Unterschied amtliche und öffentliche Beglaubigung

  • Hier in Rheinland-Pfalz dürfen ja auch die Verbandsgemeinden und die Ortsbürgermeister öffentlich beglaubigen. Das führt immer wieder zu Schwierigkeiten, weil (so mein Eindruck) die ehrenamtlichen Bürgermeister oft nicht wissen, was sie da machen. Auch bei manchen Verbandsgemeinden achtet man nicht immer auf den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung. Wenn wir bei einer amtlichen Beglaubigung dann darauf hinweisen, dass damit die Form des § 29 GBO nicht gewahrt ist, stößt das bei den Beteiligten auf Unverständnis, weil sie davon ausgehen, dass die Verwaltungsbehörde das schon richtig macht und ja letztlich dieselben Daten bestätigt werden.

    Wie kann man einem Laien den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung erklären?

  • Der Unterschied ist mW in der DNotZ 1983,6 erläutert; siehe diesen Thread

    Beglaubigungsvermerk Löschungsbewilligung - Fach-Forum von, für und über Rechtspfleger
    Mir liegt ein Antrag auf Löschung einer Grundschuld über 50.000,00 EUR mit formgerechter Löschungsbewilligung vor. Die Zustimmung des Eigentümers schließt mit…
    www.rechtspflegerforum.de

    oder auch

    Reicht amtliche Beglaubigung? - Fach-Forum von, für und über Rechtspfleger
    Vorgelegt wird als Verwalternachweis Ablichtung des Protokolls über die Eigentümerversammlung amtlich beglaubigt durch den Ratschreiber. Reicht die Form aus,…
    www.rechtspflegerforum.de

    Online steht die Fundstelle leider nicht zur Verfügung.

    Meiner Erinnerung nach geht es in erster Linie darum, dass die amtliche Beglaubigung nur in eigenen Angelegenheiten der Behörde verwendet werden kann.

    Auch hat der Notar bei der öffentlichen Beglaubigung eine Identitätsprüfung vorzunehmen. Das ist mW bei der amtlichen Beglaubigung nicht zwingend. Das OLG München führt dazu im Beschluss vom 16.12.2009, 34 Wx 97/09 = NJW-RR 2010, 747, aus: „Gemäß § 40 III 1 BeurkG muss der Beglaubigungsvermerk die Person bezeichnen, welche die Unterschrift vollzogen oder anerkannt hat. Andernfalls ist der Beglaubigungsvermerk unwirksam (vgl. z.B. Huhn/v. Schuckmann, BeurkG, 3. Aufl., § 40 Rdnr. 22). Die als „Bestätigung durch einen Zeugen” bezeichnete und mit einem Dienstsiegel versehene Erklärung eines Bediensteten der Stadt M. erfüllt die Voraussetzungen des § 40 III 1 BeurkG nicht“

    Wie sich aus dem Beschluss des OLG Frankfurt/Main vom 14.11.2011, 20 W 149/11, Rz. 23

    Bürgerservice Hessenrecht

    ergibt, erfüllt ein Vermerk über eine Unterschriftsbeglaubigung mit städtischem Stempel und der Unterschrift einer Sekretärin nicht die Voraussetzung einer öffentlichen Beglaubigung gemäß §§ 29 Abs. 1 GBO, 129 Abs. 1 BGB, § 63 BeurkG, 13 HessOrtsgerichtsG.

    Das OLG Köln geht in Rz. 27 des Beschlusses vom 13.07.2001, 16 Wx 127/01,

    Oberlandesgericht Köln, 16 Wx 127/01

    davon aus, dass ohne eine entsprechende Sonderregelung, zu der auch die durch § 31a I PStG eröffnete Möglichkeit der Beurkundung durch den Standesbeamten gehöre, nicht jede „öffentliche", sondern nur eine „notarielle" Urkunde nach § 129 II BGB eine ansonsten notwendige öffentliche Beglaubigung ersetze.

    Das DNotI führt im Gutachten im DNotI-Report 15/2005, 121/122

    https://www.dnoti.de/fileadmin/user_upload/dnoti-reports/DNotI-Report-2005-15.pdf

    aus: „Allgemein ist zwischen der öffentlichen Beglaubigung einer Unterschrift i. S. v. § 129 BGB und der amtlichen Beglaubigung i. S. v. § 34 VwVfG zu unterscheiden…. Davon zu unterscheiden ist die amtliche Beglaubigung nach § 34 VwVfG. Diese dient nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle (§ 34 Abs. 3 S. 2 Nr. 3 VwVfG). Die amtliche Beglaubigung erfüllt die Anforderung an eine öffentliche Beglaubigung i. S. v. § 129 BGB nicht (§ 34 Abs. 1 S. 2 VwVfG).

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    Einmal editiert, zuletzt von Prinz (31. August 2023 um 18:29)

  • Danke für diese ausführliche Stellungnahme. Sie trifft aber nicht mein Problem. Mein Problem ist: Die Bürger gehen zur Stadtverwaltung, bekommen eine Beglaubigung, die sich von der öffentlichen nur durch das Wort "amtlich" unterscheidet und verstehen nicht, weshalb das nicht ausreicht und halten mein Vorgehen für unnötige Förmelei. Den Bürgern ist es dabei egal, dass die verschiedenen Beglaubigungen auf unterschiedlichen Rechtsvorschriften beruhen und rechtlich eine unterschiedliche Wertung besitzen. Aber das kurz und prägnant zu erklären, fällt mir schwer.

    Btw.: Für welche Zwecke braucht man eine amtliche Unterschriftsbeglaubigung?

  • Sorry, aber Du kannst doch die Unterscheidung zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung jedweder Kommentierung zu § 70 BeurkG entnehmen.

    Wie oben angeführt und etwa bei Franken im beck-online.GROSSKOMMENTAR, Stand: 01.09.2023, in § 70 BeurkG; RN 1

    https://beck-online.beck.de/?vpath=bibdata%2Fkomm%2FBeckOGK_27_BandBeurkG%2FBEURKG%2Fcont%2FBECKOGK%2eBEURKG%2eP70%2ehtm

    erwähnt, ist die amtliche Beglaubigung nur für Zwecke eines Verwaltungsverfahrens zulässig. Die amtliche Beglaubigung kann nur in den Fällen als Nachweis dienen, in welchen sie durch Gesetz oder VO ausdrücklich zugelassen ist (zB § 411 S. 1 BGB, § 123 FlurbG). Hingegen dient die öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB) dem allgemeinen Rechtsverkehr.

    § 70 Satz 2 BeurkG schränkt die Beweiskraft von amtlichen Beglaubigungen dahingehend ein, dass diese nur im Rahmen des im Beglaubigungsvermerk genannten Verwendungszwecks die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde nach § 418 ZPO haben (siehe dazu etwa Kallerhoff/Stamm in Stelkens/Bonk/Sachs, Verwaltungsverfahrensgesetz, 10. Auflage 2023, § 34 RN 2

    Stelkens/Bonk/Sachs, VwVfG - beck-online

    Wie die vorgenannte Kommentierung in Rz. 13 ausführt, dient das in § 34 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 VwVfG angeordnete Beglaubigungsverbot für den Fall der Notwendigkeit einer öffentlichen Beglaubigung (§ 129 BGB) nicht nur dazu, der unterschiedlichen Beweiskraft Rechnung zu tragen; mit ihr sollen zugleich die Behörden von der amtlichen Beglaubigung in privat-rechtlichen Angelegenheiten ferngehalten werden.

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  • Es ist ja auch mehr ein kommunikatives Problem. Wie sag ich's meinem Kinde, äh, Bürger, für den diese Unterscheidungen schwierig nachzuvollziehen sind? 8)

    Versuchs vielleicht (zumindest flankierend) mit dem "Seien Sie froh"-Ansatz.

    "Seien Sie froh, dass Sie hier nur zur Gemeinde müssen. In den anderen Bundesländern müssen Sie mit sowas immer zum Notar. Aber dann muss es die Gemeinde halt auch richtig machen"

    Komplizierte Probleme heißen komplizierte Probleme, weil es keine einfachen Lösungen für sie gibt, sonst hießen sie einfache Probleme.

    - Frank Nägele, KStA v. 25.3.17 -

  • Hier in Rheinland-Pfalz dürfen ja auch die Verbandsgemeinden und die Ortsbürgermeister öffentlich beglaubigen. Das führt immer wieder zu Schwierigkeiten, weil (so mein Eindruck) die ehrenamtlichen Bürgermeister oft nicht wissen, was sie da machen. Auch bei manchen Verbandsgemeinden achtet man nicht immer auf den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung. Wenn wir bei einer amtlichen Beglaubigung dann darauf hinweisen, dass damit die Form des § 29 GBO nicht gewahrt ist, stößt das bei den Beteiligten auf Unverständnis, weil sie davon ausgehen, dass die Verwaltungsbehörde das schon richtig macht und ja letztlich dieselben Daten bestätigt werden.

    Wie kann man einem Laien den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung erklären?

    Tagtäglich das Problem - insbesondere in Nachlass, wo dann auch Ausschlagungsfristen laufen, ist das echt nicht witzig.

    Die amtliche Beglaubigung statt der öffentlichen ist da fast noch das kleinste Übel was einem unterkommt. Am besten sind die „Beglaubigungen“ nur mit Unterschrift und Siegel ohne jeglichen Text oder die mit Stempel: Die Abschrift stimmt mit der vorliegenden Urschrift überein.

    Vor ein paar Wochen habe ich eine Ausschlagung drei mal vom selben Bürgermeister beanstandet bis die Leute am Ende doch zu mir kamen.

    Ich wünschte se würden es in RLP abschaffen oder nur noch auf die Vg‘s oder Stadtverwaltungen beschränken. Da geht es zumindest wesentlich seltener schief.

    Von den Bürgermeistern ist bei uns vielleicht 1 von 10 öffentlichen Beglaubigungen richtig. Und ein Lerneffekt ist gar keiner vorhanden, weil es genauso ist wie du schreibst, die Bürgermeister wissen gar nicht was sie da tun

  • Hier in Rheinland-Pfalz dürfen ja auch die Verbandsgemeinden und die Ortsbürgermeister öffentlich beglaubigen. Das führt immer wieder zu Schwierigkeiten, weil (so mein Eindruck) die ehrenamtlichen Bürgermeister oft nicht wissen, was sie da machen. Auch bei manchen Verbandsgemeinden achtet man nicht immer auf den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung. Wenn wir bei einer amtlichen Beglaubigung dann darauf hinweisen, dass damit die Form des § 29 GBO nicht gewahrt ist, stößt das bei den Beteiligten auf Unverständnis, weil sie davon ausgehen, dass die Verwaltungsbehörde das schon richtig macht und ja letztlich dieselben Daten bestätigt werden.

    Wie kann man einem Laien den Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung erklären?

    Aus meiner Tätigkeit als Ratschreiber in Baden-Württemberg kenne ich die Problematik.

    Durchaus in regelmäßigen Abständen sehen wir Urkunden die entweder von irgendwelchen Gemeinden (sowohl von den kleinsten Gemeinden bis zur kreisfreien Stadt) amtlich beglaubigt wurden, obwohl eine öffentliche Beglaubigung erforderlich ist (mehrmals sind mir dabei jetzt auch schon Erbausschlagungen und Vorsorgevollmachten untergekommen), oder von einem Ratschreiber in abenteuerlicher Weise öffentlich beglaubigt werden sollten.

    Das größte Problem für uns ist es, den Bürgern zu erklären, dass die amtliche Beglaubigung (bzw. die nicht ordnungsgemäße öffentliche Beglaubigung), die sie von ihrer Wohnortgemeinde erhalten und (nach der jeweiligen Verwaltungsgebührensatzung) bezahlt haben, faktisch wertlos ist.

    Das stößt natürlich regelmäßig auf absolutes Unverständnis bei den Bürgern, denn die gehen ja davon aus, dass ihre Gemeinde sie richtig beraten und unterstützt hat und man ihnen jetzt nochmal eine weitere kostenpflichtige Beglaubigung abverlangt.

    Wir machen uns dann in der Regel die Mühe und besprechen mit den entsprechenden Gemeinden die Problematik, weisen auch auf die Risiken hin und geben Muster-Texte und Checklisten für den Beglaubigungsvermerk weiter.

    Das hat meistens sehr gut geklappt, gerade auch die Mitarbeiter bei den kleineren Gemeinden sind für die Hinweise wirklich dankbar, denn die haben (so zumindest unsere Einschätzung) oft leider nur rudimentäre Kenntnisse im Beglaubigungsrecht, was dazu führt, dass Sachen beglaubigt werden "weil wir das schon immer so gemacht haben", ohne wirklich zu hinterfragen, ob sie dazu überhaupt befugt sind - wenn sie dann auch niemand auf den Fehler hinweist, geht das einfach immer so weiter.

    Die Gespräche erzielen aus meiner Sicht einen doppelten Effekt - zum einen gelangen weniger "falsch beglaubigte" Urkunden in Umlauf und gleichzeitig werden die Bürger in den entsprechenden Gemeinden bereits frühzeitig auf die richtige Form der Beglaubigung hingewiesen, denn gerade bei uns im ländlicheren Raum gehen die Bürger sobald sie irgendetwas für eine Behörde benötigen erstmal im Rathaus vorbei, um dort beraten zu werden. Wenn sie dann dort schon falsch beraten werden, zieht sich das durchs ganze Verfahren durch und führt im Ergebnis zu unnötigem Frust und Unverständnis seitens der Bürger, die ja (aufgrund der Hinweise im Rathaus) davon ausgehen, alles richtig gemacht zu haben.

    Ich kann aus meiner bisherigen Erfahrung daher wirklich empfehlen (obwohl das definitiv nicht eure Aufgabe und allenfalls auch nur mittelbar euer Problem ist), sofern von einer Gemeinde gehäuft nicht ordnungsgemäß beglaubigte Urkunden eingehen, mit den Gemeinden Kontakt aufzunehmen und zu versuchen sie für das Thema zu sensibilisieren.

    Wie gesagt hat das meistens sehr gut geklappt - aber natürlich auch nicht immer...Ich hatte auch schon das Gefühl, dass mein Gegenüber wirklich überhaupt nicht verstehen konnte oder wollte, was der Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung ist, da bringt alles zureden nichts.

    Eventuell bringt Euch das Vorgehen ja auch weiter 😊

  • Haben wir bei uns hier tatsächlich schon mehrfach versucht. Wir haben sogar schon angeboten, für die Bürgermeisterdienstbesprechungen was vorzubereiten, damit es besser läuft. Das Problem liegt bei uns einfach darin, dass die Bürgermeister nicht ordentlich geschult werden.

    Die Lösung der Verbandsgemeinde war dann bei uns, dass man den Bürgermeistern die richtigen Stempel für die öffentliche Beglaubigung entzogen hat und ihnen gesagt hat, se sollen das nicht mehr machen. Das funktioniert nur leider auf mehreren Ebenen nicht, da in unseren vorgefertigten Schreiben die Bürgermeister weiterhin drin stehen und diese dann noch mehr Unsinn machen, in dem sie dann erst recht die falschen Stempel benutzen.

    Das Thema ist leider einfach zum Davonlaufen hier ...

  • Was ist daran schwer, jemandem zu erklären, dass es im Gesetz steht? Und wegen der unnötigen Kosten muss er sich eben an die Stelle wenden, die diese Kosten eingefordert hat.

    "Just 'cos you got the power, that don't mean you got the right!" ((c) by Mr. Kilmister, passt zum Job)

    "Killed by Death" (ebenfalls (c) by Lemmy, passt eigentlich immer)

  • Ja, das kommt mir nur allzu bekannt vor. Schulungen gibt es hier bei uns auch nur in den seltensten Fällen und meistens werden die Stellen nur wegen Eintritts in den Ruhestand neu besetzt... für die neuen Mitarbeiter steht dann auch kein Ansprechpartner mehr zur Verfügung und die arbeiten dann halt so vor sich hin - das Ergebnis ist uns bekannt...

    Eine Lösung haben wir dafür bislang auch nicht gefunden; sofern es die Nachbargemeinden sind, haben wir in solchen Fällen vereinbart, dass die Bürger für Beglaubigungen zu uns geschickt werden und die Gemeinden dann selber nichts mehr beglaubigen - aber das geht natürlich auch nur in einem gewissen Rahmen beansprucht uns schon sehr.

    Die Gemeinden stehen doch unter der Aufsicht des RP.

    Wäre das nicht ein Gedanke, sich einmal zentral an diese Stelle zu wenden.

    Das RP dürfte gegenüber den Gemeinden weisungsbefugt sein.

    Ein Weg kann natürlich über die jeweilige Aufsichtsbehörde sein - und ist in manchen Fällen in letzter Instanz wahrscheinlich auch notwendig.

    In BW obliegt die Dienst- bzw. Fachaufsicht für den Ratschreiber dabei bspw. dem Direktor des grundbuchführenden Amtsgerichts bzw. dem Landgerichtspräsidenten, §§ 35a, 35b LFGG BW.

    Je nach dem, wie das in den anderen Bundesländern geregelt ist, könnte man ggfs. auch den dortigen Gerichtsvorstand bitten im Wege der Dienstaufsicht tätig zu werden.

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