Geschäftsverteilung in Nachlasssachen

Für Nachlass habe ich keine Erfahrungen, aber für Familiensachen:

Da hatten wir früher Buchstabenverteilung bei den Richtern, vor allem weil man Verfahren mit gleichen Beteiligten natürlich bei demselben Richter haben wollte.

Mittlerweile haben wir Turnusverteilung, und es zeigt sich, dass man auch im Papier-GVP regeln kann, dass Verfahren mit denselben Beteiligten (und die haben wir reichlich) alle bei einem Richter sein sollen. In speziellen Fällen werden auch weitere Verfahren so zugeteilt. In Forumstar ist das kein unüberwindliches Problem, man macht eine Zuweisung von Hand mit Bonussystem, d. h. die Sonderzuteilung eines Verfahrens wird berücksichtigt, sobald der Richter seine nächsten Verfahren laut Turnus bekommt (oder bekäme).

Wofür auch immer man sich entscheidet, gebe ich Euch den dringenden Rat, die Geschäftsverteilung für die Geschäftsstellen möglichst nah an der für die Richter/Rechtspfleger zu gestalten.

Zitat von Yarra

Soviel ich mitbekommen habe, soll allerdings die Anbindung der Zuständigkeit der Geschäftsstelle an Buchstabengruppen erfolgen. Die Folge wäre dann m.E., dass kein Richter/Bezirksnotar/Notarvertreter/Rechtspfleger keine direkt zugeordnete Geschäftsstellenmitarbeiterin hat, sonder im schlimmsten Fall alle Geschäftsstellenmitarbeiterinnen für alle Richter/Bezirksnotare/Notarvertreter/Rechtspfleger arbeiten. Ist das ein Problem?

Wenn die Richter/Rechtspfleger einerseits und die Geschäftsstellen andererseits gleiche Arbeitsweisen haben, ist das sicher unproblematisch. Wenn sich aber ein Geschäftsstellenmitarbeiter bei jeder Akte erst überlegen muss, wie nun dieser oder jener Rechtspfleger tickt, wird es nach meiner Erfahrung ziemlich problematisch nund führt zu reichlichen, unnötigen Reibungsverlusten.

Zitat von uschi

Ich hatte bislang Ortschaften- und Buchstabenverteilung. Gerecht und zweckmäßig finde ich nur die Buchstabenverteilung.

Was spricht gegen eine Verteilung nach Endziffern?

Zitat von Wolf

Nach meinen Erkenntnissen aus der Vorstellung von forumSTAR-Nachlass letzter Woche wird künftig mit den Reg.zeichen IV ( Testamentskram ) und VI ( Erbscheinsverfahren und weitere Verfahren ) gearbeitet.
Unklar ist mir insbes. noch , welches Reg.zeichen die Aufnahme von Erbausschlagungen für auswärtige Nachlassgerichte künftig trägt , zumal die AktO zum 01.01.2018 neu aufgestellt werden soll.
Möglicherweise könnte das unter UR I fallen ? Die Erfassung erfolgt unter UR I und VI

Da ich mich mit Turnusverteilung nun überhaupt nicht auskenne , frage ich mal in die Runde , wie man dafür sorgen müsste , dass die Testamentseröffnung und das anschl. Erbscheinsverfahren beim selben Rechtspfleger landet.
Buchstabenverteilung kann auch- jährlich betrachtet - zu großen Ungerechtigkeiten führen. Dies könnte jedes Jahr zur Neuverteilung führen.
Möglicherweise müsste man in 2018 bereits neu verteilen, wenn sämtliche unerledigten Altverfahren der Notariate in forumSTAR nacherfasst sind und das Ergebnis der Erfassung ein anderes Bild aufweist , als der ( wahrscheinlich im Dezember 2017 ) eingepflegte GVP vor der Erfassung annimmt.
Mangels anderweitiger Anhaltspunkte müssten wir Nachlassleute uns zunächst wohl an der vorhandenen Buchstabenverteilung des Betreuungsgerichtes orientieren.

siehe oben

Es kann ja auch mal - sehr oft - vorkommen, dass mehrere Beteiligte zum selben Erblasser in verschiedenen Urkunden Erklärungen abgeben, die unterschiedliche UR I-Nr. haben, aber demselben Erblasser, also derselben VI-er Nr. zugeordnet werden.;)

Aber wie eine Turnusverteilung aussehen soll...?

Bei der Buchstabenlösung gibts auch immer mal Ungereimtheiten - Beispiel: Erblasser macht Testamente ohne Ende mit verschiedenen Namen (Scheidung-Ehe-verwitwet-Ehe-Scheidung etc.). Da bekommts - trotz Buchstabenverteilung - auch nur ein Sachbearbeiter - schließlich hat der Erblasser zum Todeszeitpunkt auch nur einen Namen. Schwieriger wird's da schon bei Eheleuten, bei dem der Ehegatte nach Tod des Gatten wieder den Geburtsnamen annimmt bzw. neu heiratet. Aber Buchstabe ist m.E. einfacher zu händeln im Nachjustieren, grade wenn erst nachträglich Rückstände erfasst werden, kann ich schneller eingreifen in die Verteilung, als wenn ich die Endnummernlösung habe und keiner weiß, wer wen bearbeitet, vor allen Dingen, wenn die Geschäftsstelle ebenso nach Endnummern aufgeteilt wäre.

Der ES Antrag N10 ist in fs mal was, was relativ unkompliziert fkt. Es leitet durch das Verfahren, das hat man nach 2 bis 3 mal durchspielen schnell raus.
Viel interessanter sind die Teile die in fs gar nicht da sind (zumindest in Sachsen) z.Z. alles was mit Pflegschaft zu tun hat. Da war basteln angesagt und das war anfänglich schwierig.

Zitat von Wolf

Hier wird allerdings von der Verwaltung das Konzept einer "großen Serviceeinheit" verfolgt , sodass eine Verteilung von Buchstaben nur auf der Entscheiderebene erfolgen würde.

Das würde ich als Verwaltung tunlichst vermeiden wollen. Gerade in nachfolgedienstabhängigen Dezernaten, die mitunter von Rückständen geplagt werden, ist es wichtig, dass sich Teams zwischen Geschäftstellenverwalter und Sachbearbeiter bilden. Es bringt dem Sachbearbeiter nichts, jedes Mal aufs Neue seiner Geschäftsstelle erklären zu müssen, welche Urkunden gefordert werden und wie man jenes und welches handhabt. Dass ggf. nicht eine Geschäftsstelle gleich ein Sachbearbeiter ist, ok, aber dass alle für alles zuständig sind...möp "Das kannste so machen, dann wirds halt Kacke!"

Zitat von Wolf

...

Da ich mich mit Turnusverteilung nun überhaupt nicht auskenne , frage ich mal in die Runde , wie man dafür sorgen müsste , dass die Testamentseröffnung und das anschl. Erbscheinsverfahren beim selben Rechtspfleger landet ...

Solche Sachen macht man über Anrechnungsregeln. Könnte also im konkreten Fall wie folgt aussehen:

"Ist einem Erbscheinsverfahren eine Testamentseröffnung vorausgegangen, so ist für die Durchführung des Erbscheinsverfahrens der Rechtspfleger des Testamentseröffnungsverfahrens zuständig, unter Anrechnung auf den (nächsten) Turnus bei abgebendem und übernehmendem Rechtspfleger."

Und die Anrechnung läuft dann wie folgt. Nehmen wir an, der reguläre Turnus wäre vier Verfahren. Dann bekommt der Rechtspfleger, der das Erbscheinsverfahren abgibt, beim nächsten Mal fünf statt vier Verfahren. Und der Rechtspfleger, der das Erbscheinsverfahren übernehmen muss, bekommt beim nächsten Turnus drei statt vier Verfahren. Setzt nur eine vernünftige Vorgangsverwaltung voraus, bei dem dem neuen Erbscheinsverfahren gleich ein Ausdruck beigefügt wird, aus dem sich ergibt, dass es bei Rechtspfleger X bereits ein Testamentseröffnungsverfahren nach dem gleichen Erblasser gegeben hat.

Turnusverteilung im Grundsatz: Alle Eingänge eines Tages werden gesammelt und irgendwie geordnet. Meistens nach laufender Nummer. Dann bekommt der erste Turnusteilnehmer (im Beispiel) vier Verfahren, dann der nächste vier, dann der dritte vier Verfahren ... solange bis alle neuen Akten verteilt sind, und wenn vorher alle Turnusteilnehmer durch sind, dann bekommt eben der erste Teilnehmer nochmals vier Verfahren, dann der zweite Teilnehmer nochmals vier etc., wie beim Kartengeben. Irgendwann sind alle neuen Verfahren verteilt. Und am nächsten Tag macht man an der Stelle weiter, an der man am Vortag aufgehört hat. Wenn also am Vortag Turnusteilnehmer Nr. 5 nur noch zwei Akten bekommen hat, dann geht es an diesem Tag mit Turnusteilnehmer Nr. 5 und dessen Akten 3 und 4 weiter, dann bekommt Teilnehmer Nr. 6 wieder vier Verfahren ...

Deshalb schlägt Turnussystem plus (vernünftige) Abgabe-/Anrechnungsregeln jedes beliebige Namensverteilungssystem bei der sog. "Belastungsgleichheit" deutlich, auch ohne jährliche Nachjustierung der Namensaufteilung. Dafür geht ein wenig der Überblick über alle Vorgänge z.B. eines Herrn Meier verloren, denn wenn man alles dazu abgeben könnte, wäre man wieder bei Namenssystem pur, mit den sich daraus ergebenden Ungleichheiten.

Mit freundlichen Grüßen
AndreasH

Pensenmäßig vielleicht völlig in Ordnung, da der Erblasser nur noch einmal als "Belastung" gezählt wird. Dabei spielt es ja keine Rolle mehr, ob ich Ausschlagung, Erbschein, Nachlasspflegschaft, etc. als VIer anlege, bleibt als Basiszahl der Belastung alles gleich und wird entsprechend nur noch einmal gezählt. Doch wenn's in die turnusmäßige Verteilung geht, kann ich ja bei Ab- und Zugabe gerade nicht mehr zwischen den Verfahrensarten trennen, sondern nur noch zwischen IVer und VIer. Ich stelle mir diese Zusatzkriterien der Verteilung als verwirrender vor, als wenn ich monats- oder quartalsweise auf meine Buchstaben gucke und sehe: Aha Bearbeiter 1 hat in Buchstabe A noch 100 VIer im Bestand und Buchstabe D 150, während Bearbeiter 2 in Buchstaben C und G kaum Eingänge zu verzeichnen hatte und auch nur die Hälfte im Bestand hatte usw. Wie man die Zahlen aus- und bewertet, hängt natürlich vom Anwender ab und auf was Wert gelegt wird. Bei den zu erwartenden Rückständen würde ich wohl eher zunächst nicht nach den Posteingängen gucken, sondern wo sind die Bestände jeweils am höchsten und entsprechend buchstabenmäßig gleichverteilen. Wenn sich im Laufe des Jahres herausstellt, dass der eine Buchstabe im täglichen Geschäft völlig "überlaufen" wird und andere Buchstaben lediglich aufgearbeitet werden müssen, dann wird entsprechend angepasst.

Zitat von Sersch

Pensenmäßig vielleicht völlig in Ordnung, da der Erblasser nur noch einmal als "Belastung" gezählt wird. Dabei spielt es ja keine Rolle mehr, ob ich Ausschlagung, Erbschein, Nachlasspflegschaft, etc. als VIer anlege, bleibt als Basiszahl der Belastung alles gleich und wird entsprechend nur noch einmal gezählt. Doch wenn's in die turnusmäßige Verteilung geht, kann ich ja bei Ab- und Zugabe gerade nicht mehr zwischen den Verfahrensarten trennen, sondern nur noch zwischen IVer und VIer. Ich stelle mir diese Zusatzkriterien der Verteilung als verwirrender vor, als wenn ich monats- oder quartalsweise auf meine Buchstaben gucke und sehe: Aha Bearbeiter 1 hat in Buchstabe A noch 100 VIer im Bestand und Buchstabe D 150, während Bearbeiter 2 in Buchstaben C und G kaum Eingänge zu verzeichnen hatte und auch nur die Hälfte im Bestand hatte usw. Wie man die Zahlen aus- und bewertet, hängt natürlich vom Anwender ab und auf was Wert gelegt wird.

Richtig, ich muss die Verfahrensarten, die unter Anrechnung hin- und hergeschoben werden, in einem Nummernkreis haben. Alternativ muss die Geschäftsstelle das von Hand machen, das geht auch.

Die absolut gerechte Verteilung findet sich ohnehin nicht. Auch mit Turnusverteilung lässt sich nicht garantieren, dass die Sch...-Verfahren plötzlich bei einem Kollegen landen. Erst recht lassen sich auf diese Weise die Auswirkungen einer dauerhaft umständliche Verfahrensbearbeitung von Richtern oder Rechtspflegern auf die Geschäftsstelle nicht abbilden. Und so weiter. Man tut gut daran, bei egal welcher Geschäftsverteilung ein "Entspannungspolster" von 5% einzuplanen, bis zu dem einfach nichts ausgeglichen wird, in der Hoffnung, die statistische Verteilung von Mistverfahren werde sich langfristig tatsächlich auf alle Kollegen erstrecken. Im Grundbuchamt haben wir eine Verteilung nach Gemarkungen und leben alle deutlich entspannter, seit wir diese "Kleinbetragsregel" haben.

Im Grundbuch kann ich auch ein Lied davon singen wie eine schlechte Verteilung dazu beiträgt, das letzte noch vorhandene Personalpotential unter dem ohnehin schon dagewesenen Druck der Rückstände auch noch zu zerstören...Wenn man da noch anfängt nach Endnummern oder gar Turnus zu verteilen, dann gut Nacht. Umso spannender fand ich es dort, als wir auf gemarkungsweise Bearbeitung umgestellt haben, wie man eine "gerechte" Verteilung der Gemarkungen auf die Kolleginnen und Kollegen ermittelt. Da konnte jegliche PEBB§Y-Berechnung einpacken.

Wobei es eben auch auf die Abteilung und auf die genauen Regeln ankommt. Es ergibt in Familiensachen natürlich wenig Sinn, mehrere Verfahren derselben Beteiligten streng turnusmäßig verschiedenen Richtern zuzuteilen. In Grundbuchsachen ergibt die gemarkungsweise Verteilung einen Sinn, weil man doch langsam die - seltsamerweise vorhandenen - Besonderheiten der einzelnen Gebiete kennt.

Ob es dagegen in Familien-, Zivil- oder Nachlasssachen einen Mehrwert darstellt zu wissen, wie alle Maiers, Mairs, Mayers, Mayrs, Meiers, Meirs und Meyers meines Landkreises ticken, bezweifle ich.