Digitalisierung von Papier im Notariat - Tipps

  • Ich möchte gern nach und nach folgendes umsetzen:
    1. Ausweise erfassen: Immer dann, wenn ein Ausweis eingescannt wird, sollte die Software folgendes tun:
    Ein OCR (Texterkennung) drüber laufen lassen und die Informationen auslesen (ich meine nicht NFC oder so auslesen, sondern einfach den Text, der auf den Ausweisen gedruckt ist, in für den Computer lesbaren Text umwandeln), sodass man dann zB Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift etc. hat. Idealerweise mit einer Schnittstelle in die Notariatssoftware, sodass die Daten schon in die richtigen Datenbankfelder übertragen werden.

    Gibt es eine Scansoftware, die bzgl. Ausweisen so etwas kann? Das Einlesen in die Notariatssoftware wird bei der mir bekannten Qualität der Notariatssoftware schwierig...aber vielleicht Noah oder TriNotar?
    So eine Software sollte Windows-basiert sein, also offline.

    Noch besser wäre eine Smartphone-Software (welche natürlich dann auch offline funktionieren müsste).

    2. Ich bekomme inzwischen fast kaum noch Papier-Post. Den weitaus größten Teil machen gerichtliche Eintragungsnachrichten aus. Hierfür möchte ich auch einen Scanablauf einrichten. Scanner gibt es im Büro, aber ich frage mich, ob man hierfür nicht dezentrale: Buchscanner oder Handscanner einsetzt, die mit Bluetooth an PC übertragen und idealerweise beim Scannen ebenfalls schon durchsuchbare PDF-Bilder erzeugt (wie unser Hauptscanner). Overhead, Flachbett oder Handheld?
    Natürlich ist automatischer Einzug das Beste, aber gerade die Eintragungsnachrichten vom GBA sind getackert.

    Wenn jemand hier einen guten Tipp hat (schnelle, zuverlässige Software), wäre ich dankbar.

  • Das mit der. Post vom GBA hat sich bald erledigt (beN.). Ansonsten geht nichts über Canon. Ich habe zwei im Netzwerk. OCR funktioniert super, auch in verschiedenen Sprachen. Ablage im Netzwerk ist sehr komfortabel, er kann auch PDF/a fürs elektronische Urkundenarchiv, er druckt schnell und günstig.

    Mit dem Scannen der Ausweise wäre ich vorsichtig, da wird Schell etwas falsches erkannt. Nimm doch den Kartenleser von der Signaturkarte, da muss eh bald jeder Mitarbeiter einen haben, und die lesen auch den BPA.

    "Allen ist alles egal, außer der Handyvertrag" - Kraftklub

  • Danke.
    Meinst Du Canon bei den großen Geräten? Ich habe Xerox und bin damit eigentlich zufrieden. Ich wollte allerdings am Empfang bzw. auch dezentral mit kleinen Einheiten arbeiten (Redundanzen).

    Personalausweise: Hast Du schon Recht, aber die kleinen Geräte können den NFC-Chip doch nur auslesen, wenn der Betroffene die elektronische Ausweisfunktion gewählt hat, oder? Und kennst Du eine Software mit guter Datenbankschnittstelle insoweit?
    Das andere Scannen braucht man weiterhin für ausländischer Reisepässe und/oder alte Personalausweise hier (insoweit natürlich zunehmend weniger - gewisse KOrrekturnotwendigkeiten nehme ich natürlich in Kauf).

    beN in NRW wird ja noch einige Jahre dauern. Und selbst dann werden noch Treuhandaufträge etc. kommen per Post, wo sich aber auch ein direktes Einscannen lohnen wird.

    Übrigens: Bei Grundbuch-PDFs wäre es doch auch sinnvoll, das über OCR laufen zu lassen und strukturiert in eine Datenbank einzulesen? Fehlerpotenzial bei alten Auszügen ist klar, aber das ist bei Mitarbeitern auch massiv....

  • Ja, große Canons. Ich bin von Xerox gewechselt.
    Einer am Empfang (druckt auch Faxe), einer zentrsl, und dann noch kleinere Arbeitsplatzdrucker.

    OCR bei GB-Auszügen ist mir zu heiß. Das soll wirklich immer jemand von vorne bis hinten lesen und abschreiben. Wenn die Software Teilabtretungen erkennt denke ich nochmal drüber nach :teufel:

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  • Schaue ich an Montag nach. Ist aber schon nicht mehr ganz neu, der Büromaschinenmensch nervt mich seit ein paar Wochen wegen einem neuen.

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