Elektronisch übersandte Anmeldungen

  • Manche Notare im hiesigen Bereich sind dazu übergegangen, von der Originalanmeldung eine Kopie zu erstellen, die Unterschriften sämtlicher Beteiligter durch gez. xyz zu ersetzen und auch die Notarunterschrift und das Siegel durch L.S. (Landessiegel) und gez. Notar xy zu ersetzen. Dies wird sodann eingescannt und als Anmeldung übersandt.

    Hintergrund ist wohl, dass die Gefahr des Mißbrauchs der Unterschriften der Beteiligten befürchtet wird. Außenstehende könnten diese nach Einsichtnahme übernehmen und fälschen.

    Ist hiermit die Form gewahrt?
    Die angesprochenen Notare waren der Meinung, dass sie ja durch die Signatur der Dokumente zum Ausdruck gebracht hätten, dass das Original bei Ihnen vorläge. Eine richtige rechtliche Begründung konnte niemand liefern.
    Ich muss leider gestehen, dass ich den hier wohl maßgeblichen § 39a BeurkG nicht verstehe.

  • Auf den Kammerversammlungen wurde diese Vorgehensweise auch empfohlen, wobei wir sie hier im Büro nicht praktizieren.
    Ich denke mal ein weiterer Pluspunkt ist etwas Arbeitserleichterung für den Notar bzw. den Mitarbeiter. Denn es wird nicht das Original eingescannt, sondern die bereits im PC vorhandene Datei wird einfach mit gez./LS/UR.Nr. etc. ergänzt. Muss dann nicht eingescannt werden, sondern einfach nur in XNotar hochgeladen werden...
    Die Möglichkeit gabs aber schon vor der Signatur - indem einfach sog. "Leseabschriften" gemacht wurden, ohne die Unterschriften... und die Leseabschriften wurden dann beglaubigt (das ging ja bei allen Urkunden so, nur nicht mit Namenszeichnungen, aber die sind ja jetzt weggefallen).


  • Hallo,

    m.E. kann das so nicht funktionieren.

    § 39 a ersetzt doch lediglich den Beglaubigungsvermerk, nämlich die mit Siegel und Unterschrift des Notars versehene "Bescheinigung", daß die vorliegende Kopie / Abschrift mit dem Original übereinstimmt.

    Wenn ich jetzt eine HR-Anmeldung per egvp an das Postfach des Gerichtes schicke, übersende ich ein "Bild" der Anmeldung, welches letztlich einer Kopie entspricht.

    Und diese "Kopie", dieses "Bild" im TIFF-Format muß ich beglaubigen, und zwar dergestalt, daß ich - per elektronischer Unterschrift mit Signaturkarte - bescheinige, daß das übermittelte "Bild" mit der mir vorliegenden Urschrift übereinstimmt.

    Die Urschrift ist allerdings versehen mit den Unterschriften der Anmeldenden und eben nicht mit "gez. XY".

    Anders würde es sich verhalten, wenn ich eine Ausfertigung beglaubige; dann brauch ich die Unterschriften der Parteien - auch die des Notars - unter der Originalurkunde nicht; ich kann mit "gez. XY" arbeiten; aber der Ausfertigungsvermerk mit Siegel und Unterschrift (!) muß als "Bild" dem Gericht vorliegen.

    Beispiel:

    Die Gründungsurkunde wird ausgefertigt, von der letzten Seite eine Kopie angefertigt mit "gez. Parteien und gez. Notar und L.S."...

    Aber die Anmeldung der GF muß "im Original" eingescannt und übermittelt werden.

    Gruß HansD

  • Hallo zusammen,
    das Thema mit dem Inhalt der elektronsichen Anmeldung finde ich sehr spannend.

    M.E. besagt aber § 12 Abs. 2 S. HGB, dass es ausreichend ist, eine "elektronische Aufzeichnung" zu übersenden, wenn z. B. eine Urschrift elektronisch einzureichen ist. So verhält es sich bei der Handelsregisteranmeldung, welche eigentlich als Urschrift einzureichen gewesen wäre. Die elektronische Aufzeichnung i. s. d § 12 Abs. 2 HGB kann m.E. neben der gescannten (und händisch unterschriebenen) Urkunde auch eine direkt aus der Textverarbeitung erstellte Datei sein. Mit der digitalen Signatur zeichnet der Notar dafür verantwortlich, dass es sich um eine tatsächliche Anmeldung und nicht nur einen Urkundsentwurf handelt.

  • M.E. ist das so:
    Grundsätzlich kann eine Anmeldung im Orginal oder auch in beglaubigter Abschrift übermittelt werden.

    Wird die Anmeldung im Original übermittelt, so ist das Original einzuscannen mit den Originalunterschriftten der Anmeldenden, lediglich beim Beglaubigungsvermerk reicht "LS" und "gez. Notar", da ja sowohl Siegel als auch Unterschrift des Notars durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

    Wir die Anmeldung in beglaubigter Abschrift übermittelt (also mit dem von der BNotK vorgegebenen Zusatzblatt: " Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten mit dem hier vorliegenden Papierdokument aus Urschrift", können auch die Unterschriften der Anmeldenden mit "gez. XY" aufgenommen werden (in grauer Vorzeit, als es diese hochtechnischen Geräte wie Computer und Kopierer noch nicht gab, da wurden Abschriften ja auch durch Abschreiben mittels Schreibmaschine erstellt und die Unterschriften mit gez. XY ersetzt). Hinsichtlich des von der BNotK vorgeschlagenen Beglaubigungsvermerks durch den Notar gelten dann wieder die Ausführungen zur Originalanmeldung.

  • Der elektronische Handelsregisterverkehr bringt es mit sich, dass elektronische beglaubigte Abschriften an das Handelsregister gesendet werden.

    Das Aussehen der elektronischen Urkunde ist in § 39a BeurkG geregelt. Danach ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur des Notars seine eigenhändige Unterschrift (§ 39a Satz 2 BeurkG). Funktionales Äquivalent des Siegels ist das auf der Karte gespeicherte Notarattribut (§ 39a Satz 4 BeurkG). Dieses dient als Nachweis, dass die Urkunde einen hoheitlichen Charakter aufweist.

    Was die Fertigung elektronischer beglaubigter Abschriften anbelangt, gelten die für die Papierurkunde entwickelten Grundsätze entsprechend. Einschlägig ist auch insoweit § 42 BeurkG. Danach ist die Fertigung von Leseabschriften nach einhelliger Meinung zulässig (LG Düsseldorf, MittRhNotK 1987, 78; Eylmann/Vaasen/ Limmer, BeurkG, § 42 Rn. 6 ff.; Huhn/von Schuckmann/Preuß, BeurkG, 4. Aufl. 2004, § 42 Rn. 5; Kanzleiter, DNotZ 1993, 759; ders., MittRhNotK 1984, 60; Schöner/Stöber, Grundbuchrecht, 13. Aufl. 2004, Rn. 169; Winkler, BeurkG, 15. Aufl. 2003, § 42 Rn. 8a, 9). Sachlicher Grund hierfür ist, dass die Funktion der beglaubigten Abschrift darin besteht, die inhaltliche Übereinstimmung mit der Hauptschrift durch den Notar zu bestätigen. Eine optische Übereinstimmung, die nur bei einem Scan der Hauptschrift vorliegt, wird gerade nicht gefordert.

    Sind danach auch elektronische Leseabschriften zulässig, macht die von dem Nutzer HansD vorgeschlagene Differenzierung der Zulässigkeit der Leseabschrift bei der GmbH-Gründungsurkunde, aber ihrer Unzulässigkeit bei der Handelsregisteranmeldung keinen Sinn. Denn eine gesetzliche Grundlage für eine derartige Differenzierung ist nicht gegeben.


  • Hallo,

    überzeugt mich; vielen Dank.


    Gruß HansD

  • Ich kann Ap auch folgen. Wir haben uns hier auch verständigt, dass ein gez. Notar etc. in der elektronischen beglaubigten Abschrift in Ordnung ist. Probleme stellen sich hier eher mit dem wohl von X-Notar vorgeschlagenen elektronischen Beglaubigungsvermerk. Dort wird nur vorgeschlagen, dass das Bilddokument mit dem vorliegenden Papierdokument übereinstimmt. Hier muss doch wohl stehen, dass das Bilddokument eine vollständige Wiedergabe der vorliegenden Ausfertigung, beglaubigten Abschrift oder Urschrift ist - ansonsten könnte die elektronische beglaubigte Abschrift ja auch von einer einfachen Kopie der Urkunde gefertigt sein.

  • [FONT=&quot]In dem Programm „SigNotar“ ist ein Textvorschlag für den Beglaubigungsvermerk enthalten. Dieser entspricht der Überlegung von AP, wonach die inhaltliche Übereinstimmung mit der Hauptschrift vom Notar festzustellen ist. Die vereinzelt in der Registerpraxis aufgetretenen Unsicherheiten, ob elektronische Leseabschriften die Anforderungen der §§ 39a, 42 BeurkG erfüllen, sind möglicherweise dadurch entstanden, dass der ursprüngliche Textvorschlag für den Beglaubigungsvermerk sehr abstrakt gehalten war. Bei diesem wurde die Formqualität des Ausgangsdokuments entgegen der Soll-Vorschrift des § 42 Abs. 1 BeurkG nicht genau bezeichnet. Danach soll festgestellt werden, ob das Ausgangsdokument eine Urschrift, eine Ausfertigung, eine beglaubigte Abschrift oder eine einfache Abschrift ist. Ein Fehlen dieser Soll-Angabe führt nicht zur Unwirksamkeit der Beglaubigung. Diese tritt nur bei einem Verstoß gegen die zwingenden Muss-Vorschriften des BeurkG ein.

    Ein Zurückweisungsrecht des Registergerichts ist daher nicht gegeben, wenn der Notar – wie nach der ursprünglichen Fassung des Beglaubigungsvermerks in „SigNotar“ – lediglich die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Papierdokument (also der „Hauptschrift“) feststellt. Stammt die Urkunde von dem beglaubigenden Notar, ist von vornherein erkennbar, dass es sich bei ihr um die Urschrift handeln muss. [Eine ähnliche Konstellation stellt sich in § 42 Abs. 2 BeurkG. Auch die dort genannten Angaben sind entbehrlich, wenn die Urkunde im Gewahrsam des Notars ist, da die Urkunde jederzeit erreichbar bleibt und mit der Abschrift verglichen werden kann (Winkler, BeurkG, 15. Aufl. 2003, § 42 Rn. 28).] Ein solcher Hinweis ist daher in diesem Fall entbehrlich. Fertigt der Notar eine beglaubigte Abschrift einer fremden notariellen Urkunde und reicht er diese zum Registergericht ein, muss ebenfalls unterstellt werden, dass ihm die Urkunden in der durch das Gesetz vorgeschriebenen Form vorgelegen haben. Findet sich demnach in dem Beglaubigungsvermerk die Formulierung „Hauptschrift“ oder „Papierdokument“, ist regelmäßig davon auszugehen, dass nicht bloß eine einfache Kopie vorgelegen hat. Lag dem Notar lediglich eine beglaubigte Abschrift oder Ausfertigung vor, muss der auf der Hauptschrift befindliche Beglaubigungs- bzw. Ausfertigungsvermerk in die Leseabschrift aufgenommen werden, so dass auch hier die Qualität des Ausgangsdokuments erkennbar wird. Andernfalls würde der Notar seine Amtspflichten verletzen, da er in unzulässiger Weise eine Eintragung bewirken würde. Anhaltspunkte für eine solche unzulässige Handlung gibt es allerdings nicht. So sind auch bisher keine Beanstandungen der Grundbuchämter und Handelsregister in Bezug auf in Papierform hergestellte beglaubigte Abschriften bekannt geworden, die durch Verwendung eines Beglaubigungsstempels mit dem Text „Hauptschrift“ erstellt wurden, da – wie beschrieben – regelmäßig die Qualität des Ausgangsdokuments ohnehin erkennbar ist.

    Auf Grund der Diskussion soll jedoch in dem bevorstehenden Update von "SigNotar" eine entsprechende Erweiterung des Beglaubigungsvermerks vorgenommen werden. Die zukünftige Fassung des Vermerks wird danach lauten: „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit dem mir vorliegenden Papierdokument (aus [alternativ] Urschrift/Ausfertigung/beglaubigter Abschrift/einfacher Abschrift).“[/FONT]

  • [FONT=&quot]Auf Grund der Diskussion soll jedoch in dem bevorstehenden Update von "SigNotar" eine entsprechende Erweiterung des Beglaubigungsvermerks vorgenommen werden. Die zukünftige Fassung des Vermerks wird danach lauten: „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit dem mir vorliegenden Papierdokument (aus [alternativ] Urschrift/Ausfertigung/beglaubigter Abschrift/einfacher Abschrift).“[/FONT]



    Dieses Problem war hier bei einer Besprechung mit Notaren auch gerade Thema. Im Moment sind wir so verblieben, dass eine Änderung des Textes nur dann erfolgt, wenn etwas anderes als das Original vorgelegen hat.
    Wenn das Programm zukünftig aber ohnehin Alternativen enthalten soll, ist es ja schon geklärt.

  • warum sollte da stehen, dass das elektr. Dokument mit der Ausfertigung übereinstimmt, wenn man eh das Original scannt oder eben mit gez. versieht?!

    wenn es keine "Überschrift" gibt, is doch klar, dass es das Original ist und keine Ausfertigung, denn da würde es ja stehen..

    wie ist das denn nun mit den Unterschriften der Beteiligten bei U-Begl.. kann ich diese durch gez. ersetzen?

  • warum sollte da stehen, dass das elektr. Dokument mit der Ausfertigung übereinstimmt, wenn man eh das Original scannt oder eben mit gez. versieht?!

    Aus dem gleichen Grunde, wie bei jeder anderen Abschrift, § 42 BeurkG. Der Notar soll - nicht muss - es immer dazuschreiben. Erforderlich ist es, wenn die Qualität der Urschrift zweifelhaft ist; ähnlich auch § 9 IV HRV.

    Zitat von Pepsi

    wie ist das denn nun mit den Unterschriften der Beteiligten bei U-Begl.. kann ich diese durch gez. ersetzen?

    Warum nicht? Es ist nicht Voraussetzung einer Abschrift, dass diese im Bild gleich aussieht, sondern nur inhaltsgleich ist. Sehr ausführlich dazu der Vermerk der Bundesnotarkammer vom 18.01.07: http://www.justiz.bremen.de/sixcms/detail.…men51.c.1728.de

  • warum sollte da stehen, dass das elektr. Dokument mit der Ausfertigung übereinstimmt, wenn man eh das Original scannt oder eben mit gez. versieht?!



    Aus dem gleichen Grunde, wie bei jeder anderen Abschrift, § 42 BeurkG. Der Notar soll - nicht muss - es immer dazuschreiben. Erforderlich ist es, wenn die Qualität der Urschrift zweifelhaft ist; ähnlich auch § 9 IV HRV.



    aber wieso Ausfertigung, wenn es doch das Original ist..

    ansonsten danke!

  • Hallo, das hat vermutlich damit zu tun, dass bei größeren Urkunden nach dem einscannen Probleme bei der elektronischen Übermittlung entstehen. Manche Bundesländer lassen 30 MB verteilt auf 50 Dateien und manche nur 10 MB verteilt auf 10 Dateien zu.

    Größer Dokumente sollten daher maximal mit 300 dpi eingescannt werden. Bei umfangreichen eigenen Urkunden verfügt man in der Regel über eine elektronische Fassung, die mit der beurkundeten Version übereinstimmt. Speicherplatz wird gespart, wenn statt des Einscannens von der elektronischen Datei "eine Lese-Abschrift im pdf-Format" erzeugt und beglaubigt wird. Übersteigt das Datenvolumen trotzdem die zulässige Grenze, kann Ersatzeinreichung auf Datenträger vorgenommen werden. Das ist aber im Einzelfall mit dem zuständigen Registergericht abzuklären.

    »Die zehn Gebote sind deswegen so kurz und logisch, weil sie ohne Mitwirkung von Juristen zustandegekommen sind.«
    Charles de Gaulle (1890 − 1970)

  • Übersteigt das Datenvolumen trotzdem die zulässige Grenze, kann Ersatzeinreichung auf Datenträger vorgenommen werden. Das ist aber im Einzelfall mit dem zuständigen Registergericht abzuklären.


    Ersatzeinreichung auf Datenträger ist so ne Sache. Bei uns sind die PC völlig "vernagelt" - mit Datenträger ist da gar kein rankommen (zumindest nicht so einfach). Die meisten Viren werden halt von "innen" eingeschleppt. Daher: Immer schön mit EGVP senden - zu Not in zwei oder drei Nachrichten aufgeteilt....

  • Wir hatten hier folgendes Problem: Da wir ja nicht kleckern sondern klotzen, wurde ein schw....teurer Netzwerkscanner angeschafft, der über SigNotar überhaupt nicht angesteuert werden konnte. Vom Scannerhersteller wurde dann ein Scanordner angelegt, in den zunächst eingescannt und dann die Urkunden in SigNotar eingelesen wurden. Klappte vorzüglich bis zu dem Moment, wo über EGVP-Cleint die Urkunden abgeschickt wurden. Beim Registergericht konnten die Urkunden nicht geöffnet werden.

    Ich habe sie dann alle antanzen lassen Scannerhersteller und Softwarehersteller mit dem Ergebnis, dass SigNotar beim Speichern der Dateien regelmäßig den Punkt vor tiff gekillt hat und letztendlich tatsächlich überhaupt keine Tiff-Dateien vorhanden waren.

    Beim Softwarehersteller war man dann etwas peinlich berührt. Jetzt gibt es keine Pannen beim Speichern mehr.

    »Die zehn Gebote sind deswegen so kurz und logisch, weil sie ohne Mitwirkung von Juristen zustandegekommen sind.«
    Charles de Gaulle (1890 − 1970)

  • wieso Ausfertigung, wenn es doch das Original ist..

    Das Original ist das Blatt Papier, welches beim Notar handschriftlich unterzeichnet wurde. Leider eignet sich dieses Blatt selber nicht zur elektronischen Übermittlung. Dazu muss eine elektronische Abschrift gefertigt werden.

    Diese Abschrift kann von einer Ausfertigung erstellt werden: "Die Übereinstimmung vorliegender Abschrift mit der Ausfertigung wird beglaubigt." Die Abschrift kann aber auch vom Original erstellt werden: "Die Übereinstimmung vorliegender Abschrift mit der Urschrift wird beglaubigt."

  • wieso Ausfertigung, wenn es doch das Original ist..

    Das Original ist das Blatt Papier, welches beim Notar handschriftlich unterzeichnet wurde. Leider eignet sich dieses Blatt selber nicht zur elektronischen Übermittlung. Dazu muss eine elektronische Abschrift gefertigt werden.

    Diese Abschrift kann von einer Ausfertigung erstellt werden: "Die Übereinstimmung vorliegender Abschrift mit der Ausfertigung wird beglaubigt." Die Abschrift kann aber auch vom Original erstellt werden: "Die Übereinstimmung vorliegender Abschrift mit der Urschrift wird beglaubigt."


    Hallo,

    meine am Beginn dieser Diskussion gemachten Ausführungen waren geprägt von dem von SigNotar vorgegebenen Beglaubigungsvermerk, der es m.E. tatsächlich erforderlich macht, das Orginal bzw. die Ausfertigung einzuscannen.

    Inzwischen bin ich durch die Beiträge hier schlauer geworden; ich kann ohne weiteres den Text des Beglaubigungsvermerks so anpassen, daß ich - wie früher auch - entsprechende elektronische Beglaubigungen machen kann.


    Gruß HansD

  • Manche Notare im hiesigen Bereich sind dazu übergegangen, von der Originalanmeldung eine Kopie zu erstellen, die Unterschriften sämtlicher Beteiligter durch gez. xyz zu ersetzen und auch die Notarunterschrift und das Siegel durch L.S. (Landessiegel) und gez. Notar xy zu ersetzen.



    Zu diesem Problem liegt nun eine Entscheidung des LG Chemnitz (Beschluss v. 8.2.2007 - 2HK T 88/07, NotBZ 4/2007) vor. Demnach ist dies zulässig.

    „Gebildet ist, wer weiß, wo er findet, was er nicht weiß.“ (Georg Simmel)

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