Posteingang nach Aktenvernichtung

  • Hallo,

    mich würde mal interessieren, wie es an euren Gerichten gehandhabt wird, wenn nach der Vernichtung einer Verfahrensakte noch Post zum Verfahren eingeht. Wird dann nochmal eine neue Akte angelegt? Gleiches oder neues Aktenzeichen? Wenn die neue Sache erledigt ist wieder Weglegung samt neuer Aufbewahrungsfrist? Ist hinsichtlich letzterem gegebenenfalls zu unterscheiden, um welche Art Posteingang es sich handelt (also eine Mithaftanfrage der Kasse dürfte ja unter Umständen von anderer Bedeutung sein als beispielsweise ein Kostenfestsetzungsantrag)?

    Und vielleicht in diesem Zusammenhang noch eine Frage: Wann werden bei euch die elektronisch erfassten Verfahrensdaten gelöscht? Mit Vernichtung der Akte?

    Fragen über Fragen, aber die hiesigen Vorschriften sagen zu diesen Themen leider überhaupt nichts... Also hoffe ich mal, dass der ein oder andere hier schon Erfahrungen damit gemacht hat :gruebel:

  • Wenn die Akten vernichtet wurden, dürften / müssten / sollten jegliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sein. Ergo würde ich ein dann noch eingehendes Schreiben allenfalls ins AR eintragen und mit einem entsprechenden Hinweis zurücksenden.

    Was die Löschung elektronisch gespeicherter Verfahrensdaten anlangt: auch insoweit gibt es eigentlich überall klare Löschvorschriften. Tatsächlich werden die Daten aber maximal "gerumpft", sprich gespeicherte Dokumente gelöscht, und an sonsten zu Auskunftszwecken behalten.Eigentlich vollkommen falsch, aber praktisch.

  • Wenn die Akten vernichtet wurden, dürften / müssten / sollten jegliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sein. Ergo würde ich ein dann noch eingehendes Schreiben allenfalls ins AR eintragen und mit einem entsprechenden Hinweis zurücksenden.



    Auch dann eventuell eingehende Kostenfestsetzungsanträge? Mit welcher Begründung lehnst du dann die Festsetzung ab? (mal davon ausgegangen, dass es sich um einen ganz simplen Antrag handelt, bei dem nix weiteres anhand einer Akte festzustellen wäre)

    Was die Löschung elektronisch gespeicherter Verfahrensdaten anlangt: auch insoweit gibt es eigentlich überall klare Löschvorschriften. Tatsächlich werden die Daten aber maximal "gerumpft", sprich gespeicherte Dokumente gelöscht, und an sonsten zu Auskunftszwecken behalten.Eigentlich vollkommen falsch, aber praktisch.



    Wo stehen denn diese Löschvorschriften? Ich finde dazu nichts. Oder sind das dann interne Anweisungen? (In dem Fall gibt es hier nämlich tatsächlich keine...) Dass lediglich die zugehörigen Dokumente gelöscht werden, finde ich auch praktischer, wenn auch dann den (eventuell vorhandenen) Vorschriften nicht entsprechend.



  • Auch dann eventuell eingehende Kostenfestsetzungsanträge? Mit welcher Begründung lehnst du dann die Festsetzung ab? (mal davon ausgegangen, dass es sich um einen ganz simplen Antrag handelt, bei dem nix weiteres anhand einer Akte festzustellen wäre)



    Nach der Vernichtung der Akten geht ein Vergütungsantrag ein :confused:? Wann vernichtet ihr denn die Akten??? Direkt nach Erlass des Urteils?

    Die Archivierung und Aussonderung ist Landessache und entsprechend in Landesvorschriften geregelt. Bei uns z.B. in der VwV Aufbewahrung und Aussonderung – VwVAufAus.


    Wo stehen denn diese Löschvorschriften? Ich finde dazu nichts. Oder sind das dann interne Anweisungen? (In dem Fall gibt es hier nämlich tatsächlich keine...) Dass lediglich die zugehörigen Dokumente gelöscht werden, finde ich auch praktischer, wenn auch dann den (eventuell vorhandenen) Vorschriften nicht entsprechend.



    vgl. oben

    D.h. die Aussonderung beginnt i.d.R. fünf Jahre auf das Jahr folgend, in welchem die Akte weggelegt wurde. Hier werden / sollten die Akten gerumpft werden, d.h. Urteile, Beschlüsse und dgl. beiben erhalten. Die Vernichtung erfolgt erst danach, je nach Landesvorschrift 30 Jahre nach dem weglegen der Akte.

  • Ist bei uns nicht anders (auch nach der sächsischen VwVAufAus). Die Archivierung und Aussonderung der Akten ist ja auch nicht das Problem. Das läuft alles und wir sind da wirklich ran. Und gerade bei einer Akte, die nach 5 Jahren vernichtet wird (natürlich von den vollstreckbaren Titel usw., für die längere Fristen gelten, abgesehen!), ist durchaus denkbar, dass danach noch ein KfB oder so kommt (manche Anwälte sind da nicht die Schnellsten) oder eben die Kasse noch vollstreckt und anfragt...
    Die VwVAufAus verrät mir aber gerade nicht, was ich dann mit diesen Posteingängen anfange. Bei der ist mit der Vernichtung Schluss... :confused:

  • Gut, wenn man sich auf den Standpunkt stellt, gibt es dann eben keine Festsetzung mehr. Wär ich ja auch dafür, obwohl ich denke, dass diese Auffassung hier im Haus nicht geteilt werden würde, wenn sich daraufhin einer beschwert...
    Aber unabhängig davon hast du trotzdem den Schriftsatz, der irgendwo abgelegt werden muss. Und meines Erachtens geben die Regelungen über das AR-Register (muss hier vielleicht sagen, dass ich nicht der oGB angehöre) eine Ablage da nicht her, denn er ist klar einem - wenn auch lange abgeschlossenen - Verfahren zuzuordnen... Nicht, dass ich falsch verstanden werde: hätte das auch gern so einfach wie möglich, aber das ist nunmal nicht allein meine Entscheidung und die Gst. wissen dann auch nicht wohin damit :(

  • Wenn die Akten vernichtet wurden, dürften / müssten / sollten jegliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sein. Ergo würde ich ein dann noch eingehendes Schreiben allenfalls ins AR eintragen und mit einem entsprechenden Hinweis zurücksenden.

    Was die Löschung elektronisch gespeicherter Verfahrensdaten anlangt: auch insoweit gibt es eigentlich überall klare Löschvorschriften. Tatsächlich werden die Daten aber maximal "gerumpft", sprich gespeicherte Dokumente gelöscht, und an sonsten zu Auskunftszwecken behalten.Eigentlich vollkommen falsch, aber praktisch.



    Dem kann ich nur zustimmen mit folgenden Ergänzungen:

    Die elektronischen Daten müssten zusammen mit der Vernichtung der Papierakten (solange es diese gibt) gelöscht bzw. auf die Rumpfdaten (AZ, Kläger/Beklagte, deren Prozessbevollmächtigte, Gegenstand der Klage, Eingang, Austrag usw. = wie früher im Papierregister der Eintrag) reduziert werden.

    Tatsächlich passiert aber mangels Interesse/Zeit/sonstigem gar nichts, außer der Vernichtung der Papierakte nicht wirklich viel mehr, insbes. bleiben die Dokumente auf der Festplatte liegen und keiner kümmert sich mehr drum. :mad: (So kenne ich es vom Sijus-Zivil oder Sijus-Fam). Wie es in ForumSTAR oder RegisSTAR oder ... künftig laufen wird: :nixweiss:

  • Ich denke schon, dass man ein Schreiben, das zu einer vernichteten Akte eingeht, ins AR eintragen kann.

    Wie geht ihr denn vor, wenn ein keinem Verfahren zuordenbares Schreiben eingeht? Ab ins AR.

    Und nun gibt es ein Verfahren, in welchem die Akte nicht nur weggelegt, sondern aufgrund der Aufbewahrungsvorschriften vernichtet wurde. Da ist nichts mehr.

  • Wie es in ForumSTAR oder RegisSTAR oder ... künftig laufen wird: :nixweiss:



    In forumSTAR wird es Löschroutinen geben. Dabei können neben Dokumenten auch die Adressen von Verfahrensbeteiligten gelöscht werden.

    Bei den Dokumenten ist es wichtig, dass diese das richtige Merkmal haben. So sollen Schreiben, Zwischenverfügungen etc. bereits mit dem Weglegen resp. Archivieren der Akten gelöscht werden, während Dokumente, die den Status "Beschluss" oder "Urteil" haben (noch) nicht gelöscht werden.

  • Hier werden Eingänge zu vernichteten Akten unter dem bisherigen Aktenzeichen behandelt. Zu einer Eintragung im AR sehe ich keine Notwendigkeit. Eine Neueintragung im originären Register (C oder was auch immer) halte ich für unzulässig; es ist ja keine neue Sache.

    Wenn die Eingabe dann - auf welche Weise auch immer - erledigt ist, wird m.E. die normale Aufbewahrungsfrist nicht neu in Gang gesetzt.
    Da die Aufbewahrungsbestimmungen m.W. nichts darüber sagen, was dann zu tun ist, würde ich die Frist über AR-Sachen ( 2 Jahre ) entsprechend anwenden. Das dürfte dem Sinn und Zweck der Aufbewahrungsbestimmungen am nächsten kommen, denn das eine wie das andere sind meist Vorgänge von vorübergehender Bedeutung.

  • Habe ich das Problem jetzt nicht verstanden? Ist eine Akte ausgesondert, werden doch die Titel weiterhin aufbewahrt. Geht danach ein Eingang ein, wird der Restvorgang bei uns in ein Retent genommen als Ersatzaktendeckel, der Vorgang bearbeitet und dann bleiben die Neueingänge halt beim ausgesonderten Rest. Erledigt wird der Vorgang unter dem bisherigen (alten) Aktenzeichen.

  • Ist eine Akte ausgesondert, werden doch die Titel weiterhin aufbewahrt. Geht danach ein Eingang ein, wird der Restvorgang bei uns in ein Retent genommen als Ersatzaktendeckel, der Vorgang bearbeitet und dann bleiben die Neueingänge halt beim ausgesonderten Rest. Erledigt wird der Vorgang unter dem bisherigen (alten) Aktenzeichen.



    Genau so ist es. Und dass ein Kostenfestsetzungsantrag nach der Aktenausscheidung eingeht, kommt schon mal alle Jahre vor und muss nicht automatisch bedeuten, dass er verwirkt ist - und wenn: Bearbeiten muss man ihn auf jeden Fall.

    Das mit den "Rumpfdaten" bei ForumStar habe ich noch nicht so ganz verstanden (wir haben ForumStar noch nicht lange). Es bleiben nur noch die Daten der Parteien und ihrer Anwälte? Nicht mal die Anschriften? Dann wären wir wieder so weit wie nach der Migration von Sijus nach ForumStar. :gruebel:


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    Alles hat einmal ein Ende.

    Sogar der Montag! :S

  • Soweit ich weiß, wird oder ist ein "Löschkonzept" für forumSTAR noch in der Entwicklung.
    Ob in Bayern bereits Rumpfdaten gebildet werden ( können ) , ist mir leider nicht bekannt, würde mich aber interessieren.

    Bin ja schon froh, dass man versehentlich eingetragene Beteiligte seit einiger Zeit endlich aus der Datenbank löschen kann.;)

  • Wir haben uns jetzt hier auch darauf geeinigt, dass der Posteingang unter dem alten Aktenzeichen mit den noch vorhandenen Titeln zu einer "Akte" genommen wird. Was die Fristen danach angeht, gibt es sogenannte Weglegesachen, für die eine Frist von 1 Jahr gilt. Danach wird dann auch diese Sache vernichtet (von den länger aufzubewahrenden Titeln natürlich abgesehen).

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