Verschieben unbearbeiteter Akten bei Pensen- und Sachbearbeiterwechsel

Zitat von B.Mann

Bei uns ist es selbstverständlich ,dass man die Akten für die man zuständig war und vorgelegt wurden noch bearbeitet.
Das glit auch bei Urlaubsvertretung. Da werden auch nicht die noch nicht bearbeiteten Akten dem "Heimkehrer" zugeschoben.
Bei schwierigen oder sehr umfangreichen Sachen nimmt der zuständige Kollege diese aber nach seinem Urlaub freiwillig dem Vertreter ab.
Da es auf Gegenseitigkeit beruht,läuft das hier bestens. Wir haben allerdings auch keinensolch "unkollegialen Ausreißer".

Wenn die Sache wirklich kniffelig ist, wird im Urlaub schon mal "Kollege XY nach Rückkehr" reingeschrieben. Oder man hört halt nochmal an, oder fordert eine Nachlassakte/einen Grundbuchauszug o.ä. an, statt für den Kollegen zu entscheiden.
Mein Dezernat war auch (teilweise) vorher aufgeteilt gewesen, weil die Kollegin schon länger in Elternzeit war. Die Rechnungslegungen, die nach ihrem Weggang und vor meiner Zuständigkeit gekommen waren, die die Kollegen aber wegen Überlastung auf Frist gelegt hatten, haben sie auch alle noch gemacht.
Wer die Abteilung wechselt muss bei uns übrigens seine Rückstände auch noch abarbeiten, nur, wenn Kollegen ganz weggehen, nehmen sie natürlich keine Akten mit.

Zitat von quinnys

....Und die Kollegen schütteln die Kopf.

Es mag sich keiner mit ihm anlegen. Die akzeptieren das seit Jahren.....

heisst also, dass nur ER dies so handhabt und die anderen Kollegen korrekt mit älteren Akten umgehen, ja?
Das ist doch schon einmal gut.

Er geniesst -warum auch immer (vielleicht wird er sonst auch "wutkrank")- quasi Narrenfreiheit.
M.E. nicht hinnehmbar.

Zitat von Steinkauz

Warum denn nicht tabula rasa machen und sich alle Akten auf einmal geben lassen ?

Was soll denn die Verwahrung der Akten im Zimmer des Kollegen bei eigener ( anzunehmender ) Zuständigkeit d. TO.
Eine entsprechende zwangsweise "Herausgabeverfügung" wäre dann natürlich Sache der Verwaltung.

Das ist der springende Punkt.

Wenn der Kollege nicht mehr zuständig ist, haben die Akten in seinem Zimmer nichts mehr verloren. Eine Geschäftsverteilung mit dem Inhalt, dass der Kollege selbst durch "Zuschreibung" entscheidet, wann er für jedes einzelne Verfahren die Zuständigkeit abgibt, ist kaum vorstellbar.

Was vonnöten ist, ist eine klare Zuständigkeitsregelung, die auch in praxi umgesetzt wird, mag sie einem im Ergebnis gefallen oder auch nicht.

Zitat von beldel

Ich denke mal, dass das mit der Geschäftsverteilung zu tun hat, die ja die Verwaltung gemacht hat.
Man kann sich die Akten nicht aussuchen, die man zu bearbeiten hat, das ist nun mal per Geschäftsverteilung vorgegeben.

Genau so ist es.
Die Zuständigkeit wird durch den GVP geregelt und sonst nichts. Es kommt also letztendlich drauf an, was im GVP drinsteht.

Üblich ist eine Formulierung wie:
Die bei Ende des vorgehenden Geschäftsjahres oder bei jeder anderen Änderung der Geschäftsverteilung anhängigen oder anhängig gewesenen Verfahren bleiben bei
dem bisher zuständigen Richter, soweit nicht ausdrücklich eine andere Regelung erfolgt.

Diese Formulierung passt aber eher auf z.B. Zivilabteilungen, wenn im GVP beispielsweise geregelt ist, dass ab einem bestimmten Datum nicht mehr die Abteilung 1, sondern die Abteilung 2 für den Buchstaben A zuständig ist. Dann bleiben die Verfahren mit "A", die vorher eingegangen sind, bei der Abteilung 1 und erst die Verfahren mit "A", die nach der Änderung eingegangen sind, gehen zu Abteilung 2. Bei dir scheint es so zu sein, dass du jetzt Abteilung 1 von dem Kollegen übernommen hast und damit für alle Verfahren der Abteilung 1 zuständig bist, egal wie alt sie sind. Es handelt sich im konkreten Fall ja auch um Betreuungsverfahren da geht es sowieso idR nicht nach den Eingängen, sondern um den Bestand.

D.h. ich vermute fast, dass beldel auch hier

Zitat von beldel

Wenn die betreffenden Akten nun nicht mehr in den Zuständigkeitsbereich deines Kollegen fallen sondern durch Neuverteilung in deinen, musst du sie machen.

richtig liegt. Man hat dir eine Abteilung mit Rückständen "aufs Auge gedrückt", die du jetzt aufräumen darfst. Vermutlich.

Auch hier

Zitat von beldel

Was ich an deiner Stelle machen würde: Mache in den betreffenden Akten einen Aktenvermerk, der besagt, wann du diese Akten übergeben bekommen hast. Bei späteren Nachfragen, Beschwerden oder sonst was kannst du belegen, dass du bis zum Tag X nichts mit den Akten zu tun hattest.

stimme ich beldel voll und ganz zu. Ich würde in jede Akte einen Vermerk machen wie "Dem Unterzeichner erstmals vorgelegt am xx". Sonst heißt es später noch "Warum haben Sie den diese Akte so lange nicht bearbeitet?".

Antwort:

Wenn Sie die Geschäftsverteilung gelesen hätten und berücksichtigen würden, ab wann sie für meine Person gegolten hat, brauchten Sie nicht so blöd zu fragen.

Zitat von Cromwell

Antwort:

Wenn Sie die Geschäftsverteilung gelesen hätten und berücksichtigen würden, ab wann sie für meine Person gegolten hat, brauchten Sie nicht so blöd zu fragen.

Nun ja ...

Die Ausführungen der TO

Zitat von quinnys

<...>Ich bin erst seit ein paar Monaten an meiner jetzigen Dienststelle eingesetzt und bearbeite u.a. Betreuungsakten.

Ein Kollege hortet insbesondere Rechnungslegungen und dicke Sachen gerne in seinem Zimmer und schreibt mir diese nun so nach und nach zu "Fr. Kollegin .... zuständigkeitshalber"

<...>Aber nun bekomme ich heute wieder eine dicke Akte mit noch dickerem Ordner zur Prüfung der RL, die vor mehr als 1 Jahr (weit vor meiner Versetzung hierher) eingegangen ist.<...>

deuten darauf hin, dass sie die Akten erst ein paar Monate, nachdem sie für sie zuständig geworden ist, zum ersten mal gesehen hat, eben weil sie (die Akten) im Zimmer des Kollegen "gehortet" waren. Insofern könnte die Frage durchaus nicht unberechtigt sein.

Zitat von beldel

Zitat von quinnys

In der GV steht nichts über Altakten....

Dann bist du wohl tatsächlich für den ganzen Schrott zuständig jetzt.

Das kann m.E. auf gar keinen Fall sein! Ist keine Regelung über Altakten getroffen, ist für die Bearbeitung auch weiterhin derjenige zuständig, der zum Zeitpunkt der Aktenvorlage zuständig war. Hat er das Verfahren bis zur Änderung des GVP warum auch immer nicht bearbeitet, ist das einzig und allein sein Problem und kann nicht auf den jetzigen Sachbearbeiter verlagert werden (wobei sich natürlich auch die Frage stellt, warum die Verwaltung Bearbeitungszeiten -bzw. eher Nichtbearbeitungszeiten- von über 1 Jahr hinnimmt).

Zitat von Spidey

Ist keine Regelung über Altakten getroffen, ist für die Bearbeitung auch weiterhin derjenige zuständig, der zum Zeitpunkt der Aktenvorlage zuständig war.

Genau das Gegenteil ist der Fall, wie einer Geschäftsverteilung, die keine Regelung über "Altakten" trifft, auch ausdrücklich zu entnehmen ist.

Zitat von quinnys

....
Und die Kollegen schütteln die Kopf.

Es mag sich keiner mit ihm anlegen. Die akzeptieren das seit Jahren.....

Zitat von Lynn22

........ Welche an dem betroffenen Gericht "gilt", können wir hier unmöglich feststellen...

sehe ich ganz anders.

Der Typ ist dort wohl ein Exot mit einer gewissen Narrenfreiheit.
Der Rest der Kollegen scheint kollegial und korrekt (und ein wenig feige?) zu sein.

Zitat von Bang-Johansen

Zitat von Spidey

Ist keine Regelung über Altakten getroffen, ist für die Bearbeitung auch weiterhin derjenige zuständig, der zum Zeitpunkt der Aktenvorlage zuständig war.

Genau das Gegenteil ist der Fall, wie einer Geschäftsverteilung, die keine Regelung über "Altakten" trifft, auch ausdrücklich zu entnehmen ist.

Dieser Auffassung kann ich auf keinen Fall zustimmen, da dies bedeuten würde, dass ich in Zukunft jede Akte, die ich nicht bearbeiten will oder kann, so lange liegen lassen könnte, bis mein Pensum geändert wird und "der/die Neue" das Vergnügen hat, meine Reste wegzuarbeiten. So kann es nicht richtig sein.

Ich denke man sollte (wie ich oben schon angedeutet hatte) 2 Fälle unterscheiden:

a) "reine" Änderung des GVP, z.B. für Verfahren mit "D" ist statt bisher Referat 2 nunmehr Referat 3 zuständig
Sofern hier nichts anderes geregelt ist, bleiben die Altverfahren - Eingang vor Änderung des GVP - beim bisherigen Referat.

b) Referatswechsel, d.h. für Referat 2 ist statt Rpfl A nunmehr Rpfl B zuständig. An der Verteilung der Verfahren ändert sich nichts.
Sofern hier nichts anderes geregelt ist, ist für alle Verfahren des Referats 2 ab Änderung des GVP Rpfl B zuständig, unabhängig davon, wann das Verfahren eingegangen ist.

Solange die TO hierzu nicht weiter konkretisiert, bleibt eine zutreffende Antwort Spekulation.

Dass derlei Selbstverständlichkeiten der Regelung bedürfen.... [Blockierte Grafik: http://www.smileygarden.de/smilie/Schleifchen-Girls/smilie_girl_175.gif]

Zitat von quinnys

...... Juli 2013: Eingang RL, seine Vfg: 1 Monat ........

Wegen Urlaubs oder eine reine Schiebeverfügung?

Klingt alles recht pathologisch.........

Zitat von B.Mann

Was soll sie denn noch konkreter vortragen?

Wie bereits ausgeführt, sind m.E. die beiden von mir genannten Fälle zu unterscheiden.
Insofern wäre es - zumindest für mich - für die Beurteilung des Problems durchaus interessant zu wissen, ob die TO das ehemalige Referat des Kollegen übernommen hat und dieser nunmehr ein anderes Referat bearbeitet oder ob sie ein paar Buchstaben von ihm übernommen hat und er grundsätzlich noch "sein" altes Referat hat.

Aber wir drehen uns im Kreis.

Zitat von quinnys

Zu konkretisieren gibt es meinerseits nichts.

Na dann ... bleibt nur, die viel Erfolg zu wünschen. Meine eigene Erfahrung als Dienstanfänger sagt mir, dass solche "Spielchen" leider nicht unüblich sind. Kommt jetzt halt drauf an, ob sich der Verwaltungsleiter mit dem Kollegen anlegen will oder nicht.