Was § 2356 Abs. 2 S. 2 BGB betrifft kann ich sagen, dass davon kaum Gebrauch gemacht wird.
Im Rahmen der Erbenermittlung werden allerdings die Verwandtschaftsverhältnisse, Grundbesitz, Vermögen, die Erbschaftsannahme und ob ein Erbschein benötigt wird (noch kein Antrag!) formularmäßig abgefragt.
Wenn dann einer einen Erbschein braucht oder will, erklärt man ihm das ganze Proceedere und welche Unterlagen er dann zur Antragstellung zum Gericht oder zum Notar mitbringen muss.
§ 2356 Abs. 2 S. 2 BGB kommt eigentlich nur in Betracht wenn's für Abs. 3 nicht ausreicht und man vom Antragsteller eine eV praktisch nicht verlangen kann, weil er's schlicht nicht wissen kann, ob's denn nun stimmt oder nicht, z.B. beim Gläubigererbscheinsantrag oder m.E. auch beim Betreuer.
Das Formproblem stellt sich hierbei nicht, da es ohnehin in der Vorschrift normiert ist, dass diese eV vor Notar oder Gericht zu erfolgen hat.
Beim Aufgebot hängt es wohl sehr von der Rechtsauffassung des Sachbearbeiters ab, was denn nun tatsächlich als notwendig erachtet wird.
Ich persönlich bleibe dabei: Falls ich eV verlange, dann bitte förmlich.