwirkens...

    Mal schauen, welche Personen dann letztlich auch elektronisch empfangsbereit sein müssen. Den Bürger kann man nicht verpflichten, aber ob es neben Rechtsanwälten und Notaren auch andere beruflich mit dem Gericht in Kontakt tretende Personen (Berufs-/Vereinsbetreuer, Vormünder usw.) trifft, bleibt spannend.

  20. #20
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    Die von Dir genannten Berufsgruppen (also keine Ehrenamtler), die noch unendlich erweiterbar sind (z.B. Sachverständige, Pfleger, Behörden, Gerichte - stellt euch mal den einfachen Verlauf des § 344 Abs 7 FamFG z.B. vor - etc.), haben doch gerade ein Anliegen, dass der elektronische Zugang zum Gericht besteht und umgekehrt vom Gericht elektronisch empfangen werden können.

    In den Fachgerichtsbarkeiten zeichnet sich zur Zeit ein noch viel dramatischeres Bild ab, als der überwiegende Beteiligtenkreis - zumeist auf der Beklagtenseite - Behörden sind, die bereits seit einigen Jahren die E-Akte führen und nur darauf brennen, die Gerichte mit ihren E-Akten unausgedruckt zu überhäufen. Wenn - wie in LSA derzeit der Fall ist - dann das Gericht nicht auch in die andere Richtung elektronisch versandbereit ist, dann ist es m.E. schon unerheblich darüber nachzudenken, ob eine nicht elektronisch empfangs- bzw. versandpflichtige Person dadurch Mehrarbeit verursacht, da ohnehin bereits mit Eingang des elektronischen Schriftstücks der Kollaps sowohl von Sach- als auch von Personalwerten in den Gerichten droht. Darüber hinaus soll es wohl in den drei im Land bestehenden Justizzentren keine einheitliche Poststelle geben, die den elektronischen Eingang gebündelt abfängt, sondern jedes einzelne Gericht für sich selbst soll dafür verantwortlich sein.

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