Form der Vollmachten bei KGs

Hallo,
bereits am 17.01. wurde das Problem diskutiert, in welcher Form Vollmachten der Gesellschafter bei KGs einzureichen sind, welche früher in Ausfertigung im Sonderband aufbewahrt wurden.

Es wäre ja ein Wahnsinnsaufwand sich bei jeder Anmeldung sämtliche Vollmachten, die nicht in Ausfertigung in Papierform vorliegen, übermitteln zu lassen..

Wie habt ihr das Problem in der Praxis gelöst?

Das mit dem Ausdrucken wird wohl nicht helfen! Es geht ja darum nachvollziehen zu können, ob die Vollmachten ggf. widerrufen wurden!
Grundsätzlich müsste es drei Alternativen geben.
1.Es werden tatsächlich bei jedem Anmeldevorgang erneut alle Vollmachten als begl. Abschriften der Urschriften mit eingereicht.
2. Es wird eine Versicherung abgegeben, dass sämtliche Vollmachten der eingetragenen Kommanditisten nicht widerrufen oder geändert worden sind. Also noch in exakt der ursprünglich eingereichten Form existieren. Wobei insoweit fraglich erscheint wer diese Versicherung abgeben soll/kann und in welcher Form dies möglich ist.
3. Parallel zur elektronischen Einreichung übermittelt der Notar bzw. die Gesellschaft die neuen Vollmachten im Original in Papierform an das Registergericht zur Verwahrung.

Wir verfahren nach der 3. Alternative. Ich gebe zu, dies ist nur eine "ausgedachte" Lösung von uns. Bisher spielen aber sämtliche Notare der PublikumsKG's ohne weiteres mit. Wir haben dann nur einmal den Mehraufwand zu gucken, ob sämtliche Vollmachten auch in Papierform da sind und können uns dann jeweils selbst davon überzeugen, dass kein Widerruf erfolgt ist. Wir verwahren die Originalunterlagen - wie früher auch - in Ordnern im Archiv zu jeder PublikumsKG alphabetisch sortiert!

Sicher nicht die schickste, aber bisher praktischste Lösung!

Also bisher hab ich entweder verlangt, dass Ausfertigung oder Urschrift eingescannt werden und dies im Beglaubigungsvermerk deutlich gemacht ist oder aber ich hab vom Notar eine Bescheinigung verlangt, dass die Urschriften bzw. Ausfertigungen der Vollmachten bestimmter Gesellschafter bei der Anmeldung ihm vorgelegen haben. Letzteres natürlich nur in Verbindung mit Übersendung einer beglaubigten Abschrift. Bisher betraf das vereinzelte Gesellschafter oder es handelte sich um den ersten Eintritt seit 1.1.07 bei der Gesellschaft.
Sehe nur ein riesiges Problem, bei Gesellschaften mit über 50 oder 100 Kommanditisten, wo es ständig Wechsel und Eintritte von Kommanditisten gibt. Da kann man dem Notar bzw. seinen Angestellten nur viel Spaß beim Scannen wünschen.

Eine wirklich praktische Lösung für die Zukunft gibt es m.E. nicht. Aber grundsätzlich muss man doch den schwarzen Peter an die Gesellschaften und den Notar abgeben. Papiervollmachten würde ich strikt ablehnen. Gesetzlich ist es nicht mehr zulässig und fertig. Soll sich doch der Herr Gesetzgeber mal eine Lösung ausdenken.

Mich würden auch sehr interessieren, wie andere Gerichte mit der Problematik umgehen!

Eine Frage eines Unwissenden zwischendurch. Was ist denn mit den eingereichten Originalen der Vollmachten passiert?

Zitat von Trudi

... Es geht ja darum nachvollziehen zu können, ob die Vollmachten ggf. widerrufen wurden!
Grundsätzlich müsste es drei Alternativen geben.
1.Es werden tatsächlich bei jedem Anmeldevorgang erneut alle Vollmachten als begl. Abschriften der Urschriften mit eingereicht.
2. Es wird eine Versicherung abgegeben, dass sämtliche Vollmachten der eingetragenen Kommanditisten nicht widerrufen oder geändert worden sind. Also noch in exakt der ursprünglich eingereichten Form existieren. Wobei insoweit fraglich erscheint wer diese Versicherung abgeben soll/kann und in welcher Form dies möglich ist.

Zitat von Sabrina100

Also bisher hab ich entweder verlangt, dass Ausfertigung oder Urschrift eingescannt werden und dies im Beglaubigungsvermerk deutlich gemacht ist oder aber ich hab vom Notar eine Bescheinigung verlangt, dass die Urschriften bzw. Ausfertigungen der Vollmachten bestimmter Gesellschafter bei der Anmeldung ihm vorgelegen haben. Letzteres natürlich nur in Verbindung mit Übersendung einer beglaubigten Abschrift. ...
grundsätzlich muss man doch den schwarzen Peter an die Gesellschaften und den Notar abgeben. Papiervollmachten würde ich strikt ablehnen. Gesetzlich ist es nicht mehr zulässig und fertig.

Ich könnte mir als Lösung vorstellen, dass die Originalvollmachten nicht beim Notar verwahrt werden, sondern bei der Gesellschaft und jedesmal zum Anmeldungstermin mitgebracht werden.
Der Notar würde sich m.E. bedanken, wenn er die Vollmachten aufbewahren müsste - es sei denn gegen Gebühr ... :D.
(Den Gesellschaften wäre bei Aufbewahrung durch einen bestimmten Notar der Gang zu einem anderen Notar auch versperrt/erschwert, da sie dafür die Vollmachten bei dem verwahrenden Notar zurückfordern und sie nach der Anmeldung wieder zu ihm zurückbringen/in Verwahrung geben müssten.)
Nein, ich denke, die Verwahrung muss bei der Gesellschaft sein und diese muss die Vollmachten zu jedem Anmeldetermin mitbringen.
Soweit die Vollmachten dem Registergericht noch nicht eingereicht wurden, kann/muss der Notar diese einscannen und der Anmeldung beifügen; für die anderen Vollmachten kann er -der Notar- in der Anmeldung die Versicherung abgeben, dass ihm alle Vollmachten im Original oder Ausfertigung vorlagen.
Damit würde sich das Scannen nur auf die neu erteilten Vollmachten beschränken.

Zitat von KlausR

Dazu Wiedemann (NJW 2007, 2439, 2445):
Eine materielle Prüfung der Vollmachten im einzelnen Anmeldefall durch den Notar ist damit nicht verbunden. Ob die Vollmachten die Anmeldung inhaltlich umfassen, bleibt Prüfungsaufgabe des Gerichts, das dieser durch Einsicht in die elektronisch beglaubigten Abschriften auch nachkommen kann."

Ich kann mich mit der in dem Aufsatz vertretenen Ansicht irgendwie nicht anfreunden. Auf welcher Grundlage soll der Notar bitteschön die Bescheinigung erstellen und welche rechtliche Wirkung hat diese? Klar versichert er, aber die Prüfungspflicht bleibt doch bei Gericht. Sowohl für den Fortbestand als auch für den Vollmachtsumfang. Ich kann mir derzeit nicht vorstellen wie im Fall einer Falschversicherung verfahren wird und die Eintragung aufgrund dieser erfolgt ist.

Dann bleibt wirklich nur der eine Weg:
Aufbewahrung der Vollmachten bei der Gesellschaft -> Mitbringen zum Anmeldetermin -> einscannen durch den Notar (und zwar alle Vollmachten) -> Prüfen durch das Gericht -> Eintragen

Fertig

Diese Handhabung scheint mir die vom "Gesetzgeber" vorgesehene zu sein

Wollen mal sehen, wie lange die PublikumsKGs da mitmachen (Kostet jedesmal 0,50 EUR Einscanngebühr pro Seite ...)

Bin nun doch fündig geworden und bin am überlegen die von mir geäußerte Rechtsansicht aufzugeben.

§ 20 BNotO
(1) Die Notare sind zuständig, Beurkundungen jeder Art vorzunehmen sowie Unterschriften, Handzeichen und Abschriften zu beglaubigen. Zu ihren Aufgaben gehören insbesondere auch die Beurkundung von Versammlungsbeschlüssen, die Vornahme von Verlosungen und Auslosungen, die Aufnahme von Vermögensverzeichnissen, die Anlegung und Abnahme von Siegeln, die Aufnahme von Protesten, die Zustellung von Erklärungen sowie die Beurkundung amtlich von ihnen wahrgenommener Tatsachen.

Kommentierung:

BNotO § 20 [Beurkundungen und Beglaubigungen]
Reithmann
Schippel/Bracker,
Bundesnotarordnung,
8. Auflage 2006

7. Kleine Tatsachenzeugnisse

Als letztes nennt § 20 unter den Zuständigkeiten der Notare die „Beurkundung amtlich wahrgenommene Tatsachen“. Der Kreis dieser „Tatsachenbeurkundungen“ lässt sich nur negativ umschreiben. Hierher gehören alle Beurkundungen, die nicht Willenserklärungen zum Gegenstand haben. Für das Beurkundungsverfahren gilt § 36 BeurkG; bei einfachen Zeugnissen genügt anstelle einer Niederschrift eine Vermerkurkunde (§ 39 BeurkG).
Die Novelle von 1998 hat in § 20 Abs. 1 die Bezeichnung „Bescheinigung“ durch „Beurkundung“ ersetzt und so klargestellt, dass es sich in diesen Fällen um Zeugnisurkunden handelt.
<A name=R31>31
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Alle diese Zeugnisse fallen unter den Begriff der Beurkundung. Nur Tatsachen (Vorgänge der Außenwelt, die unmittelbar mit dem Auge oder dem Ohr wahrgenommen werden) kann der Notar bezeugen. Wertungen oder Schlussfolgerungen können nicht Gegenstand einer Zeugnisurkunde sein. Der Notar kann wohl bezeugen, dass ihm ein näher zu beschreibendes Geschäftsbuch vorgelegen hat, er kann aber nicht bezeugen, dass dies auch ordnungsgemäß geführt ist.
Der Notar kann bezeugen, dass ihm eine bestimmte Vollmachtsurkunde vorgelegen hat, er kann aber nicht bezeugen, dass jemand Bevollmächtigter eines Dritten ist, mag dies auch aus der vorgelegten Vollmachtsurkunde ohne weiteres ersichtlich sein. Dies kann jedoch Gegenstand einer Bestätigung (§ 24 Rn. 26) sein.
<A name=R32>32
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Nur Tatsachenzeugnisse haben die Beweisvermutung des § 418 ZPO für sich. Für schriftliche Berichte des Notars, die nicht auf eigenen Wahrnehmungen des Notars beruhen (Bestätigungen), gilt dies nicht. Den Unterschied macht die Entscheidung des BGH vom 20. 4. 2003 (DNotZ 2004, 787) deutlich: Während ein Zeugnis des Notars über die Vorlage einer Vollmacht Grundlage einer Rechtsscheinhaftung sein kann (BGH 15. 10. 1987 DNotZ 1988, 551) gilt dies für eine Bestätigung nicht: Eine Bestätigung des Notars, dass ein Angebot an einen Baubetreuer samt einer Vollmacht an diesen vorhanden ist, kann nicht als Rechtsscheinsgrundlage dienen (BGH 20. 4. 2004 aaO).
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Wie alle Zeugnisurkunden fallen auch die „kleinen Tatsachenzeugnisse“ nach § 10 a unter die Urkundstätigkeit, während Bestätigungen unter § 24 fallen. Auch kostenrechtlich ist der Unterschied zu beachten: Kleine Tatsachenzeugnisse sind nach § 50 Abs. 1 KostO zu bewerten (Bund NotBZ 2004, 183). Für Bestätigungen gilt § 147 KostO.
<A name=R34>34
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Neben der Lebensbescheinigung und dem Zeugnis über die Übergabe einer Geldsumme gehört die Prioritätsfeststellung hierher („Feststellung des Zeitpunkts der Vorlegung einer privaten Urkunde“). Nur für den letztgenannten Fall besteht eine Verfahrensvorschrift (§ 43 BeurkG). Hierher gehört auch das Zeugnis über die Vorlage von musikalischen Kompositionen, Computerprogrammen, Tonbändern, Kassetten und ähnlicher Beweisstücke.
<A name=R35>35
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Oft wird der Notar beauftragt, nicht nur den Zeitpunkt der Vorlage zu bezeugen, sondern diese Gegenstände nach besonderer Anweisung zu verwahren. Dies stellt eine selbstständige Amtstätigkeit dar, die der Notar übernehmen kann, aber nicht übernehmen muss. Die Verwahrung ist keine Urkundstätigkeit; ein Amtsgewähranspruch (§ 15) besteht dafür nicht. Neben die Urkundstätigkeit nach § 20 tritt dabei eine Betreuungstätigkeit (§§ 23, 24).

Hat jemand vielleicht eine Kommentarstelle oder einen Rechtsprechungshinweis, wonach die Anmeldung nicht aufgrund von irgendwann mal zur Akte gereichten beglaubigten Ablichtungen der Vollmachten erfolgen kann???

Palandt/Heinrichs BGB § 172 Rn. 3

Danke für die Kommentarstelle!

Für mich war der Hintergrund, dass ich keine beglaubigten Ablichtungen der Vollmachten akzeptieren wollte der, dass ich dann nicht sicher sein kann, dass die Vollmachten vielleicht zwischenzeitlich nicht doch widerrufen worden sind!

Jetzt habe ich jedoch auf der Vollmachtsurkunde den Satz gefunden, dass die Vollmachten für die Dauer der Zugehörigkeit zur Gesellschaft unwiderruflich sind!

Kann ich mich dann doch mit den begl. Abl. begnügen?

Kannst Du feststellen, ob die Vollmacht wirksam erteilt wurde? Woher willst Du wissen, ob die Gesellschafterstellung nicht beendet ist? Woher weißt Du, ob die Vollmacht nicht aus wichtigem Grund widerrufen wurde?

Nur die Vorlage der Originalurkunde durch den Bevollmächtigten gibt dir die (einigermaßen) sichere Gewähr dafür, dass die Vollmacht noch besteht.

Entsprechend muss dem Registergericht entweder durch Vorlage einer elektronischen beglaubigten Abschrift der Originalurkunde mit der Anmeldung zusammen oder eine Bestätigung des anmeldenden Notars, dass ihm im Zeitpunkt der Anmeldung die Originalvollmacht vorlag bzw. früher vorgelegte Vollmachten nicht widerrufen sind, der Bestand der Vollmacht für den Zeitpunkt der Anmeldung nachgewiesen werden.

Hallo !
Zunächst einmal - schön, Euch kennenzulernen. Bin neu hier und hoffe, daß ich mit meiner Fage zum Thema Vollmachten bei Publikums-KGs hier an der richtigen Stelle gelandet bin. Folgendes Problem habe ich mit einem Registergericht in Hessen:
Bei der Anmeldung von neuen Kommanditisten reiche ich in elektronischer Form ein die Handelsregisteranmeldung (erste Datei) sowie die Vollmachten der neuen Kommanditisten (zweite Datei) als beglaubigte Abschrift. Das Registergericht beanstandet und verlangt, daß jede einzelne der neuen Vollmachten als getrennte Datei und einzeln signiert eingereicht wird.
Die praktische Seite bei mir im Notariat sieht so aus, daß sich die Originale aller Vollmachten hier im Büro befinden. Ich reiche - auf ausdrücklichen Wunsch des betroffenen Gerichtes - nicht alle Vollmachten bei jeder Anmeldung ein, sondern nur die der neuen Kommanditisten. Weiterhin die Bestätigung, daß mir die bereits eingereichten Vollmachten der aktuell handelnden Kommanditisten im Zeitpunkt der Anmeldung unwiderrufen im Original vorlagen.

Als die Vollmachten noch in Papierform eingereicht wurden, habe ich z.B. 50 Vollmachten kopiert, zusammengebunden und als eine beglaubigte Abschrift mit einem Beglaubigungsvermerk gesiegelt eingereicht. Ich kann nicht feststellen, woraus sich ergibt, daß dieses in elektronischer Form nicht mehr möglich sein soll! Die Argumentation, daß die Vollmachten ja veröffentlicht werden und widerrufene Vollmachten als widerrufen auch einzeln wieder entfernt werden müssen, zieht aus meiner Sicht nicht. Es ist denkbar, daß eine Vollmacht z.B. einen Tag nach der Anmeldung widerrufen wird - dies ändert aber nichts am Bestand der Vollmacht im Zeitpunkt der Anmeldung. Auch würde ich als Notariat das Handelsregister - wie bisher auch nicht geschehen - nicht über den Widerruf einer Vollmacht informieren. Allein die Veröffentlichung einer Vollmacht sagt aus meiner Sicht nichts über deren Bestand aus.

Informativ möchte ich noch erwähnen, daß ich hier in NRW habe dieses Problem nicht habe und die Übermittlung der Vollmachten in einer Datei anstandslos akzeptiert wird.

Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt und würde mich über Meinungen - oder die Angabe entsprechender Rechtsgrundlagen - sehr freuen.

Hallo !
Zunächst einmal - schön, Euch kennenzulernen. Bin neu hier und hoffe, daß ich mit meiner Fage zum Thema Vollmachten bei Publikums-KGs hier an der richtigen Stelle gelandet bin. Folgendes Problem habe ich mit einem Registergericht in Hessen:
Bei der Anmeldung von neuen Kommanditisten reiche ich in elektronischer Form ein die Handelsregisteranmeldung (erste Datei) sowie die Vollmachten der neuen Kommanditisten (zweite Datei) als beglaubigte Abschrift. Das Registergericht beanstandet und verlangt, daß jede einzelne der neuen Vollmachten als getrennte Datei und einzeln signiert eingereicht wird.
Die praktische Seite bei mir im Notariat sieht so aus, daß sich die Originale aller Vollmachten hier im Büro befinden. Ich reiche - auf ausdrücklichen Wunsch des betroffenen Gerichtes - nicht alle Vollmachten bei jeder Anmeldung ein, sondern nur die der neuen Kommanditisten. Weiterhin die Bestätigung, daß mir die bereits eingereichten Vollmachten der aktuell handelnden Kommanditisten im Zeitpunkt der Anmeldung unwiderrufen im Original vorlagen.

Als die Vollmachten noch in Papierform eingereicht wurden, habe ich z.B. 50 Vollmachten kopiert, zusammengebunden und als eine beglaubigte Abschrift mit einem Beglaubigungsvermerk gesiegelt eingereicht. Ich kann nicht feststellen, woraus sich ergibt, daß dieses in elektronischer Form nicht mehr möglich sein soll! Die Argumentation, daß die Vollmachten ja veröffentlicht werden und widerrufene Vollmachten als widerrufen auch einzeln wieder entfernt werden müssen, zieht aus meiner Sicht nicht. Es ist denkbar, daß eine Vollmacht z.B. einen Tag nach der Anmeldung widerrufen wird - dies ändert aber nichts am Bestand der Vollmacht im Zeitpunkt der Anmeldung. Auch würde ich als Notariat das Handelsregister - wie bisher auch nicht geschehen - nicht über den Widerruf einer Vollmacht informieren. Allein die Veröffentlichung einer Vollmacht sagt aus meiner Sicht nichts über deren Bestand aus.

Informativ möchte ich noch erwähnen, daß ich hier in NRW habe dieses Problem nicht habe und die Übermittlung der Vollmachten in einer Datei anstandslos akzeptiert wird.

Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt und würde mich über Meinungen - oder die Angabe entsprechender Rechtsgrundlagen - sehr freuen.

Zitat von Rapunzel

... Meines Wissens gibt es nirgendwo eine Vorschrift, wonach Dokumente in getrennten Dateien einzureichen sind. ... Und die Argumentation mit dem möglichen Widerruf der Vollmachten kann ich auch nicht nachvollziehen.