Austausch von Urkunden im Registerordner?

    Bei einer Umwandlung ist eine notarielle Urkunde mit mehreren Anlagen als ein Dokument eingereicht worden. In der Anlage 4 dieser Urkunde sind die Beschäftigten des übertragenden Rechtsträgers, die vom übernehmenden Rechtsträger übernommen werden, namentlich und mit Geburtsdaten aufgeführt. In der Urkunde wird ausdrücklich auf die Anlage 4 Bezug genommen. Die Urkunde wurde im Registerordner vollständig - also mit allen Anlagen - freigegeben.

    Jetzt reicht der Notar eine auszugsweise Abschrift der Urkunde ohne Anlage 4 ein und beantragt, den Austausch dieser auszugsweisen Abschrift gegen die vollständig eingereichte Urkunde. Er will offensichtlich, dass die freigegebene vollständige Urkunde im Web nicht mehr einsehbar ist. Hintergrund sind wohl datenschutzrechtliche Überlegungen hinsichtlich der Personen der Arbeitnehmer, die im Web einsehbar sind.

    Kann die freigegebene Urkunde im Registerordner gesperrt (geht das überhaupt technisch?) und die neue - auszugsweise - zur Einsicht freigeben werden?
    Ich bin ratlos. Kann jemand helfen?

    Die sog. Webfreigabe kann für alle Dokumente (zumindest in RegisSTAR) wieder aufgehoben werden. Daher kannst du die Dokumente "austauschen" - bei einem die Webfreigabe aufheben, beim anderen entsprechend freigeben. Datenschutzgründe sind dabei sicherlich gute Gründe, wobei natürlich die notwendigen Unterlagen natürlich alle einsehbar sein müssen. Der Weg der Anonymisierung kann ja auch beschritten werden. Und es dürfte allen klar sein, dass vielleicht bereits schon Kopien im Netz gefertigt worden sind.

    U.a. zum Thema Austausch von Dokumenten wg. Datenschutz liegt mir aktuell der Entwurf zur Änderung des § 9 HRV vor.
    Die Möglichkeit soll konkret gesetzlich zugelassen werden.
    Stellungnahmefrist bis heute nachmittag ...

    Nachdem ich endlich diese Drucksache gefunden habe - nein, die meine ich nicht.

    Es geht um folgenden Änderungsvorschlag:

    § 9 der Handelsregisterverordnung vom 12. August 1937 (RMBl. S. 515), die zuletzt durch … des Gesetzes vom … geändert worden ist, wird wie folgt geändert:

    1. Nach Absatz 1 Satz 1 wird folgender Satz eingefügt:


    „Aufgenommen werden sollen solche Dokumente, deren Einreichung zum Handelsregister durch Rechtsvorschriften besonders angeordnet ist, nicht jedoch Erbscheine, Erbverträge oder notarielle Testamente, die gemäß § 12 Absatz 1 Satz 5 des Handelsgesetzbuchs eingereicht werden.“

    1. Folgender Absatz 7 wird angefügt:
    2. „ Wird ein in den Registerordner eingestelltes Dokument für die Einsicht gesperrt und gegen ein neues Dokument ausgetauscht, so ist der Austausch kenntlich zu machen und das Datum der Aufnahme des alten Dokuments in den Registerordner anzugeben.“

    Hintergrund sind datenschutzrechtliche Fragen hinsichtlich Personendaten etc. im Register bzw. in den abrufbaren Unterlagen und wie diesen auch bei künftigen Einreichungen Rechnung zu tragen ist.
    Mit dem neuen Absatz 7 würde der Austausch von in den Registerordner aufgenommenen Dokumenten auf eine rechtliche Grundlage gestellt werden. Bisher wird das sehr unterschiedlich und vor allem sehr zurückhaltend (mit gutem Grund!) gehandhabt.

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