Effektiver Arbeiten durch Planung der Aktenbearbeitung

Um meine Akten effektiver abarbeiten zu können, bin ich grad dabei meine FoBi-Unterlagen zur Arbeitstechniken und Zeitplanung durchzusehen und für mein Referat umzustricken. Im Moment bin ich sehr am überlegen, was gut wäre und ob es tatsächlich eine zügigere Bearbeitung zur Folge hat. Von Kollegen habe ich auch schon das eine und andere gehört, was nicht schlecht klang.

Nutzt jemand von Euch solche Ansätze wie a) konsequente Terminstage (bspw. nur dienstags), b) Wiedervorlagen nur auf bestimmte Wochentage oder Kalendertage (5./10./15. usw.), c) Bearbeitung bestimmter Akten (nur Abrechnungen immer donnerstags)? Arbeitet jemand von Euch strickt die Akten nach Eingangsdatum unabhängig vom Inhalt ab? Wie setzt Ihr Eure Prioritäten? Was hat sich bei Euch ausgezahlt?

Eine feste Regel habe ich nur bzgl. b.)
Ansonsten versuche ich , an einem Wochentag und am Freitag terminfrei zu sein.
Gelingt aber nicht immer.
Als Dienstleister muss man sich halt manchmal nach den Terminwünschen der Kundschaft richten.
Das ist jedenfalls mein Berufsverständnis.
Alles andere geht im üblichen Chaos publikumsintensiver Abteilungen leider häufig unter.

Meinen Betreuungszutrag schaue ich durch, lege Rechnungslegungen in ein Fach in meinem Aktenbock, mache Berichtsanforderungen und andere schnelle Dinge sofort und sortiere den Rest grob nach "Fallart" und bearbeite die Sachen dann quasi thematisch ab beispielsweise erst den Schwung mit zu verschickenden Ausweisen und zu terminierenden Verpflichtungsterminen oder so.
Insgesamt muss ich bei meinem Mischdezernat dann natürlich auch schauen, was ich wann mache und dass keine Abteilung zu kurz kommt. Das ergibt sich aber eher automatisch und je nach Lust und Laune. Meist fange ich überall mit dem Zutrag an und mache das schnelle sofort, der Rest wird wie oben beschrieben sortiert. Danach arbeite ich dann Rechtsgebieteweise und fange dann zum Beispiel mit dem Gebiet an, wo eine Rotmappe lag, also mit dem, was mir am eiligsten erscheint. Die Betreuungsrechnunslegungen liegen immer am längsten, weil ich die für nicht ganz so eilig halte. Die arbeite ich dann aber in der Reihe des Eingangs ab.
Feste Terminstage habe ich mal angefangen, hat sich für mich aber eher nicht bewährt, weil ich festgestellt habe, dass zwischen mehreren Terminen manchmal blöde Leerlaufzeiten entstehen. Mir ist es dann doch lieber, wenn die Leute an verschiedenen Tagen kommen. Oder mit so großem Abstand zwischen den Terminen an einem Tag, sodass man zwischendrin definitiv noch ein paar Akten bearbeiten kann oder Zeit hat, den Termin direkt nachzubereiten. Als ich Nachlass vertreten habe, war es mir aber auch wichtig, einen Tag die Woche auf jeden Fall niemanden zu haben, damit auch ein Vormittag mal vergleichsweise ruhig war. Genau an dem Tag kamen dann oft unangekündigte Leute, sodass das auch nicht wirklich etwas gebracht hat

Die "konsequenten" Terminstage sind bei uns ein wenig vorgegeben, da uns der Saal an drei bestimmten Wochentagen zusteht.
Davon finden an 2 bestimmten Tagen die ZVG-Termine dort statt und am 3. Tag die InsO-Termine.

An die Wiedervorlage an bestimmten Tagen (10. 20. 30 oder 4:). d. Monats) habe ich auch schon mal gedacht, aber nicht durchgesetzt.
Stattdessen achte ich aber genau drauf, die Fristen so zu setzen, dass mir die Akten dann wieder vorgelegt werden, wann ich es möchte. Also nicht immer sture "1-Monatsfristen", sondern flexible, die auf die eigene zukünftige Anwesenheit ausgerichtet sind.

Das ist sehr wichtig, damit man sich nicht selbst zum Knecht seiner Akten macht.

Auch unter dem Gesichtspunkt, dass wir uns teilweise nicht gegenseitig vertreten, ist dieses sehr wichtig.

Dieses Arbeitsweise führt automatisch zu einer Verbindung von o.a. b) und c), denn wenn ich z.B. in InsO-Verfahren mehrere Schlusstermine ansetze, folgen dem im gleichen Abstand die Ankündigungen der RSB und die Aufhebung der Verfahren.

Wenn sich die Akten türmen, z.B. nach Urlaubsrückkehr, Inanspruchnahme der FLEX-Arbeitszeit oder weil sich auf den Service-Einheiten ein Pfropfen gelöst hat, dann werden die Akten nach Rangklassen und Schwierigkeitsgrad sortiert und abgearbeitet:

1. Eilige bzw. scheinbar eilige Sachen.
2. Krumme Sache, bei denen ich denken muß.
3. Schlussterminsbestimmungen
4. RSB-Ankündigung und -erteilung

Die Bearbeitung gleichgearteter Vorgänge hat den Vorteil, dass einem immer mal wieder auffällt, dass an bestimmten Verfügungen noch gefeilt werden muss.

Häufig lassen sich Verfügungsvordrucke nicht nur in eine Akte, sondern in einem Abwasch gleich auch in andere einfügen, was wiederum den Klick-Faktor minimiert. (Wir arbeiten noch mit der Steinaxt!)

Auch kann man so den Zeitbedarf besser abschätzen.

Eine strikte Abarbeitung nach Eingang und täglich glatt sein, gehört bei mir der Vergangenheit an.

Und das ist gut so!

Zitat von Grisu

Bei mir git es nur eine Regel: Akten werden bearbeitet, wie sie liegen.

Davon, Akten thematisch zu sortieren, halte ich gar nichts. Das führt in der Regel dazu, dass man die schnellen Dinge fix wegmacht, dafür aber auf einen 50 Akten umfassenden Rechnungslegungsstapel blickt, hinter welchem sich die Ekelakten befinden.
Führt zu nichts.

An deinem letzten Punkt ist etwas dran, aber auch dem kann man entgegenwirken oder es zumindest versuchen. Wenn ich merke, die Rechnungslegungen werden zu alt oder es haben sich durch Vertretungszeiten einfach zu viele angesammelt, versuche ich, jeden Tag eine zu machen. Und dann eben in chronologischer Reihenfolge nach Eingang (die Geschäftsstelle reicht mir für die Akten, die bei mir liegen, immer einen Zettel ein, welche sie für ne Richterfrist oder so braucht und die ziehe ich dann vor. Und dank dem System kann ich nachvollziehen, seit wann die Akte bei mir ist und finde sie ziemlich zügig.). Das mit "einer RL pro Tag" bringt bei mir halt tatsächlich was, weil ich in der Woche im Schnitt 2-3 reinbekomme. Da kann man dann die Rückstände in ruhigeren, vertretungslosen Zeiten aufarbeiten

Und der Tipp von Sonntagskind mit dem Ringbuch gefällt mir sehr gut! Muss ich mir mal merken Das mit den Klebezetteln mache ich im übrigen auch so Die RL werden zB mit nem Zettel mit der KW versehen

Das habe ich in der Inso auch mal ne Zeitlang gemacht: Jeden Tag eine Schlussrechnung, immer gleich früh als Erstes. Was ich bis 9.00 Uhr nicht geschafft habe, klappte meistens den ganzen Tag nicht mehr (ab dann sind alle Kollegen da, die Anrufe gehen los, Termine usw.).

Wenn ich die Beiträge von Euch so lese, bin ich ganz beruhigt, dass es bei mir doch ähnlich ist.

Für die Termine werde ich es machen, dass ich mir dass auf 1 (bis max. 2 Tage) verteile. Für den Vertreter ist es zwar nicht ganz glücklich, ich habe dass selbst in Vertretung auch schon des Öfteren erlebt. Trotz allem habe ich es an dem Tag weg inkl. der Nachbereitung und kann in den wenigen Zwischenzeiten trotzdem wenigstens Mails checken, einfache Post und WV abarbeiten. Und muss nicht jeden Tag den Anzug auftragen :).

Die Wiedervorlagen mache ich im Regelfall wie beldel mit einem konkreten Datum (statt "..in 2 Wochen"). Dafür muss man aber im Wissen, ob die eigene Geschäftsstelle auch mit ihren Arbeiten ran ist. Sonst ist meine konkrete Frist morgen fällig und der Schuldner/IV hat das Schreiben noch gar nicht bekommen, geschweige denn geantwortet. Wenn die Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle im Gleichklang ist, funktioniert das aber einwandfrei. Bei den WV notiere ich mir immer noch dazu, warum ich die Akte wiedervorgelegt bekommen will. Grad wenn mehrere Sachen anstehen oder die WV in ferner Zukunft ist, kann ich bei Posteingang oder WV gleich abhaken, ob ich alles habe. Ist superpraktisch, auch für den Vertreter (der weiß dann wenigstens, was ich mit der WV wollte), lohnt sich aber erst, wenn man das Referat schon ne Weile hat und seine Akten etwas kennt. Post-Ist oder Zettelwirtschaft in der Akte ist für mich tabu.

Stapelbildung habe ich auch im Büro nebst einem leeren Schreibtisch. Die WV und Post sortieren ich nach Vorlage in meinem Zimmer nach Prio und Inhalt. Was gleich zu erledigen ist, kommt neben den Schreibtisch. Was länger dauert oder wo ich Zeit zum Prüfen brauch, wandert zum jeweiligen Stapel in der Reihenfolge des Eingangs. Ich habe so Stapel wie Schlussrechnung / Ausschüttungen / RSB-Erteilungen / Schuldner's Anträge und Terminsvorbereitung. Monierungsschreiben, Zwischenverfügungen usw. speichere ich immer ab und kann erforderliche Passagen bei Bedarf in den Beschluss kopieren. Deshalb versuche ich dort gleich so zu formulieren, dass ich später bei der Entscheidung so wenig wie möglich schreiben muss.

Ansonsten versuche ich auch soviel wie möglich am Computer zu arbeiten. Meine To-Do-Liste führe ich auch am Computer als EXCEL-Dokument, da kann ich gleich löschen, was erledigt ist und spare Papier. Auch Aktenvermerke mach ich am Computer und nutze keine kopierten Vorlagen. In der Vertretung ist es nämlich nicht immer einfach die Handschrift der Kollegen zu entziffern. So kann's wenigstens jeder lesen.

Zitat von AntonPünktchen

Meine To-Do-Liste führe ich auch am Computer als EXCEL-Dokument, da kann ich gleich löschen, was erledigt ist und spare Papier.

Das ist ma ein neuer Ansatz ; ob er aber zielführend ist ?
Würd schon bei mir nicht gehen , weil ich mit Excel eher auf Kriegsfuss stehe und regelmäßig das Kampfbeil ausgraben muss, wenns ich mal brauch.

Ich sach mal : Jeder , wie ers braucht und kann
Dem einen seine Zettelwirtschaft;dem andern seine Aktenstapelei; dem dritten sein Outlook und Vierten sein Excel.

Verquer wirds erst , wenn alles zusammenkäme.;)

@Steinkauz: Du wirst lachen, mittlerweile hab ich meine Verfügung für die Fristenberechnungen zur Eröffnung der Inso-Verfahren als EXCEL-Dokument umgestellt und lasse mir die Fristen berechnen. Das ist super und spart Zeit.