Ich sehe den Vermerk als Posteingang an, der unterzubringen ist.
Damit wäre für mich die Ausgangsfrage geklärt.
Dass es anders gehen kann und eigentlich auch sollte, ist für mich klar. Aber hier ist doch glaube ich der formale Aspekt gefragt und der ist für mich eindeutig.
Klar deutet der Sachverhalt da auf zwischenmenschliche Störungen der Beteiligten hin. Aber dann ist das mit dem Vermerk sicherlich nur die Spitze der Spitze des Eisberges.
Mal außen vor gelassen, dass im konkreten Fall die Aktenberge in seinem Zimmer auf eine Vertretungsregelung nach ausdrücklichem Wunsch des einzelnen Kollegen zurückzuführen sind:
Wäre ich längere Zeit abwesend und türmte mir eine Geschäftsstelle Akten bis unter die Decke in mein Dienstzimmer, würde ich diesen Vorgang kaum mehr als "Vorlage" bezeichnen. Da liegen Sie dann nämlich einfach, die Akten, anders als in der Geschäftsstelle, wo sie einer Aufindung zugänglich sortiert sind, ohne jedes System, bestenfalls in Einbringungsreihenfolge geschichtet, ohne dass ich die Möglichkeit hatte, diese "Vorlagen" überhaupt zur Kenntnis zu nehmen.
Oder anders ausgedrückt: Die Geschäftsstelle hat die Akten dem sinnvollen Zugriff entzogen und ins Chaos in einen anderen (räumlichen) Verantwortungsbereich umdeponiert. Wer derart Unsinniges verrichtet, möchte dann bitte auch suchen, wenn die Akte - auch durch den Bearbeiter selbst - erfordert wird.
Wenn der Kollege durch die von ihm gestrickte Vertretungsregelung diese Praxis veranlasst hat, ist er mit dem Suchen dran, nicht die Geschäftsstelle.
Wenn er ein ganz finsterer Gesell wäre, würde er den Aktenberg auf einen Aktenwagen laden, ihn in die Geschäftstelle karren, abladen, sein Blättchen mit dem Aktenvermerk überreichen und sagen: "Das Blatt gehört in eine von den Akten. Wenn sie die finden, legen sie sie mir bitte wieder vor. Alle anderen Akten aus dem Haufen, die ich noch nicht bearbeitet habe, bitte auch. Die Gelegenheit können sie nutzen, um auch die anderen Posteingänge zuzuordnen.".
Das Spielchen könnte man beliebig fortführen.
Und wenn der Kollege schon fortgeschrittenen Alters und Ranges wäre, würde sicher nach Visite eines in Nerven- und Geisteskrankheiten kundigen Weißkittels bald eine Beförderungsstelle frei. 
Ich versuche mal den Sachverhalt zu konstruieren:
Anrufer: Ich habe mal 'ne Frage zum Verfahren xy-ungelöst. Rpfl.: Sorry, aber die Akte habe ich gerade nicht zur Hand ... Anrufer: Die Geschäftsstelle hat mir aber gerade gesagt, die läge ihnen vor!
(Jetzt käme mir das erste mal die Galle hoch!)Rpfl.: Das kann schon sein, aber ich komme gerade aus dem Urlaub, in meinem Büro liegen Berge von Akten ... Anrufer: Vielleicht hören Sie sich erstmal an, was ich Ihnen zu sagen habe? Rpfl.: Ok, schießen Sie los! Anrufer: - trägt einen Sachverhalt vor und fragt nach dem Sachstand - Rpfl.: Wie gesagt, ohne Akte kann ich da nix machen. Aber ich habe Ihr Anliegen notiert. Ich werde mich bemühen, sobald ich die Akte habe, auf die Angelegenheit zurückzukommen. Anrufer: Danke, das war mehr, als ich erwartet habe (und legt auf) Rpfl.: Gern geschehen (und legt auf)
Jetzt schaut sich der Rechtspfleger völlig verzweifelt in seinem Büro um. Nach kurzer aber erfolgloser Suche bringt er den Sachverhalt lieber schnell zu Papier, kritzelt seine Verfügung "WV an zust. Bearbeiter mit Akte -auf den Tisch-" und legt diese in sein Ausgangsfach.
Ist das in etwa der Sachverhalt, über den wir hier diskutieren?
An dieser Stelle sei angemerkt, dass bereits die Aufnahme des Bürgervortrags Aufgabe der Geschäftsstelle war!
Nach meiner Überzeugung hat unser Rpfl. damit einen Schriftsatz gefertigt, der selbstverständlich von der Geschäftsstelle zur Akte genommen werden und dem betreffenden Bearbeiter vorgelegt werden muss. Vielleicht ist ja unser Rpfl. gar nicht mehr zuständig?
Was Post angeht bin ich ja ganz bei dir, aber vom Rechtspfleger produzierte Vermerke in eine Akte zu sortieren die dem Rechtspfleger selbst vorliegt, ist keine Geschäftsstellentätigkeit mehr. Es gehört vielmehr zur sachgerechten Bearbeitung der Akte durch den Rechtspfleger selbst.
...es gibt nix schlimmeres, als wenn besagte Geschäftsstellen mir unsortierte einzelne Posteingänge auf den Schreibtisch legen mit dem Hinweis, die Akten liegen mir vor...vor allem, eil es gar nicht mal sooo selten vorkommt, dass dem nicht so ist...grummel....
Ich versuche mal den Sachverhalt zu konstruieren:
Anrufer: Ich habe mal 'ne Frage zum Verfahren xy-ungelöst. Rpfl.: Sorry, aber die Akte habe ich gerade nicht zur Hand ... Anrufer: Die Geschäftsstelle hat mir aber gerade gesagt, die läge ihnen vor!
(Jetzt käme mir das erste mal die Galle hoch!)Rpfl.: Das kann schon sein, aber ich komme gerade aus dem Urlaub, in meinem Büro liegen Berge von Akten ... Anrufer: Vielleicht hören Sie sich erstmal an, was ich Ihnen zu sagen habe? Rpfl.: Ok, schießen Sie los! Anrufer: - trägt einen Sachverhalt vor und fragt nach dem Sachstand - Rpfl.: Wie gesagt, ohne Akte kann ich da nix machen. Aber ich habe Ihr Anliegen notiert. Ich werde mich bemühen, sobald ich die Akte habe, auf die Angelegenheit zurückzukommen. Anrufer: Danke, das war mehr, als ich erwartet habe (und legt auf) Rpfl.: Gern geschehen (und legt auf)
Jetzt schaut sich der Rechtspfleger völlig verzweifelt in seinem Büro um. Nach kurzer aber erfolgloser Suche bringt er den Sachverhalt lieber schnell zu Papier, kritzelt seine Verfügung "WV an zust. Bearbeiter mit Akte -auf den Tisch-" und legt diese in sein Ausgangsfach.
Ist das in etwa der Sachverhalt, über den wir hier diskutieren?
An dieser Stelle sei angemerkt, dass bereits die Aufnahme des Bürgervortrags Aufgabe der Geschäftsstelle war!
Nach meiner Überzeugung hat unser Rpfl. damit einen Schriftsatz gefertigt, der selbstverständlich von der Geschäftsstelle zur Akte genommen werden und dem betreffenden Bearbeiter vorgelegt werden muss. Vielleicht ist ja unser Rpfl. gar nicht mehr zuständig?
Genau so stelle ich mir den Sachverhalt auch vor.
Ich würde jetzt nicht sagen, dass es Aufgabe der SE wäre, den Sachverhalt am Telefon entgegenzunehmen und zu notieren - das kommt auf den Einzelfall an und darauf, ob es sich um eine reine Sachstandsanfrage oder um Sachvortrag handelt oder Vortrag, warum die Sache eilt, würde ich mal sagen.
Aber dass der Rechtspfleger bei seinen Aktenbergen Unterstützung der SE erwarten kann und kein "dafür bin ich nicht zuständig, suchen Sie doch selber", das sehe ich bei diesem Sachverhalt auch so.
Man sollte keine Sachverhalte "konstruieren". Das Problem des "verzweifelten" Rechtspflegers ist selbst verschuldet und wird auf dem Rücken der Geschäftsstelle ausgetragen.
Zumal es bereits andere "Schwierigkeiten" (vorsichtig formuliert, ich mag aber hier auch nicht ins Detail gehen) mit eben jenem Rechtspfleger gegeben hat...
... die Vertreter haben aber untereinander abgesprochen, dass nur das eilige vertreten wird, der Rest soll AUSDRÜCKLICH nicht vertreten werden...
Die Frage, die sich mir da noch stellt ist, inwieweit eine Absprache zwischen Rpfl. X und Y, wie offenbar in diesem Fall "du brauchst nur die wichtigen Sachen vertreten" hier die Geschäftsverteilung außer Kraft setzt. Oder ob Rpfl. Y nicht dennoch eine angemessene Vertretung hätte durchführen _müssen_.
Ich glaube diese Absprache dürfte "Luft" darstellen, wenn dadurch der Ablauf des Gerichts erheblich beeinträchtigt wird. Und so wie der Fall hier ausufert mit Mitwirkung der SE ist wohl der Ablauf erheblich gestört gewesen... da sehe ich nicht nur Rpfl. X als Verursacher, sondern auch die mangelnde Vertretung.
Ich verstehe einfach nicht, wie man sich als Vertreter so einlullen lassen kann, gewissensruhig seinen Aktenkram bearbeitet und vielleicht sogar blank ist, während im Zimmer nebenan 300 Akten liegen.
Wenn ich während des Urlaubs ordentlich vertrete liegen vielleicht in meinem Zimmer 80 Akten rückständig und in Zimmer des Rpfl. Vertretenen: 90 Akten. Dann könnte ich noch ruhigen Gewissens sagen: Ich hab alles getan, was möglich ist.
Die Frage, die sich mir da noch stellt ist, inwieweit eine Absprache zwischen Rpfl. X und Y, wie offenbar in diesem Fall "du brauchst nur die wichtigen Sachen vertreten" hier die Geschäftsverteilung außer Kraft setzt. Oder ob Rpfl. Y nicht dennoch eine angemessene Vertretung hätte durchführen _müssen_.
Ich glaube diese Absprache dürfte "Luft" darstellen, wenn dadurch der Ablauf des Gerichts erheblich beeinträchtigt wird. Und so wie der Fall hier ausufert mit Mitwirkung der SE ist wohl der Ablauf erheblich gestört gewesen... da sehe ich nicht nur Rpfl. X als Verursacher, sondern auch die mangelnde Vertretung.
Ich verstehe einfach nicht, wie man sich als Vertreter so einlullen lassen kann, gewissensruhig seinen Aktenkram bearbeitet und vielleicht sogar blank ist, während im Zimmer nebenan 300 Akten liegen.
Wenn ich während des Urlaubs ordentlich vertrete liegen vielleicht in meinem Zimmer 80 Akten rückständig und in Zimmer des Rpfl. Vertretenen: 90 Akten. Dann könnte ich noch ruhigen Gewissens sagen: Ich hab alles getan, was möglich ist.
Dafür gibt es mehrere Konstellationen.
1. Variante:
Der Vertreter ist selbst schon abgesoffen oder hat einfach so viel zu tun, dass er es nicht oder eben nur in den Eiltsachen schafft.
2. Variante:
Der Vertretene wünscht nur eine Eiltvertretung, weil er durch die Art der Arbeit des Vertreters einen erheblichen Mahraufwand hätte. Es gibt auch ganz spezielle Rechtspfleger, die es gar nicht mögen, wenn in ihren Akten einer herum wurschtelt.
Die Geschäftsverteilung regelt lediglich, wer zu vertreten hat. Wie die Vertretung ausgestaltet wird, machen die Rechtspfleger unter sich aus.
...es gibt nix schlimmeres, als wenn besagte Geschäftsstellen mir unsortierte einzelne Posteingänge auf den Schreibtisch legen mit dem Hinweis, die Akten liegen mir vor...vor allem, eil es gar nicht mal sooo selten vorkommt, dass dem nicht so ist...grummel....
aber sowas von zustimm 
Besser noch: oben auf dem Eingangsstapel Schriftsatz mit Vermerk "Akte liegt seit längerem vor" und dann finde ich die Akte im selben Eingangsstapel, natürlich erst nachdem ich den Rest meiner Bude vergeblich abgesucht habe. 
@goetzendämmerung:
Die Geschäftsstelle hat die Akten mit Sicherheit nicht aus Böswilligkeit in das Rechtspflegerzimmer "geschaufelt" nur
damit sie diese nicht mehr hat.
Die Akten wurden vorgelegt, weil eine entsprechende Wiedervorlage verfügt war oder eben ein Schriftsatz eingegangen ist.
In diesen Fällen darf die Geschäftsstelle die Akten gar nicht bei sich zurückhalten.
Die Vertreter hätten eben die Akten sichten müssen und mit einem neuen WV-Vermerk (Vorlage an XY nach Rückkehr)
wieder zurückgeben müssen, wenn schon vereinbart wurde, dass keine Vertretung erfolgt.
Dann wären die Akten da wo sie eigentlich auch hingehören, nämlich auf der Geschäftsstelle!
Mit evtl. Anrufen, Aktenvermerken und sonstiger Post gibt´s dann gar kein Problem.
Ich handhabe das sogar so, wenn ich nicht mehr hinterherkomme und beginne den Überblick zu verlieren.
Akten 1-2 Wochen auf Wiedervorlage und bei Rückfragen kann diese von der Geschäftsstelle mir wieder vorgelegt werden.
Jaah. Diese sog. Schiebeverfügungen sind gar nicht so böse wie deren Ruf.
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