Verwahrer von Notarurkunden - ZIP-Ordner

    Liebe Gemeinde.
    Heute mal eine Frage, die sicher nicht täglich vorkommt.

    Es liegt eine notarielle Anmeldung zum HR vor, die zu beanstanden war. Inzwischen ist der Notar allerdings aus dem Dienst geschieden, ein Teil seiner Akten wurde einem anderen Notar in Verwahrung gegeben.
    Die berichtigende Eigenurkunde zur Anmeldung wird daher eingereicht durch den mit der Verwahrung beauftragten Notar.
    Zusammen mit der berichtigenden Eigenurkunde wird der vom Verwahrer selbst beglaubigte Bestellungsnachweis in einem einheitlichen signierten Dokument eingereicht.

    Muss aber nicht auch der Verwahrer - ebenso wie ein Notarvertreter - die Dokumente als ZIP-Datei einreichen?
    M.E. darf er auch nicht selbst den Bestellungsnachweis beglaubigen gem. § 3 BeurkG.

    Leider habe ich dazu nichts gefunden. Weiß jemand mehr?
    Vielen Dank im voraus.

    Ein Notarvertreter muss die Dokumente nur dann gezippt einreichen, wenn er über keine qualifizierte Signaturkarte verfügt.
    Wird in seiner Signaturkarte die Notareigenschaft ausgegeben (Prüfprotokoll) kann er die Dokumente wie ein ganz normaler Notar (ohne Notarvertreterzeugnis) einreichen.

    Da bei dir nun ein anderer Notar handelt, müsste die Notareigenschaft im Übermittlungsprotokoll angegeben werden.
    Der Bestellungsnachweis wäre mir in diesem Fall egal.

    Danke erstmal.
    Allerdings ist mir eines nicht klar: Sämtliche mir bisher untergekommenen Notarvertreter haben qualifiziert signiert, es gab nie Besonderheiten im Prüfprokoll o.ä.
    Trotzdem wurde alles immer als ZIP geschickt.
    Ich verstehe die Hinweise der BNotK zu diesem Problem auch so, dass der Notarvertreter dies immer so handhaben muss.
    Denkfehler?

    Sicher haben auch Notarvertreter Signaturkarten.
    Je nachdem ob sie nur für ein paar Wochen oder für ein paar Monate bestellt sind, beantragt aber nicht jeder eine qualifizierte Signaturkarte.
    Bei einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz muss neben dem Namen des Karteninhabers auch der Berufseintrag abrufbar sein. Also die Angabe, dass er Notar ist, in welchem LG-Bezirk und in welchem Bundesland.
    Diese notwendigen Eigenschaften müssen wir über das signedattachments.html prüfen.
    Bei Notarvertretern, die eine qualifizierte Signaturkarte besitzen, müsste bei Berufseintrag Notarvertreter ausgewiesen werden.
    Verfügt der Vertreter über keine qualifizierte Signaturkarte, fehlen die Angaben des Berufseintrags entweder komplett, oder es wird ein anderer Beruf, z.B. Rechtsanwalt angegeben.
    Wenn der Berufseintrag fehlt, oder ein anderer Beruf angegeben wird, so müssen die Dokumente mit dem Notarvertreterzeugnis verbunden, also gezippt werden.
    Das Notarvertreterzeugnis ist mit einer qualifizierten elektr. Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Das Zeugnis ist also von jemandem zu signieren, der im Besitz einer entsprechenden Signaturkarte ist. In der Regel wird dies der zu vertretene Notar selbst vornehmen.

    § 39a BeurkG ist die Auflösung dieses offensichtlichen Missverständnisses.
    Es kommt nicht auf den Berufseintrag "Notar" darauf an, ob es sich um eine 'qualifizierte' Signaturkarte handelt oder nicht. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eher ein Begriff aus dem Signaturgesetz und beschreibt den Grad der Verschlüsselung bzw. die Sicherheitsstufe der Signatur. Ein Notarvertreter ist wie jeder Normalbürger damit durchaus in der Lage ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.
    Schwierig wird es mit der Anforderung aus § 39a BeurkG, nachdem mit dem Zeugnis eine Bestätigung der Notareigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden sein muss. Bei Notaren wird dies durch den Berufseintrag im Signaturzertifikat gelöst. Bei allen Nichtnotaren kann es diesen Berufseintrag 'Notar' im Zertifikat nicht geben - daher die Lösung mit der ZIP-Datei, damit die Bestätigung der (befristeten) Notareigenschaft mit dem Zeugnis/der Urkunde verbunden werden kann.

    Der Berufseintrag ist bei uns zwingender Bestandteil der qualifizierten elektronischen Signatur und zwar nach § 7 Abs. 1 SigG und hier insbesondere Ziffer 9. in Verbindung mit § 5 Abs. 2 SigG.
    Da die berufsbezogenen Angaben nur aufgenommen werden dürfen, wenn diese durch die Zuständige Stelle (bei uns durch die Notarkammer) bestätigt wurden, sind Berufseinträge wie "Notar" und "Notarvertreter" ausreichend. Daher muss auch bei Notarvertretern, bei denen als Berufseintrag "Notarvertreter" ausgegeben wird, kein weiterer Nachweis über deren Bestellung angefordert werden.

    Nachdem ich mir das jetzt mal in Ruhe angesehen habe, wäre also Konsequenz:
    Wenn der bestellte Notarvertreter nicht selbst Notar ist (und ggf. auch im Zertifikat nicht als Notarvertreter geführt?), muss er den Vertreternachweis mit den Urkunden als ZIP einreichen.
    Ist der bestellte Vertreter aber selbst Notar (was bei uns häufig vorkommt), dann müsste er nicht als ZIP einreichen.

    Habe ich das jetzt richtig verstanden?

    Dann würde in meinem Fall also die "normale Einreichung" genügen, allerdings mit dem ordnungsgemäß beglaubigten Vertreternachweis, da der Einreicher die ursprüngliche Anmeldung berichtigt hat.

    Zitat von Zeisigbaum

    Nachdem ich mir das jetzt mal in Ruhe angesehen habe, wäre also Konsequenz:
    Wenn der bestellte Notarvertreter nicht selbst Notar ist (und ggf. auch im Zertifikat nicht als Notarvertreter geführt?), muss er den Vertreternachweis mit den Urkunden als ZIP einreichen.
    Ist der bestellte Vertreter aber selbst Notar (was bei uns häufig vorkommt), dann müsste er nicht als ZIP einreichen.

    Stimmt. Da der Berufseintrag vorher von der Notarkammer geprüft wird, muss man diese Prüfung (also ob die Person wirklich Notar/Notarvertreter ist) nicht erneut vornehmen.
    Fehlt der Berufseintrag (bei Notarvertretern), dann obliegt uns die Prüfungspflicht.

    Zitat von Zeisigbaum

    Dann würde in meinem Fall also die "normale Einreichung" genügen, allerdings mit dem ordnungsgemäß beglaubigten Vertreternachweis, da der Einreicher die ursprüngliche Anmeldung berichtigt hat.

    Ja, das würde ich auch so sehen. Wenn der Berufseintrag vorhanden ist, gibts da meines Erachtens keine Probleme.

    Also nochmals: Auch ohne den Berufseintrag "Notar" gibt es qualifizierte elektronische Signaturen! Auch von Rechtsanwälten eingereichte elektronische Dokumente können mit einer Signaturkarte qualifiziert signiert werden und werden vom EGVP "grün" geprüft - bei Gelegenheit kann man sich dies im entsprechenden Übermittlungsprotokoll anschauen.

    Das ganze kommt in Registersachen nur sehr, sehr selten vor, da § 12 Abs.2 HGB die Einreichung der elektronischen Dokumente mit einem Zeugnis nach § 39a BeurkG verlangt. Von daher ist der Berufseintrag (will man nicht die ZIP-Lösung wählen) so wichtig und fast immer vorhanden. Das bedeutet aber nicht, dass eine Signatur nur mit Berufseintrag "Notar" qualifiziert ist.

    Ich hatte auch schon eine ganz frische Notarin, auf deren Signaturkarte von der Bundesnotarkammer (!) kein Berufseintrag vorhanden war. Ich hatte also eine Anmeldeurkunde mit Unterschriftsbeglaubigung inklusive Notarsiegel und das ganze elektronische Dokument war auch noch qualifiziert signiert. Ich musste trotzdem beanstanden. Die Anmeldeurkunde hat dann ein Notarkollege signiert, dessen Signaturzertifikat den Berufseintrag enthielt. Die neue Notarin musste erstmal eine neue Signaturkarte beantragen.
    Von daher sind Notarvertretungen durch einen anderen Notar auch kein Problem. Das elektronische Dokument wird vom Notarkollegen signiert, der in seinem Signaturzertifikat den Berufseintrag "Notar" besitzt und § 39a BeurkG ist genüge getan. Einige Notare behelfen sich auch bei kurzen Vertretungszeiträumen damit, dass die Urkunde zwar vom Notarvertreter beurkundet oder beglaubigt wird - dass elektronische Dokument dann aber erst bei Rückkehr des Notars von diesem selbst signiert wird.

    Also: Im Übermittlungsprotokoll der signierten Anhänge (signedattachments.html) nicht nur schauen ob alles "grün" ist, sondern auch bis nach unten zur Detailansicht der Zertifikate scrollen und den Berufseintrag prüfen!;)

    Zitat von Asuka

    Der Berufseintrag ist bei uns zwingender Bestandteil der qualifizierten elektronischen Signatur und zwar nach § 7 Abs. 1 SigG und hier insbesondere Ziffer 9. in Verbindung mit § 5 Abs. 2 SigG.


    In den genannten Paragraphen ist jeweils nur von KANN bzw. NACH BEDARF die Rede ("Ein qualifiziertes Zertifikat kann auf Verlangen des Antragstellers Angaben über seine Vertretungsmacht für eine dritte Person sowie berufsbezogene oder sonstige Angaben zu seiner Person (Attribute) enthalten." bzw. "Ein qualifiziertes Zertifikat muss folgende Angaben enthalten und eine qualifizierte elektronische Signatur tragen: ...9. nach Bedarf Attribute des Signaturschlüssel-Inhabers.") Auch ohne Berufseintrag (Attribut) bleibt es damit eine qualifizierte elektronische Signatur.

    Zitat von mv11

    In den genannten Paragraphen ist jeweils nur von KANN bzw. NACH BEDARF die Rede ("Ein qualifiziertes Zertifikat kann auf Verlangen des Antragstellers Angaben über seine Vertretungsmacht für eine dritte Person sowie berufsbezogene oder sonstige Angaben zu seiner Person (Attribute) enthalten." bzw. "Ein qualifiziertes Zertifikat muss folgende Angaben enthalten und eine qualifizierte elektronische Signatur tragen: ...9. nach Bedarf Attribute des Signaturschlüssel-Inhabers.") Auch ohne Berufseintrag (Attribut) bleibt es damit eine qualifizierte elektronische Signatur.

    Nur für dich die vollständige Paragrafenreihe ;)

    §§ 7 Abs. 1 Ziffer 9, 5 Abs. 2 SigG i.V.m. § 39a BeurkG.

    Und das bei dir bei einer Notarin kein Berufseintrag trotz Bundesnotarkammer im Übermittlungsprotokoll zu sehen war, kommt öfters vor als man denkt.
    Neue Notare oder auch Notare, die eine neue Signaturkarte beantragt haben, vergessen immer gerne das Empfangsbekenntnis an den Kartenaussteller zurückzusenden.
    Erst, wenn das EB zurückgesendet wurde werden die entsprechenden Attribute (wie der Berufseintrag) freigeschaltet.

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