Zusammenarbeit mit Notaren - was ist wichtig?

  • Liebe Rechtspfleger und Rechtspflegerinnen, ich fange demnächst als Notarassessor an und möchte mich so gut wie möglich auf den Beruf vorbereiten. Ich habe mit mehreren Notaren bzw. Notariatsfachangestellten gesprochen und gehört, dass es gelegentlich zu Schwierigkeiten zwischen dem Notariat und dem zuständigen Rechtspfleger kommt. Der Notar sollte derartige Schwierigkeiten natürlich möglichst vermeiden. Ich würde gern wissen, welches nach Eurer Erfahrung die häufigsten Fehler sind, die von Notariaten gemacht werden, und wie man sie am besten vermeidet. Vielen Dank für alle Antworten und Gruß Micha

  • - spontan nach meinen bisherigen Erfahrungen -

    Der häufigste Fehler ist schlicht Schlamperei. Gegen Fehler gibt es bekanntlich kein Allheilmittel, aber man sollte schon den Ehrgeiz haben, sie so gering wie zu halten.

    Unübersichtliche Urkunden kommen im Regelfall nicht gut an (z. B. Löschungszustimmungen irgendwo unter "Hinweise", Rangvorbehalte in Anlagen über die Kaufpreisfinanzierung oder wirre Rangverhältnisse, weil es keinen Punkt "Rangverhältnisse" bei Überlassungen mit mehr als zwei harmlosen Gegenrechten gibt).

    Unbeliebt sind Kaufurkunden, die mitsamt Baubeschreibung oder gar (kommt gelegentlich vor) Teilungserklärung und Bauplänen ausgefertigt werden, weil uns das beim Kauf nicht interessiert, es die Akten aber so unangenehm dick macht.

    Viel Ärger kann man sich sparen, wenn die Vollzugsmitteilungen genau gelesen und Korrekturen sogleich angestoßen werden. Dann beträgt die Reparaturquote immerhin noch 95%, auch die Beteiligten sich meist noch willig.

    Unschön sind auch manche Verhaltensweisen von manchen Notariaten/-angestellten, z. B. die Auskunft an die Parteien, der Vorgang liege bereits/längst beim Grundbuchamt unter Verschweigen der Tatsache, dass das Notariat bereits/längst eine Zwischenverfügung erhalten hat, und ähnliches.

    Es könnte sich rentieren zu erforschen, wie aufgeschlossen das Grundbuchamt, mit dem Du hauptsächlich zu tun hast, gegenüber Voranfragen ist.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Andreas hat es sehr schön auf den Punkt gebracht. :daumenrau

    Punkten kann man auch damit, wenn im Notarantrag klare und vollständige Anträge gestellt werden. Sehr unbeliebt ist bei Rechtspflegern und Grundbuchführern "... überreiche ich ... mit dem Antrag, den in der Urkunde gestellten Anträgen zu entsprechen" oder ähnlich.

    Life is short... eat dessert first!

  • Liebe Rechtspfleger und Rechtspflegerinnen, ich fange demnächst als Notarassessor an und möchte mich so gut wie möglich auf den Beruf vorbereiten. Ich habe mit mehreren Notaren bzw. Notariatsfachangestellten gesprochen und gehört, dass es gelegentlich zu Schwierigkeiten zwischen dem Notariat und dem zuständigen Rechtspfleger kommt. Der Notar sollte derartige Schwierigkeiten natürlich möglichst vermeiden. Ich würde gern wissen, welches nach Eurer Erfahrung die häufigsten Fehler sind, die von Notariaten gemacht werden, und wie man sie am besten vermeidet. Vielen Dank für alle Antworten und Gruß Micha



    Wer sich bei mir unbeliebt machen will, schickt eine Urkunde 35 Seiten
    Arial 10 einzeilig, Kraut und Rüben durcheinander, zum Vollzug! Grrrr...
    Liegt erstmal im Schweinefach ... ganz unten! :teufel:

    Also, klare Ansagen:
    Ich überreiche 1) 2) 3)
    und stelle folgende Anträge 1) 2) 3)
    Der Antrag auf Eintragung der Rück-AV wird zum jetzigen Zeitpunkt ausdrücklich nicht gestellt.

    ...und: Den Dialog mit dem Rechtspfleger suchen.
    - Sprechenden Menschen ist zu helfen.
    - Es gibt keine dummen Fragen.
    - Telefonieren/pers. Rücksprache ist einfacher als Schreiben!

  • Ich kann meinen Vorpostern nur zustimmen!
    Für mich persönlich ist die Kommunikation mit den Notariaten das Wichtigste. Dabei will ich gar nicht immer den Notar selber sprechen. Die gute Zusammenarbeit hängt deshalb ganz stark von der Qualität und Kommunikationsbereitschaft der Mitarbeiter/innen ab.
    Schlechtes Beispiel:
    Ich rufe an, weil sich z. B. ein Fehler in die Urkunde eingeschlichen hat, der wahrscheinlich eher ein Schreibfehler ist, aber dann doch rechtliche Relevanz entwickelt. Die Sachbearbeiterin antwortet nur: "Können Sie das nicht schriftlich machen?". Das macht die Sachbearbeiterin ein paar Mal, danach kommt alles NUR NOCH schriftlich!
    Gutes Beispiel: Telefonliste mit Durchwahl-Nr. der Mitarbeiter verteilen!

    Ich habe hier ganz überwiegend aber mit Notariaten zu tun, wo nach einem Anruf meine "Beanstandung" ruckzuck erledigt wird. Mit manchen Bürovorstehern plausche ich auch einfach mal so (insbesondere, wenn es quasi Kollegen sind, also "gelernte" Rechtspfleger!).
    Meine Quote von förmlichen Zwischenverfügung liegt bei deutlich unter 10 %.
    Was ich auch ganz nett finde, wenn sich der neue Notar mal persönlich vorstellt. Ich habe das auch gemacht, als ich an einem kleinen Gericht gearbeitet habe, das hauptsächlich von einem einzigen Notariat "beliefert" wurde. Hab mich bei den beiden Notaren und dem Bürovorsteher einfach mal vorgestellt als "Neue". An meinem jetztigen Gericht wäre ich allerdings lange unterwegs gewesen, wenn ich auch nur bei ortsansässigen Notaren reinschauen wollte, ganz zu schweigen von den kreiszugehörigen.... Ist halt ein großer Bezirk hier. Geht leider nicht immer.
    Und, lieber Micha, vorher fragen - ist auf jeden Fall klasse! :daumenrau

    Grüße aus dem Rheinischen
     Bee
    ________________________________________________
    Jedes Wort ist falsch und wahr, das ist das Wesen des Wortes.
    Max Frisch

  • Alles, was die Vorredner ansprechen, ist beachtenswert!
    Manche Notariate legen immer noch Urkunden "zum Vollzug" vor, so dass sich der Rechtspfleger durch die Urkunden hindurchkämpfen darf, um alle Anträge zu "finden!"
    Einige Notare sind auch wirklich findig im Verstecken von Anträgen!

    Abgesehen davon, dass in den Urkunden häufig Anträge enthalten sind, welche schon erledigt wurden, halte ich diese Art von Antragsstellung für unkollegial.

    Mit bestimmten Anträgen hat übrigens das Notariat bei Kontrolle der Eintragungsnachrichen leichter zu arbeiten, weil man nur kontrollieren muss, ob den gestellten Anträgen entsprochen wurde.

  • ...Mit bestimmten Anträgen hat übrigens das Notariat bei Kontrolle der Eintragungsnachrichen leichter zu arbeiten, weil man nur kontrollieren muss, ob den gestellten Anträgen entsprochen wurde.


    Und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Rechtspfleger nach den Dienstbarkeiten unter Ziff. XI auch die Zusatzdienstbarkeit unter Ziff. XVII nicht übersieht.

    Das persönliche Vorstellen hat mich auch immer gefreut, besonders dann, wenn es nicht nur beim Direktor erfolgt ist. Das wäre aber für eine gute Zusammenarbeit natürlich keine Bedingung.

    Fein finde ich es auch, wenn konträre Rechtsansichten "sportlich" und nicht als persönliche Beleidigung betrachtet werden.

    Weiterer Punkt, der mir gerade einfällt:
    Das Grundbuchamt hat kein Urkundenregister. Das zentrale Aktenzeichen ist die Kombination Gemarkung/Blatt. Wenn auf also Urkunden (oder auch auf Anträge) Bezug genommen wird, die "bereits bei den Grundakten sind", ist es sehr hilfreich zu wissen, wo sie dort sind (z. B. "Pfandfreigabe, eingereicht zu Bl. 10667"). Dann sehe ich in den Akten von Bl. 10667 die Vorlage oder zumindest einen Hinweis, wo sie ist. Auf eine allgemeine Feststellung, dass die Urkunde "bei den Grundakten" liegt, reagiere ich mittlerweile nur noch mit dem Hinweis, dass wir davon zirka 65.000 haben und die Bearbeitung des Antrags durch eine genauere Angabe beschleunigt werden könnte.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Dem oben gesagten kann ich mich nur anschließen.

    Außerdem ziehe ich es vor, wenn die Urkunden nur einseitig beschrieben sind, in klare Abschnitte gegliedert sind, die Abschnitte passende Überschriften haben und ein ausreichender Zeilenabstand eingehalten wird.

    Ich freue mich außerdem, wenn ich ordentlich kopierte und saubere Urkunden bekomme und nicht Ausfertigungen nach dem Motto "ist ja nur für´s Gericht".

    Die meisten Probleme lösen sich von selbst - man darf sie nur nicht dabei stören.

  • Sehr schön finde ich die ausführlichen Angaben zu den Beteiligten, wie sie hier leider nur von einem einzigen Büro in die Urkunden aufgenommen werden:
    - sämtliche Vornamen, Rufname unterstrichen
    - Nachname
    - ggf. Geburtsname
    - Geb.datum
    - Geb.Ort
    - Staatsangehörigkeit
    - Güterstand.

    Absolut danaben finde ich z.B. Unterschriftsbeglaubigungen, die nicht mal das Geb.datum der Beteiligten enthalten.

    Ulf

    Alle Äußerungen hier sind als rein private Meinungsäußerung zu verstehen,
    sofern es bei den Beiträgen nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet wird.

  • Ulf
    Du bist ja leicht zufrieden zu stellen.

    Punkte 1-4,6 sind hier überall Standard.
    Punkt 5 machen manche Notare (finde ich jetzt aber auch nicht wichtig)
    Punkt 7 wird nur bei Bedarf, dann aber fast immer vermerkt.

    Und wir haben in unserem Einzugsgebiet um die 100 Notare, wo die Bezeichnung der Beteiligten - von Schreibversehen mal abgesehen, die es manchmal gibt - nur im Promillebereich ein Problem darstellt.

    (Oder direkter gefragt: Was sind denn das für Notariate?????)

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Nett wäre auch das Vermeiden von "Standard"-Fehlern/Ärgernissen, z. B.:
    - Erbschein und TV-Zeugnis sind immer in Ausfertigung einzureichen,
    - fehlende Angabe der Hinterlegungsstelle des Verwalternachweises,
    - wenn Bewilligungen (z. Pfandhaftentlassungsbewilligungen) mehrere
    Blätter betreffen, beglaubigte Kopien zum Antrag beifügen, statt auf
    bereits eingereichte Urschrift in anderem Blatt zu verweisen,
    - Gemeinschaftverhältnisse in den Bewilligungen angeben
    (Schenkungsverträge!!!)
    - Anträge erst stellen, wenn alle Eintragungsunterlagen vorhanden sind
    ( z. B. fehlende UB)
    - sinnvolle Antragsreihenfolge (z. B. erst Fortführung der Flurstücke, dann
    Abschreibung, dann AV und GS für die Teilflächen), ggf. in Absprache mit
    zuständigem Rpfl.
    - Antragsrücknahme erfordert Dienstsiegelabdruck
    - Anschriftenänderungen der Beteiligten mitteilen

  • @HugoH
    Wegen der Verwalter empfiehlt sich im EDV-Zeitalter evtl. eine Verwalterliste...

    Wir haben hier für Grundbuchsachen unseren eigenen Ordner. Darin ist u. a. ein Unterordner "Verwalterliste", worin in einzelnen, nach Gemarkung und erster Blattstelle beannten Word-Dokumenten die Verwalternachweise aktuell geführt werden. Erspart suchen, neue Vorlagen u. a. Zweckmäßigerweise kann man sich auch auf die Angaben seiner Kollegen verlassen (wenn man das nicht will: Es ist auch stets die Fundstelle in den Akten angegeben, so dass man nochmal nachschauen kann).

    Bei Interesse schicke ich Dir ein Muster per e-Mail (PN).

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Andreas:
    Muster ist willkommen. Wir haben hier schon Versuche mit PC-Listen gemacht, die aber - auch wegen der Überlastung hier - nie konsequent geführt und z. T. auch von "unvorsichtigen" Kolleginnen gelöscht wurden.
    Sind jetzt dazu übergegangen, die Nachweise (auch gegen die Vorgaben der Einreicher) immer zur 1. Akte der Serie zu nehmen.

  • Außerdem liebt jeder Bearbeiter kurze, übersichtliche Urkunden und Anträge. Nicht nur in den Anträgen, sondern auch in der Urkunde sollte die gewünschte Eintragung klar und deutlich bewilligt werden.

    Falls Du kompliziertere Sachen (z.B. mit vielen betroffenen Grundbüchern) beantragen musst, ist es auch nützlich, das GBA mal zu fragen, wie die Sachen dort organisatorisch gehandhabt wird.

    * Was schert´s die Eiche, wenn das Schwein sich an ihr reibt! *

  • Andreas und HuhoH:
    Bei uns werden die Verwalternachweise grundsätzlich zur ersten Akte der Serie genommen; Für meinen Bezirk führe ich aber auch noch eine EDV-Liste. Dann muß ich nicht immer losrennen und in die Akte schauen.

    zurück zur Ausgangsfrage:
    Für vollständige Urkunden bin ich auch immer dankbar! Ich hatte gerade eben eine Urkunde, wo die Notarin eine vor Ihr vollzogenen Unterschrift beglaubigt hat. Die Unterschrift muß aber mit Geheimtinte geschrieben worden sein; jedenfalls kann ich sie einfach nicht entdecken!

    Ansonsten kann mich mich meinem Vorpostern nur anschließen!

    Wenn auf den Kiel die Sonne lacht, hat der Segler wohl was falsch gemacht! (unbekannt)

  • Ergänzung zu nordlicht:

    Bei Adressenänderungen der Beteiligten immer das GBA benachrichtigen - die Beteiligten selbst machen es nicht und das GBA hat keine Glaskugel.

    * Was schert´s die Eiche, wenn das Schwein sich an ihr reibt! *

  • Ich kann dem ganzen hier nur zustimmen.

    Da wir Bezirksnotare/Notarvertreter hier in Württemberg auch selber als "Grundbuchbeamte", Nachlassrichter und Vormundschaftsrichter zuständig sind, ist es für uns sehr gut möglich, die Problematik bei Gestaltung der Urkunden/Vorlageschreiben nachzuvollziehen. Ich versuche deswegen meine Urkunden/Vorlageschreiben so zu gestalten, dass mein Gegenüber (Richter, Rechtspfleger, Notar, etc.) sofort Bescheid weiß was gewollt ist und wo es in der Urkunde steht, da ich, wenn ich selbst das entscheidende FG-Organ wäre, dies genauso von dem Einreicher verlangen/erwarten würde.

  • Die vorgenannten rechtlichen Anmerkung halte ich so ziemlich alle für beherzenswert. Nichtbeachtung darf m. E. indes nicht zu gesteigertem Blutdruck führen. Wer als Notar umständlich arbeitet muss eben schlicht damit rechnen, dass Anträge auch nur umständlich abgearbeitet werden können. Auch das hat aber zügig, gewohnt zuvorkommend und wenn es vertretbar ist auch möglichst unbürokratisch zu geschehen.
    Irgendwann sollte die Kundschaft auch merken, bei welchen Notariaten Anträge besser erledigt werden.

    Wichtiger erscheint mir, dass man nicht durch sonstiges Verhalten aneckt, denn das mindert meine Neigung zur unbürokratischen Sachbehandlung doch deutlich.
    Ein Notariat bespach trotz detaillierter Zwischenverfügung noch wiederholt mit mir einen Urkundenentwurf. Als nach Monaten des notariellen Nichtstuns die Sache eilig geworden war, wurde ein weiterer Entwurf nachgeschoben, der dann nach der hektisch anberaumten Beurkundung auf einmal wieder anders aussah als vorab angekündigt. Von mir vorbereitete Eintragungsbausteine waren demzufolge auf die Urkundsentwürfe eingenordet. Hinweis auf Inhaltsänderungen zwischen Urkunde und Entwuf kamen keine.
    Zweiter Fall war der, dass ein Notar mich telefonisch kurzfristig nicht erreichen konnte (ich glaube weil ich wegen Rückfragen irgendeiner C- oder M-Geschäftsstelle im Haus rumgeschwirrt bin) und sich beim Geschäftsleiter nach meinem Verbleib erkundigt hat.
    Am besten fand ich aber eine Notarin, die in ihre Urkunde ausdrücklich ihre Kenntnis über nicht zutreffende Grundbuchstände hinneinnimmt und die Sache trotz der daraus notwendig resultierenden umfangreichen Folgefehler auch noch als eilig einreicht.


  • Ein Notariat bespach trotz detaillierter Zwischenverfügung noch wiederholt mit mir einen Urkundenentwurf. Als nach Monaten des notariellen Nichtstuns die Sache eilig geworden war, wurde ein weiterer Entwurf nachgeschoben, der dann nach der hektisch anberaumten Beurkundung auf einmal wieder anders aussah als vorab angekündigt.

    Urkundsentwürfe prüfe ich nie. Ich bin grundsätzlich der Meinung, dass derjenige, der die Kohle (Beurkundungsgebühr) verdient, auch die Arbeit erledigen sollte.

  • Ein zweischneidiges Schwert, die Ausnahme muss es aber immer bleiben - in seltenen Fällen kann man sich ja wirklich viel Arbeit ersparen.
    Bei Kanzleien, die mir dadurch aber offensichtlich nur Mehrarbeit und weitere Haftungsrisiken bescheren, passiert mir das aber sicherlich kein zweites mal.

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