Ein Kind - zwei Vormundschaftsakten

Hallo,

ich darf seit ein paar Wochen Pflegschaften/Vormundschaften bearbeiten. Meine Frage hat was zur Aktenführung und nichts fachliches zum Inhalt. Hoffe ihr könnt mir trotzdem helfen.

Ich habe eine Akte vor mir liegen, wo das Jugendamt den Eintritt einer gesetzlicher Amtsvormundschaft für Kind E.S. mitteilt.

Für das gleiche Kind E.S. existiert bereits eine Vormundschaftsakte. Der Großvater hatte den Antrag auf Vormundschaft gestellt (bei mir, daher weiß ich von der anderen Akte). Dies wurde vom JA nicht befürwortet und die Kollegin hat das JA zum Vormund bestellt.

Nun existieren zwei Vormundschaftsakten zum selben Kind E.S.. Für mich wäre es logisch, eine der beiden Akten aufgrund doppelter Aktenführung zu schließen. Meine Kollegin (bearbeitet schon etwas länger diese Abt.) meint aber, ich könne nicht einfach eine Akte schließen, sondern soll die neue Akte als Beiakte zur anderen Akte nehmen.

Dies finde ich jedoch irgendwie komisch...

Wie handhabt ihr solche Vorkommnisse?

Normalerweise wird hier auch alles in einer Akte geführt. Hier hat sich das alles wohl etwas überschnitten.

Wir haben forumStar leider in FamS noch nicht. Was macht ihr im Fall, wenn forumStar euch zwischendurch zur doppelter Aktenführung zwingt? Schließt ihr nachträglich eine Akte?

Zitat von Felix

Warum verbindest du die Verfahren nicht?

Das war ja meine Frage: Was macht man in solch einem Fall? Habe vorher Grundbuch und Zwangsvollstreckung bearbeitet, da kam so etwas nicht vor und ich kenn mich mit der Aktenführung in FamS noch zu wenig aus.

Aber verbinden hört sich gut an. Vielen Dank