Im Kollegenkreis wird der Umgang mit Testamenten / Erbverträgen in Grundakten diskutiert, konkret ob diese "offen" in die Grundakte abgeheftet werden oder in einem verschlossenen Umschlag mit dem Vermerk "von der Einsicht ausgenommen" zur Akte zu nehmen sind. Es wird hier auch die Meinung vertreten, wenn wir selbst eine begl. Abschrift des Erbnachweises anfordern, dann muss dieser in einen Umschlag, wenn dieser aber (wie es häufig vorkommt) unaufgefordert seitens des Nachlassgerichts an das Grundbuchamt geschickt wird, dann kann dieser offen in der Grundakte abgeheftet werden.
Es kann m.E. nicht sein, dass ggf. im Nachlass eine Einsicht in das Testament verwehrt wird, im Grundbuch dann aber (bei berechtigtem Grundbuch-Interesse) in das Testament Einsicht genommen werden kann.
Wie handhabt ihr das? Gibt es Richtlinien? Gefunden habe ich leider nichts.
Vielen Dank!
Umgang mit Erbnachweisen in Grundakten
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Hinsichtlich Richtlinien wäre die Angabe des Bundeslandes wichtig.
Im hiesigen Bundesland gibt es die elektronische Grundakte. Diese enthält die gescannten Erbnachweise, also quasi offen einsehbar wie früher auch in der Papiergrundakte.
Für eine Differenzierung hinsichtlich der Aufbewahrung, ob der Erbnachweis vom Nachlassgericht übermittelt oder vom Antragsteller eingereicht wurde, sehe ich keine Grundlage. -
Ich finde das eine interessante Frage, über die ich mir noch nie Gedanken gemacht habe. Es war halt "schon immer so".
Letztlich würde ich die Verantwortung dem Nachlassgericht zuweisen. Falls es in den letztwilligen Verfügungen Dinge gibt, die nicht für Dritte bestimmt sind und auch nicht für das Berichtigungsverfahren relevant sind, hat das Nachlassgericht dafür Sorge zu tragen, dass diese nicht offenbart werden. Z.B. indem eine teilweise beglaubigte Abschrift erteilt wird. Ob das praktikabel ist, bin ich mir nicht sicher.
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Bei dem hiesigen Grundbuchamt wird das so gehandhabt, wie es das NL-Gericht möchte.
Wenn das Grundbuchamt eine begl. Testamentsabschrift mit dem Hinweis übersandt bekommt,
dass die Einsicht nur zu dienstlichen Zwecken gestattet wird (Feststellung der Erben),
kommt die Abschrift in einen geschlossenen Umschlag in die Grundakte.
Mit einer Aufschrift wie "NfD - nur für den Dienstgebrauch" auf dem Umschlag wird sichergestellt,
dass sich nicht jeder Außenstehende das Schriftstück ansehen kann.Ein darob erboster Verwandter (Nicht-Erbe) wurde an das NL-Gericht verwiesen,
weil nur dieses über das Einsichtsrecht in letztwillige Vfgg. zu entscheiden hat. -
Ich würde das stumpf über § 12 GBO lösen, den ich auch auf die einzelnen Unterlagen in der Grundakte anwende. Ein Nicht-Erbe mag berechtigtes Interesse an Unterlagen aus der Grundakte haben, aber nicht an der ganzen Akte (und die würde ihm in Ba-Wü auch niemand einfach zur Verfügung stellen würde, weil elektronisch oder zentral archiviert). Insofern kriegen Antragsteller immer nur das zu Gesicht, was sie angeht.
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Unser Nachlassgericht (hier in NRW) übersendet lediglich das Eröffnungsprotokoll. Sofern ich von einem Fremdgericht auch die eröffneten letztwilligen Verfügungen erhalte, wandern die in einen Umschlag mit der Aufschrift "keine Einsicht für Dritte". Ich habe mir dafür einen Autotext "gebastelt", den ich bei Bedarf in die Verfügung nach erfolgter Eintragung einfügen kann. Wenn Antragsteller die Unterlage einreichen, werden sie einfach zurückgesandt - keine Kopie für die Akte....
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...Wenn Antragsteller die Unterlage einreichen, werden sie einfach zurückgesandt - keine Kopie für die Akte....
Wenn also beispielsweise ein Antragsteller eine Erbscheinausfertigung zum Zwecke der Grundbuchberichtigung vorlegt, macht ihr die Berichtigung, gebt die Ausfertigung zurück und nehmt keine bgl. Abschrift des Erbscheins zur Akte?
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Nur das Eröffnungsprotokoll zu erhalten oder Testamentskopien in einen Umschlag zu verwahren, ist hier völlig fremd. Testamentskopien sind hier Aktenbestandteil wie alles andere auch. Hier werden auch Kopien von zurückgegebenen Erbnachweisen zur Akte genommen.
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Wie es sich m.E. nach § 10 GBO auch gehört (mal von der Ausnahme in § 24 Abs. 3 GBV abgesehen).
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Nur das Eröffnungsprotokoll zu erhalten oder Testamentskopien in einen Umschlag zu verwahren, ist hier völlig fremd. Testamentskopien sind hier Aktenbestandteil wie alles andere auch. Hier werden auch Kopien von zurückgegebenen Erbnachweisen zur Akte genommen.
So wird das bei uns auch gehandhabt.
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Unser Nachlassgericht (hier in NRW) übersendet lediglich das Eröffnungsprotokoll. .....Wenn Antragsteller die Unterlage einreichen, werden sie einfach zurückgesandt - keine Kopie für die Akte....
So wurde es bei uns eine Zeitlang auch gehandhabt, bis ich die "Umschlaglösung" durchgesetzt habe. Es war allerdings ein hartes Stück Arbeit.
Es kann m.E. nicht angehen, dass Eintragungsgrundlagen nicht mehr in der Akte nachvollziehbar sind, nur weil Datenschutzbedenken bestehen. Eintragungsgrundlagen sind dauerhaft aufzubewahren. Punkt. Da Nachlassakten zwar lange, aber nicht dauerhaft aufbewahrt werden müssen, ist die alleinige Aufbewahrung in der NL-Akte keine Option.
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So wurde es bei uns eine Zeitlang auch gehandhabt, bis ich die "Umschlaglösung" durchgesetzt habe. Es war allerdings ein hartes Stück Arbeit
Es kann m.E. nicht angehen, dass Eintragungsgrundlagen nicht mehr in der Akte nachvollziehbar sind, nur weil Datenschutzbedenken bestehen. Eintragungsgrundlagen sind dauerhaft aufzubewahren. Punkt. Da Nachlassakten zwar lange, aber nicht dauerhaft aufbewahrt werden müssen, ist die alleinige Aufbewahrung in der NL-Akte keine Option.
Wie wahr - ich hatte schon den Fall, dass nach über 60 Jahren weiterer Grundbesitz eines Verstorbenen auftauchte. Keine Erbnachweise in der Grundakte, keine NL-Akte mehr vorhanden, niemand hatte mehr Ausfertigungen des damaligen Erbscheins (nur einfache Kopien), das NL-Gericht hielt ohne Vorlagen von Verfügungen von Todes wegen (die mit der NL-Akte weggekommen waren) die testamentarische Erbfolge für nicht nachgewiesen, Ergebnis: die neu aufgefundenen Grundstücke wurden nach gesetzlicher Erbfolge vererbt, was zu einen anderen Ergebnis führte als bei den Grundstücken, die damals aufgrund Erbscheins umgeschrieben wurden. Da es nur Ackergrundstücke waren, wollte da auch niemand ins Rechtsmittel.
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Es kann m.E. nicht angehen, dass Eintragungsgrundlagen nicht mehr in der Akte nachvollziehbar sind, nur weil Datenschutzbedenken bestehen. Eintragungsgrundlagen sind dauerhaft aufzubewahren. Punkt. Da Nachlassakten zwar lange, aber nicht dauerhaft aufbewahrt werden müssen, ist die alleinige Aufbewahrung in der NL-Akte keine Option.
Wie wahr - ich hatte schon den Fall, dass nach über 60 Jahren weiterer Grundbesitz eines Verstorbenen auftauchte. Keine Erbnachweise in der Grundakte, keine NL-Akte mehr vorhanden, niemand hatte mehr Ausfertigungen des damaligen Erbscheins (nur einfache Kopien),
Erbnachweise, insbesondere Erbscheine, sollten von der Vernichtung durch das Nachlassgericht eigntlich ausgenommen sein.
Aber unabhängig davon, wenn die elektronische Grundakte eingeführt wurde, verwahrt das Grundbuchamt ohnehin keinerlei Erbnachweise mehr.
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Die eingangs genannte Verfahrensweise ist mir aus meiner seinerzeitigen Grundbuchpraxis nicht nur völlig fremd, sondern ich halte sie auch nicht für berechtigt.
Wenn ein Erbnachweis zum Grundbuchamt gelangt, wird dieser als Eintragungsgrundlage Bestandteil der Grundbuchakte und unterliegt fortan ausschließlich den grundbuchrechtlichen Einsichtsregeln. Ob ein hiernach zur Einsicht Berechtigter den Erbnachweis vom Nachlassgericht erhalten könnte, ist daher völlig irrelevant. Mir ist auch völlig schleierhaft, wie man überhaupt auf die eingangs genannte Idee verfallen kann und demzufolge ist Ähnliches bislang auch niemandem auch nur im Traum eingefallen.
Als ich beim Amtsgericht für die Aktenausscheidung zuständig war, habe ich aus den von meinen Vorrednern genannten Gründen niemals (!) Nachlassakten ausgeschieden, sondern ich habe diese nach Ablauf der entsprechenden Fristen stets mit komplettem Inhalt an das Staatsarchiv abgegeben. Es könnten auch sicher viel mehr unbekannte Erben ermittelt werden, wenn es die besagten Akten (mit den dort erforderlichen Personenstandsurkunden!) noch gäbe und diese anderernorts nicht völlig sinnfrei ausgeschieden worden wären. Letztwillige Verfügungen sind ohnehin dauern aufzubewahren und wer diese gleichwohl in die Ausscheidung (und Vernichtung) einbezogen hat, war wohl nicht ganz bei Trost.
Heutzutage sollen ja sogar aus Platzgründen die alten Grundbücher vernichtet werden und das sollen sie nur, weil diejenigen, denen das einfiel, von den grundbuchrechtlichen Gegebenheiten und von den grundbuchamtliche Abläufen keinen blassen Schimmer haben (man denke in Bayern etwa an die "großen" alten Grundbücher mit den üblichen handschriftliche Vermerken, die nach Jahr, Band und Nummer auf die sog. "Anlagen" Bezug nahmen, in welchen sich heutzutage mitunter fieberhaft gesuchte und schmerzlich vermisste Uralt-Eintragungsbewilligungen befinden). Und man hat in der früheren Praxisausbildung beim Grundbuchamt auch gelernt, wie man solche Urkunden findet. Und wer das einmal gelernt hat, der weiß auch, wie wichtig es ist, dass die Vorblätter sorgfältig geführt werden (das ist nämlich dasselbe "in Grün"). Aber was Schmidtchen nicht lernt, lernt eben auch Schmidt nimmermehr.
Das ist der "Fortschritt".
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