Aufbewahrungsfristen und Einsichtnahme in Dokumente

Hallo,

durch die Aufbewahrungsbestimmungen der Länder ist geregelt, wie lange die Registerakten aufzubewahren sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Akten vernichtet (ausschließlich elektronisch geführte Akten müssten dementsprechend wohl vom Systemverwalter gelöscht werden).

Wie verhält es sich aber mit den beim gemeinsamen Registerportal abrufbaren Dokumenten, die ja im Grunde einen ausgelagerten Teil der amtsgerichtlichen Registerakten darstellen - wie wird die Beauskunftung aus dem Registerportal nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist beendet?

(Upps, ich sehe gerade, dass ich im Forum ZVG gelandet bin. Vielleicht sollte meine Anfrage ins Register-Forum verschoben werden)

edit by Kai: verschoben

Wer eine Idee hat, sich aber nicht öffentlich äußern möchte, kann mir gerne eine PN senden

Zitat von Anta

Nein, das ist wohl ein Irrtum. Solange die Gesellschaften/Genossenschaften/Vereine existieren, bleiben die Dokumente genau wie der Rest der Akten selbstverständlich erhalten.
Nach deren Löschung mind. weitere 10 Jahre.
Wenn aber die Akten dann ausgesondert (also vernichtet) werden, dürfte auch ein weiterer Dokumentenabruf nicht mehr möglich sein.
M.E. müsste es so sein wie von Bob Loblaw geschildert. Kann das gerade mal nicht testen, da ich auf Anhieb keine ausgesonderte Akte mit Daten im Registerordner finde ...

Aber soll das tatsächlich automatisch funktionieren, also ohne eine von einem Menschen veranlasste Datenübertragung vom registerführenden Gericht zum Handelsregisterportal?

In EUREKA-Verfahren kenne ich es so, dass Löschläufe am Jahresanfang durchgeführt werden. Dann sind die Akten vernichtet und die Daten sind ebenfalls weg. Aber insofern erfolgt ja die Datenspeicherung auf Servern, die (in aller Regel) vom jeweiligen Gericht verwaltet werden. Mir ist nicht mal bekannt, ob es diese in Funktion in RegisSTAR gibt - geschweige denn insofern ein automatisierter Datenaustausch mit dem Handelsregisterportal stattfinden kann.

Zitat von Bob Loblaw

Ich hab gerade etwas gesucht und eine von mir nach Beendigung der Liquidation gelöschte Gesellschaft aus 2009 gefunden. Die Dokumente sind sowohl in Registar, in der landeseigenen Intranetauskunft und im Registerportal noch alle abrufbar. Ob das jetzt an dem konkreten Fall liegt oder generell so ist, kann ich nicht sagen.

Danke für diese Info

Wahrscheinlich muss nach erfolgter Löschung doch eine (Aufbewahrungs-)Frist in RegisSTAR notiert und nach deren Ablauf der Web-Ordner im Handelsregisterportal gesperrt werden (ähnlich wie bei einer Sitzverlegung in einen anderen Bezirk). Dann wären die Dokumente nicht mehr abrufbar, das Registerblatt hingegen schon.