Akten des Berufsvormunds

Die Familiengerichte nehmen die Akten sicher nicht. Von mir gäbe es einen Hinweis auf die Herausgabepflicht an das Mündel bei Verfahrensbeendigung (BeckOGK/Wentzell, 1.10.2021, BGB § 1890 Rn. 49), aber ich verwahre ohne Rechtsgrundlage keine Fremdakten.

Die richtigste Lösung wäre wohl das ehemalige Mündel anzuschreiben und um Abholung zu bitten. Eventuell könnte man sich überlegen, das Schreiben mit einer Fristsetzung und der Androhung einer datenschutzkonformen Vernichtung nach Fristablauf verbinden.

Bin mir aber nicht sicher, ob ich es riskieren würde, die Akten dann auch wirklich zu vernichten .
Auf den ersten Blick erschiene der Weg über §§ 293, 304 BGB zwar rechtlich richtiger, praktisch aber völlig unpraktikabel.

Die Gerichte werden die Akten eher nicht nehmen. Da gibt es keine Rechtsgrundlage, der Platz ist meistens eh zu eng und nachher ist der Schwarze Peter bei Gericht, dass man die Dinger nicht loswird.

Ich würde auch die Mündel anschreiben und die Akten anbieten mit dem Hinweis, dass nach angemessener Frist, z. B. 2 Monate, datenschutzkonforme Vernichtung durchgeführt wird.

Nach dieser Frist müssten die Erben die Akten m. E. durchgehen und schauen, was zwingend eine gewisse Zeit aufzuheben ist, z. B. Steuerunterlagen, die 10 Jahre aufzuheben sind. In normalen Zivilsachen verjähren Ansprüche regelmäßig nach drei Jahren, diese Fristen sind hier klar rum, da wäre nichts mehr zu beachten - im Verjährungsbereich gibt es auch Ausnahmen. Im Regelfall dürften da aber nicht solche Sachen schlummern, dann könnten die Akten tatsächlich vernichtet werden.

Zitat von Ivo

Die Gerichte werden die Akten eher nicht nehmen. Da gibt es keine Rechtsgrundlage, der Platz ist meistens eh zu eng und nachher ist der Schwarze Peter bei Gericht, dass man die Dinger nicht loswird.

Ich würde auch die Mündel anschreiben und die Akten anbieten mit dem Hinweis, dass nach angemessener Frist, z. B. 2 Monate, datenschutzkonforme Vernichtung durchgeführt wird.

Nach dieser Frist müssten die Erben die Akten m. E. durchgehen und schauen, was zwingend eine gewisse Zeit aufzuheben ist, z. B. Steuerunterlagen, die 10 Jahre aufzuheben sind. In normalen Zivilsachen verjähren Ansprüche regelmäßig nach drei Jahren, diese Fristen sind hier klar rum, da wäre nichts mehr zu beachten - im Verjährungsbereich gibt es auch Ausnahmen. Im Regelfall dürften da aber nicht solche Sachen schlummern, dann könnten die Akten tatsächlich vernichtet werden.

Seh ich genauso

Zitat von Moosi

Heute meldeten sich die Erben eines Berufsvormunds. Der Kollege hatte die Akten seiner laufenden Fälle an verschiedene Nachfolger übergeben. In seinem Nachlass fanden sich Akten, die er bei Volljährigkeit der Mündel abgeschlossen und aufbewahrt hatte, Insgesamt etwa 60 Fälle. Die jüngste Akte ist 5 Jahre alt.
...

Wie wäre es eigentlich ohne den Tod des Berufsvormundes gelaufen? Nach welchem Zeitraum hätte dieser denn eine abgeschlossene Akte vernichtet?

Da die Erben in die Rechte und Pflichten des Verstorbenen eintreten, müsste es von diesen genauso gehandhabt werden, wie es der Verstorbene hätte machen müssen.

Zitat von Moosi

Danke für die Antworten und Anmerkungen.

Mit der Frage, ob und wann die Berufsvormünder Akten vernichtet haben wir uns an einige Berufsvormünder gewandt. Im Amt gilt: 30 Jahre nach Volljährigkeit werden die Akten ohne weitere Prüfung vernichtet.

Bei dieser langen Frist dürften dann häufig die Erben der Berufsvormünder gefragt sein... Stehen die 30 Jahre irgendwo?

...Ein Betreuerbüro bei dem auch Vormünder arbeiten mailte uns: Nach den Regeln die für Betreuungsakten bestehen - ohne auszuführen, was für Regeln dort bestehen. Unsere Betreuungsstelle ist diese Woche nicht besetzt.

Regeln, die für Betreuungsakten bestehen, sind mir auch nicht bekannt. Gefühlt macht das auch jeder Berufsbetreuer wie er meint bzw. ggf. dessen Erben.

Familiengerichte in Bayern legen 10 Jahre nach Vollendung des 21. Lebensjahres weg, vgl. § 4 Abs. 5, Anlage 1 Ziff. 93 AufbewV, AufbewV: § 4 - Bürgerservice (gesetze-bayern.de)

Bei Akten für Geschwisterkinder beginnt die Frist mit dem 21. Geburtstag des jüngsten Kindes. Gem. Nr. 95 der Anlage gilt auch bei Betreuungssachen grundsätzlich eine 10jährige Frist.

Das gilt soweit für den staatlichen Bereich. Berufsvormünder sind da grundsätzlich frei, für etwaige nachfolgende Rechtsstreitigkeiten oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z. B. Steuerunterlagen) sollten aber die erforderlichen Grundlagen vorhanden sein. Beim Familiengericht müssten ja die gespiegelten Akten der Gerichte auch noch vorhanden sein. Auch Originale von Festsetzungsurkunden oder sonstigen Titeln werden behördlich/gerichtlich ja lange aufbewahrt, da kann zur Not eine weitere (vollstreckbare) Ausfertigung erteilt werden. Also nur Mut mit Vernichtung.

Auch wenn ich nicht glaube, dass es was wird, Versuch macht kluch: Bei der Behördenleitung des zuständigen Amtsgerichts mal fragen, ob die 60 Akten übernommen und ggf. als Beiakten zu den dort befindlichen gerichtlichen Vormundschaftsakten aufbewahrt werden können. Mehr als nein sagen, können sie ja nicht.

Falls das nicht klappt, würde ich nach Anhörung der früheren Mündel die Akten vernichten, es sei denn, es sind da wichtige Unterlagen drin, die zwingend gesetzlich aufzubewahren sind oder die sonst für etwaige Rechtsstreitigkeiten noch relevant sein dürften. Ich gehe mal davon aus, dass bei den allermeisten nichts relevantes dabei ist, zumal bei Ende der Vormundschaft die Unterlagen an die Mündel ja auszuhändigen waren.

Ich denke, man kann hier nicht den Vergleich zu den Aufbewahrungsfristen bei Behörden und Gerichten ziehen, da diese mitunter überdurchschnittlich lang sind.

Meiner Meinung nach ist es Sache der Erben, eine Risikobewertung vorzunehmen, inwiefern noch unter Berücksichtigung des § 199 BGB unverjährte Forderungen bestehen könnten.