Ich sehe den Vermerk als Posteingang an, der unterzubringen ist.
Damit wäre für mich die Ausgangsfrage geklärt.
Dass es anders gehen kann und eigentlich auch sollte, ist für mich klar. Aber hier ist doch glaube ich der formale Aspekt gefragt und der ist für mich eindeutig.
Klar deutet der Sachverhalt da auf zwischenmenschliche Störungen der Beteiligten hin. Aber dann ist das mit dem Vermerk sicherlich nur die Spitze der Spitze des Eisberges.