Verbindung aller Unterlagen mit der Urkunde?

Wenn sich die Vertretungsberechtigung bei der GS-Bestellung aus dem Kaufvertrag ergibt, etwa, weil dort entsprechende Feststellungen (Notarbescheinigung nach §§ 12 BeurkG, 21 BNotO) vorhanden sind, dann kann die Kopie des Kaufvertrages auch der GS-bestellung angeheftet werden.

Die Absätze Absatz 2 und 3 des § 18 DONot lauten:

(2) Urkunden oder andere Unterlagen können einer anderen Urkunde angeklebt oder angeheftet (§ 30) und bei der Haupturkunde aufbewahrt werden,
• wenn sie ihrem Inhalt nach mit der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde derart zusammenhängen, dass sie ohne diese von den Beteiligten in zweckdienlicher Weise nicht verwendet werden können (z.B. Vertragsannahme-, Auflassungs- oder Genehmigungserklärungen),
• wenn sie für die Rechtswirksamkeit oder die Durchführung des in der Haupturkunde beurkundeten Rechtsvorgangs bedeutsam sind (z.B. Genehmigungen, behördliche Beschlüsse und Bescheinigungen, Erbscheine, Eintragungsmitteilungen),
• wenn in ihnen der Inhalt der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben wird (vgl. § 8 Abs. 6); werden sie nicht mit der Haupturkunde verbunden, so ist bei der Haupturkunde durch einen Vermerk auf sie zu verweisen; der Vermerk ist in die späteren Ausfertigungen und Abschriften zu übernehmen.

Nachweise über die Vertretungsberechtigung, die gemäß § 12 BeurkG einer Niederschrift beigefügt werden, sind dieser anzukleben oder anzuheften (§ 30) sowie mit ihr aufzubewahren. In die Urkundensammlung ist an der Stelle der bei der Haupturkunde verwahrten Urkunde ein Hinweisblatt oder eine Abschrift, auf der ein Hinweis auf die Haupturkunde anzubringen ist, aufzunehmen.

(3) Die verbundenen Urkunden können in die Ausfertigungen und Abschriften der Haupturkunde aufgenommen werden.

Ansonsten müsste mE jede Urkunde für sich ausgefertigt werden.

Zitat von Elfriede

Der auf der letzten Seite befindliche Ausfertigungsvermerk lautet: Vorstehende, mit der Urschrift übereinstimmende Ausfertigung wird hiermit der xxx Bank zur Vorlage beim zuständigen Amtsgericht (Grundbuchamt) erteilt. Datum... Unterschrift... Prägesiegel...

das spricht mE sehr dafür, dass es sich nur um die Grundschuldurkunde handelt und der Kaufvertrag zum Nachweis der Belastungsvollmacht angesiegelt ist. Hat der Notar diese Urkunde eingereicht und Anträge nach § 15 GBO gestellt?

Zitat

Wie wird es bei euch so gehandhabt? Bisher bekamen wir hier zwei Urkunden je mit Beglaubigungs- oder Ausfertigungsvermerk versehen.

bei uns werden auch immer zwei getrennte Urkunden vorgelegt.

Zitat von Elfriede

...wegen der Finanzierungsvollmacht beigefügt, zumal es so auch in der Grundschuldbestellung steht...

wie lautet die Formulierung?

daraus schließe ich:
Haupturkunde ist die Grundschuld, der Kaufvertrag war dieser Urkunde beigefügt.
Das war eigentlich schon aus dem Ausfertigungsvermerk (...der xxxBank erteilt) ersichtlich.
Somit ist mE der Kaufvertrag als eigenständige Urkunde noch nicht vorgelegt.

Sehe ich auch so. Wenn der Bank die Ausfertigung der GS-bestellungsurkunde erteilt wurde, kann sie nicht zugleich das Einverständnis des Betroffenen mit der Verwendung der Eintragungsbewilligung zur Eintragung der AV bedeuten (s. dazu Schöner/Stöber, Grundbuchrecht, 15. Auflage 2012, RN 171). An der Vorlage einer Urkunde, aus der sich die Verwendungsfähigkeit der Bewilligung ergibt, fehlt es. Da die Bewilligung augenscheinlich bereits abgegeben ist, könnte zwar zur Vorlage der UR Zwischenverfügung ergehen. Eine Zwischenverfügung ist jedoch bei grundsätzlichen Streitigkeiten über das Vorliegen eines Mangels nicht geboten (LG Heidelberg, BWNotZ 1985, 125/126 a.E.). Und wenn die Aussage „Der Notar ist nicht bereit eine begl. Abschrift des Kaufvertrages hier einzureichen“ auf eine endgültige Verweigerung schließen lässt, dann wäre eine Zwischenverfügung auch nicht angebracht (OLG Düsseldorf, B. vom 07.10.2011, I-3 Wx 228/11, und B. vom 31.08.2016, I-3 Wx 265/15).

Ich würde vorliegend (falls die VM dies hergibt) die GS eintragen und ankündigen, den Antrag auf Eintragung der AV zurückzuweisen. Dazu würde ich vorab rechtliches Gehör gewähren.