Entfernen von Unterlagen aus der Grundakte möglich?

Hallo,

wir haben vor 3 Jahren ein Schreiben einer Baugenossenschaft bekommen, wonach Herr A, Eigentümer eines bei uns gebuchten Grundstücks, bei verschiedenen Behörden fälschlicherweise die Anschrift einer der Baugenossenschaft gehörenden Sozialwohnung als seine Adresse angebe, die er aber gar nicht bewohne und auch nicht zu bewohnen berechtigt sei. Aus nicht näher bekannten Gründen werde diese Adresse beim Finanzamt als "Scheinadresse" angegeben.

Meine Vorgängerin hat dieses Schreiben zur Kenntnis genommen und zur Grundakte des Grundbuchs, in welchem das Eigentum des Herrn A vorgetragen ist, gelegt (bei uns war schon damals die tatsächliche, richtige Anschrift des Herrn A vermerkt).

Herr A hat kürzlich die Herausgabe dieses "verläumderischen Schreibens" beantragt, worauf ich ihm geschrieben habe dieses Schreiben sei Bestandteil der Grundakte und werde deshalb nicht herausgegeben.

Nun wurde Rechtsbehelf eingelegt mit dem Antrag, das Schreiben aus der Grundakte zu entfernen.

Wir sind uns hier nicht ganz schlüssig, was in einem solchen Fall zu tun ist.
Habt ihr vielleicht eine Idee?

Der Rechtsbehelf, welcher immerhin von einem Richter a.D. stammt, wurde bezeichnet als "Rechtsbehelf (Erinnerung/Beschwerde o.Ä.)" und damit begründet, dass jeder, der zukünftig Einblick in die Grundakten nehme, von diesem Vorgang Kenntnis nehmen könne und das Grundbuchamt sich dadurch zum Helfershelfer für strafbare Handlungen machen würde.
Das Schreiben habe einen denunziatorischen, unwahren und verleumderischen Inhalt mit strafbarem Charakter, und alle anderen Behörden, u. a. auch ein anderes Grundbuchamt, hätten den Vorgang daher richtigerweise an die Baugenossenschaft zurückgereicht - nur wir nicht.

Ich wäre sehr vorsichtig mit der Herausgabe von Schriftstücken aus der Akte, vgl. Schöner, Stöber, Rdzf. 65 ff. Mag sein, dass der Antragsteller Recht hat. Vielleicht aber auch nicht. Ich würde den Antrag daher zurückweisen bzw. dem Rechtsmittel nicht abhelfen.

Wir haben überlegt, ob der Rechtsbehelf vielleicht in eine Dienstaufsichtsbeschwerde umzudeuten ist, aber auch unser Direktor sagt: Schreiben in der Grundakte lassen, Herrn A darauf hinweisen, dass auf die Wahrnehmung/Einhaltung seiner Interessen bei der Gewährung von Akteneinsicht besondere Rücksicht genommen wird...

Ich würde dem Richter a.D. den Gefallen tun und das Schriftstück aus der Akte nehmen, aber vorher gem. § 10 GBO eine begl. kopie zu der Akte fertigen.

lol geile idee. würd dann aber n kostenvorschuss verlangen bevor ichs rausschicke! großartig..

Da der Grundstückseigentümer trotz meiner Versicherungen, dass das Schreiben mangels berechtigten Interesses durch Dritte nicht eingesehen werden dürfe und dass es in einen extra Umschlag mit der Aufschrift "Einsicht nur durch Grundstückseigentümer..." gelegt werde, auf einer formellen Entscheidung besteht, schreibe ich gerade einen Nichtabhilfebeschluss. Kann man -mit Rechtsprechung o.Ä.- belegen, dass das Schreiben nur vom Einreicher zurückgefordert werden kann, nicht aber vom Grundstückseigentümer?

Danke für die Fundstellen

Diese sowie der Beschluss des BPatG im Umkehrschluss dürften wohl zur Begründung, warum das Schriftstück wenn dann nur an den Einreicher herausgegeben werden kann, ausreichen:
da die Baugenossenschaft kein Schriftstück eingereicht hat, das für ein Verfahren vor dem Grundbuchamt bestimmt ist, ist nicht davon auszugehen, dass das Schriftstück unter unwiderruflichem Verzicht auf Rückgabe eingereicht wurde. Eigentums- und besitzrechtliche Vorschriften wären hier also durchaus noch anzuwenden, was dazu führt, dass nur der Einreicher des Schreibens als dessen Eigentümer berechtigt wäre, dieses herauszuverlangen.
So oder ähnlich wird die Beschlussbegründung wohl aussehen, mal schaun was das OLG dazu sagt.

Zitat von Punkti

Danke für die Fundstellen

Diese sowie der Beschluss des BPatG im Umkehrschluss dürften wohl zur Begründung, warum das Schriftstück wenn dann nur an den Einreicher herausgegeben werden kann, ausreichen:
da die Baugenossenschaft kein Schriftstück eingereicht hat, das für ein Verfahren vor dem Grundbuchamt bestimmt ist, ist nicht davon auszugehen, dass das Schriftstück unter unwiderruflichem Verzicht auf Rückgabe eingereicht wurde. Eigentums- und besitzrechtliche Vorschriften wären hier also durchaus noch anzuwenden, was dazu führt, dass nur der Einreicher des Schreibens als dessen Eigentümer berechtigt wäre, dieses herauszuverlangen.
So oder ähnlich wird die Beschlussbegründung wohl aussehen, mal schaun was das OLG dazu sagt.

Die Entscheidung teile uns dann bitte mit! Danke

Heute ist die Entscheidung des OLG gekommen: das Schriftstück muss aus der Akte entfernt werden!
Zur näheren Begründung s. OLG München vom 07.06.2010, 34 Wx 118/09.

Da die Entscheidung offenbar nur über die Datenbank Bayernrecht eingesehen werden kann, stelle ich den Beschlusstext hier ein:

OLG München, 34. Zivilsenat
Beschluss vom 07.06.2010
34 Wx 118/09

I. Auf die Beschwerde des Beteiligten wird der Beschluss des Amtsgerichts ... - Grundbuchamt - vom 15. Oktober 2009 aufgehoben.

II. Das Amtsgericht ... - Grundbuchamt - wird angewiesen, das Schreiben der Baugenossenschaft ... vom 29. März 2006 nebst Anlagen aus den Grundakten zu entfernen.

Gründe
I.
Der Beteiligte ist als Eigentümer eines Grundstücks im Grundbuch eingetragen. Dem Grundbuchamt ist eine Wohnanschrift in der Stadt M. bekannt, unter der der Beteiligte mit dem Grundbuchamt korrespondiert und postalisch auch erreichbar ist. Im April 2006 ging beim Grundbuchamt das Schreiben einer Baugenossenschaft vom 29.3.2006 nebst Anlagen ein, in dem u.a. unter Bezugnahme auf berufs-, steuer-, straf- und zivilrechtliche Vorgänge mitgeteilt wurde, dass der Beteiligte nicht berechtigt sei, die zur Anschrift gehörige Wohnung zu nutzen oder als Wohnsitz anzugeben. Tatsächlich werde die Wohnung seit mehreren Jahren nicht genutzt, sondern nur als „Scheinadresse“ geführt. Das Grundbuchamt werde gebeten, die aus seiner Sicht erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.
Die zuständige Rechtspflegerin vermerkte auf dem Schreiben, dass nichts veranlasst sei. Das Schreiben befindet sich seitdem in den Grundakten.
Unter dem 10.10.2009 hat der Beteiligte, der durch Zufall davon erfahren hatte, beantragt, das Schriftstück aus den Grundakten zu entfernen. Das Grundbuchamt hat ihm am 15.10.2009 mitgeteilt, dass das Schreiben Bestandteil der Grundakte sei und nicht entfernt werden könne. Der Beteiligte hat daraufhin unter dem 24.10.2009 Rechtsbehelf eingelegt und hierzu vorgetragen, dass der private Vorgang keine Bedeutung für Grundbuch und Grundakten hätte und auch nicht notwendiger Bestandteil der Grundakten sei, sondern das Schreiben im Gegenteil einen denunziatorischen, unwahren und verleumderischen Inhalt mit strafbarem Charakter besitze. Jeder, der in Zukunft das Grundbuch einsehen dürfe, könne den Inhalt des Vorgangs zur Kenntnis nehmen. Nach weiterem erfolglosem Schriftwechsel hat das Grundbuchamt auf die Bitte des Beteiligten um formelle Entscheidung mit Beschluss vom 17.11.2009 dem Rechtsmittel nicht abgeholfen. Es hat seine Haltung im Wesentlichen damit begründet, dass ungeachtet der Frage, ob das Schriftstück einen zwingend in der Grundakte zu verbleibenden Eingang darstelle, nur dem Einreicher das Recht zustehe, dessen Herausgabe zu verlangen, nicht aber dem Antragsteller. Da das Schriftstück nicht für ein Verfahren vor dem Grundbuchamt bestimmt gewesen sei, sei auch nicht davon auszugehen, dass es unter unwiderruflichem Verzicht auf Rückgabe eingereicht worden sei.
II.
Die Beschwerde ist zulässig.
1. Die Beschwerde findet nach § 71 Abs. 1 GBO gegen Entscheidungen des Grundbuchamtes statt. Die ablehnende Verfügung vom 15.10.2009 ist eine solche Entscheidung. Entscheidung ist jede für die Außenwelt bestimmte, auf einen sachlichen Erfolg gerichtete, die Rechtsverhältnisse der Beteiligten unmittelbar regelnde Maßnahme (vgl. Meikel/Streck GBO 10. Aufl. § 71 Rn. 17; Demharter GBO 27. Aufl. § 71 Rn. 11). Der Antrag des Beteiligten, ein Schriftstück aus den Akten zu entfernen, wurde zurückgewiesen. Es liegt also nicht nur ein innerdienstlicher Vorgang vor. Unerheblich ist, ob die Entscheidung in Beschlussform gekleidet ist.
2. Der Antrag des Beteiligten wurde durch das Amtsgericht gerade in dessen Funktion als Grundbuchamt (vgl. § 1 Abs. 1 Satz 1 GBO) zurückgewiesen. Die Behandlung eingereichter Urkunden, z. B. ihre Verwahrung oder Herausgabe (§§ 10, 10a GBO) und die Entscheidung darüber, wie die Grundakten geführt werden und was in diese einzuordnen ist, sind in der Grundbuchordnung und in der Grundbuchverfügung geregelt und dem Grundbuchamt zugewiesen (vgl. Demharter § 71 Rn. 14; Meikel/Streck § 71 Rn. 91; Meikel/Böttcher Vorbem. zu § 24 GBV Rn. 3).
3. Um eine Erinnerung gemäß § 12c Abs. 4 Satz 1 GBO gegen eine Entscheidung des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle über einen Antrag auf Rückgabe von Urkunden (§ 12c Abs. 1 Nr. 4 GBO) handelt es sich nicht. Der Beteiligte verlangt nicht eine von ihm eingereichte Urkunde zurück, sondern begehrt die Entfernung eines Schriftstücks aus den Grundakten. Hierin liegt keines der im § 12c Abs. 1 GBO dem Urkundsbeamten übertragenen Geschäfte, weshalb auch zutreffend die Grundbuchrechtspflegerin die angegriffene Verfügung getroffen hat.
4. Der Beteiligte hat ein eigenes rechtliches Interesse; er kann geltend machen, in einem Recht beeinträchtigt zu sein. Zwar besteht die Aufbewahrungspflicht im öffentlichen Interesse. Die Aufbewahrung derjenigen Urkunden, auf die sich eine Eintragung gründet, ist deshalb notwendig, damit der jederzeitige Nachweis gesichert ist, dass bei der Vornahme einer Eintragung deren gesetzliche Voraussetzungen erfüllt waren. Dies spielt beispielsweise für die noch Jahre später mögliche Eintragung eines Widerspruchs gegen die Richtigkeit des Grundbuchs (§ 53 Abs. 1 GBO) eine Rolle. Eine Urkunde, auf die eine Eintragung Bezug nimmt, ist aufzubewahren, da sie einen wesentlichen Bestandteil der Eintragung und damit gewissermaßen einen Teil des Grundbuchs selbst bildet (vgl. Meikel/Böttcher § 10 Rn. 2). Berührt ist aber zumindest dann auch die Rechtsposition eines im Grundbuch eingetragenen Berechtigten, wenn es sich um Schriftstücke handelt, auf die eine Eintragung sich weder gründet noch Bezug nimmt (§ 10 Abs. 1 Satz 1 GBO), und wenn diese Schriftstücke Angaben enthalten, die geeignet sind, den Rechtsinhaber in den Augen Dritter herabzusetzen, während sie für die Registerfunktion keinerlei Bedeutung haben. Wie die Rechtsstellung des Beteiligten beeinträchtigt ist, wenn etwa im Bestandsverzeichnis des Grundbuchs tatsächliche Angaben fehlen (BayObLGZ 1976, 106/109; vgl. Meikel/Streck § 71 Rn. 118 m. w. N.), so kann er auch beeinträchtigt sein, wenn die Grundakten kompromittierende Angaben Dritter enthalten, zumal nicht ausgeschlossen werden kann, dass sie im Wege der Akteneinsicht weiteren Personen zugänglich werden.
Das Einsichtsrecht nach § 12 Abs. 1 GBO betrifft allerdings nur das Grundbuch selbst einschließlich der Urkunden, auf die im Grundbuch zur Ergänzung einer Eintragung Bezug genommen ist, ferner die noch nicht erledigten Eintragungsanträge. Jedoch dehnt § 46 GBV (vgl. § 12 Abs. 3 Nr. 1 GBO) das Einsichtsrecht Dritter auf die Grundakten als solche (vgl. § 24 GBV) aus, so dass hiernach bei berechtigtem Interesse auch Einblick in Schriftstücke genommen werden kann, die - wie das gegenständliche Schreiben - keinen ergänzenden Bezug zur Grundbucheintragung aufweisen (dazu Demharter § 12 Rn. 17; Meikel/Böttcher § 46 GBV Rn. 2; vgl. OLG Stuttgart BWNotZ 1998, 145).
III.
Die Beschwerde hat auch in der Sache Erfolg.
1. Der Beteiligte kann die Entfernung des Schriftstückes aus der Grundakte verlangen.
Gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 GBO sind Urkunden, auf die eine Eintragung sich gründet oder auf die sie Bezug nimmt, dauernd aufzubewahren. In die Grundakten sind außerdem Schriftstücke, die sich auf das Grundbuchblatt beziehen, wie Eingänge, Protokolle, Verfügungen, Entwürfe, Kostenrechnungen usw. einzuordnen (vgl. etwa Meikel/Böttcher Vorbem. zu § 24 GBV Rn. 4). Das Grundbuchamt darf außerhalb des Eintragungsverfahrens Urkunden entgegennehmen und gemäß § 24 GBV, § 21 AktO verwahren, wenn ihm deren Inhalt für die sachgerechte Behandlung künftig zu erwartender Eintragungsanträge bedeutsam erscheint, z. B. im Rahmen der Pflicht des Grundbuchamts, das Grundbuch richtig zu halten. Das Grundbuchamt ist im Eintragungsverfahren aber zu Amtsermittlungen nicht verpflichtet und darf grundsätzlich auf die Richtigkeit der ihm vorgelegten Eintragungsunterlagen vertrauen. Es ist dementsprechend zur Entgegennahme von Urkunden außerhalb eines Eintragungsverfahrens zwar berechtigt, jedoch nicht verpflichtet (vgl. BayObLGZ 1975, 264/266; auch Senat vom 24.2.2010, 34 Wx 001/10).
Selbst wenn man dem Grundbuchamt insoweit einen Ermessensspielraum einräumt, so sind doch im öffentlichen Interesse die Grundakten so weit wie möglich von Schriftstücken freizuhalten, die Informationen enthalten, die außerhalb des Rahmens des Publikationszwecks des Grundbuchs liegen (Meikel/Böttcher § 24a GBV Rn. 1 a.E., § 46 GBV Rn. 2 a.E.). Das Schreiben vom 29.03.2006 fällt nicht unter die im § 10 Abs. 1 Satz 1 GBO aufgeführten Urkunden. Es steht in keinem Bezug zu dem Grundbuchblatt. Es kann auch nicht unter dem Gesichtspunkt, dass das Grundbuchamt zur Erfüllung seiner Verpflichtung aus § 55 Abs. 1 Satz 1 GBO die Anschrift des Eigentümers benötigt, zu den Grundakten genommen werden (vgl. Senat vom 24.2.2010, 34 Wx 001/10). Denn das Schriftstück enthält insoweit lediglich nicht weiter belegte Behauptungen, die allenfalls die Grundlage weiterer Ermittlungen darstellen könnten, wozu das Grundbuchamt jedoch nicht verpflichtet und damit auch nicht befugt ist (vgl. OLG Brandenburg RNotZ 2008, 224; Demharter § 55 Rn. 25). Gleichzeitig enthält das Schriftstück mitsamt seinen Anlagen Behauptungen, die nicht nur mit dem Inhalt des Grundbuchs und mit den Aufgaben des Grundbuchamts nichts zu tun haben, sondern darüber hinaus ehrenrührig sind und das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Beteiligten tangieren, das ihn vor unbegrenzter Erhebung, Speicherung, Verwendung und Weitergabe persönlicher Daten schützt (BVerfGE 65, 1/43; Lindner in Lindner/Möstl/Wolff Verfassung des Freistaates Bayern Art. 101 Rn. 29 f.). Selbst wenn sie zutreffen sollten, wäre ihre Aufbewahrung in den Grundakten und (ggf.) ihr Bekanntwerden gegenüber Außenstehenden geeignet, das Persönlichkeitsrecht des Beteiligten zu verletzen. Dass sie Dritten, etwa im Rahmen der grundsätzlich zulässigen Einsicht in die Grundakten, bekannt werden, kann nicht sicher ausgeschlossen werden (s.o. II. 4.). Zu beachten ist auch, dass der Beteiligte in diesem Fall den Datenfluss in die Grundakten, anders als etwa im Antragsverfahren, nicht steuern kann (Meikel/Böttcher aaO.; siehe auch Demharter FGPrax 2001, 52/53 unter 3.).
2. Da das Schriftstück in keinem Zusammenhang mit einer Eintragung steht und auch sonst für die Führung der Grundakten und die Aufgabenerfüllung des Grundbuchamts keine Bedeutung hat, außerdem geeignet ist, Rechte des Beteiligten zu beeinträchtigen, ist das Ermessen des Grundbuchamts eingeschränkt. Sachgerecht ist hier nur, antragsgemäß das Schriftstück vom 29.3.2006 samt Anlagen aus den Grundakten zu entfernen. Mit dieser Maßnahme ist in jedem Fall ausgeschlossen, dass das Schriftstück eingesehen werden kann, wenn Dritte künftig in die Grundakten Einsicht nehmen.
Es kann dahinstehen, ob das Grundbuchamt dem nachkommt, indem es das Schreiben an den Absender zurückreicht. Auch die Aktenordnung (vgl. § 21 Abs. 3 AktO) bietet etwa die Möglichkeit, Schriftstücke von vorübergehender Bedeutung – erst recht solche ohne Bedeutung – zu Sonderheften zu nehmen und deren Weglegung zu verfügen
IV.
Eine Kostenentscheidung ist nicht veranlasst. Für eine Zulassung der Rechtsbeschwerde (§ 78 GBO) fehlen die gesetzlichen Voraussetzungen.