Ersetzung Zustellnachweis gem. § 1829 BGB

Hallo, ich bin neu in diesem Forum und bin 'die andere Seite':)
Ich bin ReNo-Fachangestellte mit Schwerpunkt Notariat. Ich habe im Moment eine Sache auf dem Tisch, die mir Kopfschmerzen bereitet. Leider ist die zuständige Rechtspflegerin nicht so nett, was nach meiner Erfahrung ja eher die Ausnahme ist.
Zur Sache:
Es wurde eine Erbauseinandersetzung beurkundet, verteilt wurde ein Grundstück und Geldvermögen. Es gibt fünf Erben, zwei Erben stehen unter Betreuung. Wir haben dann die entsprechenden familienrechtlichen Genehmigungen eingeholt. Es musste noch eine Nachtragserklärung beurkundet werden, weil das Betreuungsgericht die Berechnung eines Erbteils beanstandet. Auch hierzu wurden die entsprechenden Genehmigungen eingeholt.
Leider -und dass ist der Hauptknackpunkt- wurde in beiden Urkunden keine Doppelvollmacht eingearbeitet, weil schlichtweg übersehen.
Jetzt wurden sämtliche Urkunden dem Grundbuchamt zur Eigentumsumschreibung vorgelegt. Und das Grundbuchamt verlangt nunmehr einen Zustellnachweis gem. § 1829 I 2 BGB (i.V. m. § 1908 i BGB) bzgl. der betreuten Personen.
Dieser Zustellnachweis würde ja normalerweise über die Doppelvollmacht erledigt, die ich aber nicht habe. Mir fällt nur die Zustellung über den Gerichtsvollzieher ein, die aber ja wieder entsprechend dauert. Die Sache ist natürlich brandeilig, die Erben haben das Objekt nämlich schon wieder weiterverkauft. Gibt es noch eine unkompliziertere Möglichkeit?
Mit Rechtspflegerin war ein Gespräch leider auf einer vernünftigen Basis nicht möglich. Sie verlangt den Nachweis und wie ich das mache, ist ihr egal