Todeserklärungssache

Nach Nr. 84f der Aufbewahrungsbestimmungen sind Verschollenheitssachen 30 Jahre aufzubewahren. Das Staatsarchiv wird sich über die örtliche Verwaltung schon melden, wenn es Akten haben will.

Übrigens:
Ich habe noch nie in meinem Leben die Aufbewahrungsfrist im Aktendeckel eingetragen. Dies ist Aufgabe des Kostenbeamten; das ist in Verschollenheitssachen - zumindest in NRW - der mittlere Dienst, da nach § 5 der Geschäftsstellenordnung für die Gerichte und die Staatsanwaltschaften
des Landes Nordrhein-Westfalen (GStO) -AV d. JM vom 10. Februar 2006 (2325 - I. 8)- JMBl. NRW S. 62 - die Kostenberechnung in Verschollenheitssachen nicht dem gehobenen Dienst vorbehalten ist.

In Bayern beträgt die Aufbewahrungsfrist der gesamten Akte 30 Jahre. Vor der Vernichtung sind Beschlüsse in Aufgebotsverfahren zur Todeserklärung, zur Aufhebung einer Todeserklärung oder zur Feststellung der Todeszeit (mit Einschränkungen) herauszunehmen (Genaueres siehe für Bayern AufbewBest Nr. 84). Die herauszunehmenden Schriftstücke sind dauernd zu verwahren, somit nach 50 Jahren dem Staatsarchiv anzubieten. Wenn die es nicht haben wollen, werden sie wohl dauernd bei Gericht verbleiben.

Achtung: Bei uns hat sich das Staatsarchiv deutlich geäußert, dass es von einer Teilausscheidung (eine solche läge hier nach 30 Jahren vor) bei Akten, die es später übernimmt, absolut nicht begeistert ist. Diese Einstellung halte ich auch für richtig. Bei uns unterbleibt die Teilausscheidung bei diesen Akten demzufolge auch. Es gibt hier keine Teilausscheidung von z. B. Nachlass- oder Todeserklärungsakten, diese werden vielmehr vollständig 50 Jahre hier verwahrt und sodann dem Staatsarchiv angeboten und von diesem auch übernommen.

Fazit: Genaueres müssten die Aufbewahrungsbestimmungen Deines Bundeslands sowie ein Gespräch mit dem Archivpfleger, ggf. Staatsarchiv ergeben.