Ich würde gern die Abläufe beim Grundbuchamt besser verstehen und daher "Praktiker" fragen. Es geht um die Behandlung eingehender Anträge. Ausgangspunkt ist natürlich die GBO; jeweils ergänzt um die GBV, die ggf. vorhandene Grundbuchgeschäftsanweisung sowie die AktO des jeweiligen Landes.
Nehmen wir als Beispiel folgenden Fall: Es wird die Eintragung einer Grundschuld mit Vollstreckungsunterwerfung beantragt. Wenn ich es richtig verstehe, sieht der Geschäftsgang im Grundbuch meist wie folgt aus:
Der Antrag ist ja erst eingegangen, wenn er einer zuständigen Person vorgelegt wird (§ 13 Abs. 2 S. 2 GBO). Dies ist nach § 13 Abs. 3 GBO der Grundbuchführer und gemäß der Organisationsanordnung zumeist die Geschäftsstelle des GBA. Das heißt, ich vermute, alle Eingangspost landet erst bei der Wachtmeisterei und wird dann, soweit an das Grundbuchamt adressiert, der Geschäftsstelle ausgehändigt. Dort werden die Umschläge geöffnet und, soweit es sich um Anträge handelt (und nicht Beschimpfungen, Dienstaufsichtsbeschwerde etc), der Vermerk nach § 13 Abs. 2 S. 1 GBO angebracht. Ist das so richtig? Das heißt, die Geschäftsstelle tätigt eine erste Prüfung (sie legt aus, ob etwas ein "Antrag" ist).
Bei elektronischer Antragstellung wird der Stempel ja automatisch angebracht, § 136 Abs. 1 S. 2 GBO. Gleichwohl denke ich, dass elektronische Anträge "erstmal" ausgedruckt werden und auch der Geschäftsstelle übergeben werden, richtig?
Sodann müsste ja "eigentlich" die unverzügliche elektronische Erfassung erfolgen (vgl. § 13 Abs. 1 Grundbuchgeschäftsanweisung NRW). Dies bedeutet die Aufnahme in die Antragsliste, richtig? Geschieht das händisch über SolumStar? Könnte ein elektronischer Antrag bei entsprechender XML-Struktur automatisch dort überführt werden, und wird das so gemacht?
Dann wird es dem Grundbuchführer vorgelegt (und zwar ein "Schriftstück" - offenbar werden dann doch auch elektronische Anträge ausgedruckt), § 13 Abs. 2 Geschäftsanweisung. Dieser stellt fest, ob noch weitere Anträge eingegangen sind und trifft hierüber einen Vermerk. Er verfährt mit dem Antrag dann weiter nach § 21 AktO NRW und erledigt den Antrag dann.
Das Verfahren ist sehr verkürzt dargestellt. Zum Teil ist es so, dass die Antragsliste nicht zuverlässig ist. Ohne Kritik zu üben oder Ursachenforschung zu betreiben, frage ich mich, wie denn die Grundbuchämter verfahren, die die Antragsliste nicht führen: Überspringen sie dann einfach den Schritt nach § 13 Abs. 1 Geschäftsanweisung und legen den Antrag dem Grundbuchführer vor?
Sind unerledigte Anträge stets in den "losen Blättern" der Grundakten aufzubewahren und was ist dafür die Rechtsgrundlage?
Gibt es substantielle Unterschiede zwischen den unterschiedlichen Ländern (vermutlich nicht, weil GBO/GBV ja schon recht engmaschig sind und für alle gelten).
Für Feedback hierzu wäre ich dankbar.
Gruß
Andydomingo